Organizando seu Dia a Dia

O que é Organização?

(E como ela impacta sua Produtividade Pessoal)


É surpreendente o número de pessoas no mundo que dizem que precisam se organizar. Mas o que é organização afinal de contas? Quando você saberá se está ou não organizado?

Bom, a ideia aqui é muito simples. Se organizar significa simplesmente colocar as coisas onde elas precisam estar. Quando algo está organizado, isso simplesmente significa que está no seu respectivo lugar. E onde é isso? Em um lugar que reflita o que aquilo significa para você.

Isso é facilmente concebido para bens materiais. Suas roupas devem ficar no guarda-roupa, e não sobre uma cadeira ou sobre a cama. Os seus pratos devem ficar nos armários da cozinha, e não sujos no quarto ou sobre a pia.

Mas o que acontece quando falamos de bens imateriais? Ideias, projetos, tarefas e compromissos? Como sabemos se estão no lugar onde deveriam estar?

Você sabe se algo está no lugar certo quando consegue facilmente encontrá-lo quando precisa. Se você possui um telefone, e tempo livre, você está organizado se já possui uma lista com o número das pessoas que você precisa telefonar. Se você não possui a informação necessária quando precisa dela, então podemos falar que você está desorganizado.

O impacto disso para sua Produtividade Pessoal pode ser devastador. Isso porque ao se organizar, você gasta muito menos atenção e energia procurando informações, podendo focá-las nas tarefas que realmente merecem sua atenção no dia a dia.


Por onde começar?

(Princípios Básicos para Organizar seu Dia a Dia)


Princípio #1 - Comece Devagar

Ao meu ver, o princípio de organização mais importante, mas que infelizmente poucas pessoas seguem, é o de começar devagar.

Eu acho incrível que muitas vezes as pessoas tenham passado anos, se não décadas, trabalhando de maneira desorganizada, e queiram resolver completamente esse problema em uma questão de dias ou semanas.

Leva-se tempo para que você altere sua rotina. Leva-se tempo para que sua cabeça se acostume com as novas práticas que você deseja explorar. Leva-se tempo até que você defina onde cada coisa deve ficar, e para que você faça isso de maneira espontânea e automática.

Dessa forma, a recomendação aqui é simples: sua vida não virou uma bagunça do dia para a noite, portanto não espere que esse problema seja resolvido em pouco tempo. Comprometa-se com o longo prazo, e não deixe que os desafios do início barrem o seu crescimento.


Princípio #2 - Descarregar/Coletar/Capturar

De todas as práticas utilizadas na Produtividade Pessoal, nenhuma delas é tão difundida como a de capturar todas as suas ideias, tarefas e projetos e colocá-las em um pedaço de papel ou documento online.

Isso acontece porque, em média, nossa cabeça consegue processar apenas 4 informações por vez em nossa memória operacional. Isso significa que caso hoje você tenha que mandar um e-mail, participar de uma reunião, conversar com dois funcionários, comprar determinado insumo e ainda ligar para seu cônjuge, sua cabeça terá dificuldade de manter tudo isso em mente.

Além disso, quando estamos pensando sobre as tarefas que ainda precisamos fazer, todas elas parecem necessitar de uma mesma quantidade de atenção, mesmo que não precisem. Em decorrência disso, sentimos que estamos cheios de coisas para fazer, e não conseguimos nos organizar para executar tudo isso.

Dessa forma, a recomendação aqui é: escreva em um papel ou documento online todas as suas ideias, tarefas e projetos. Apenas depois disso, comece a priorizar o que merece a sua atenção.


Princípio #3 - Reunião de Tarefas

Outro princípio extremamente utilizado e difundido é o de reunir tarefas de acordo com um projeto particular, ou de acordo com um contexto específico. Ambas possuem grande utilidade, e vou explicar os motivos para você realizar cada uma delas.

Em primeiro lugar, a reunião de tarefas de acordo com um projeto específico permite que você ganhe perspectiva sobre quais são seus reais objetivos com cada uma de suas tarefas. Isso é válido tanto para tarefas profissionais, como também para tarefas pessoas.

Então, por exemplo, se hoje você precisa vestir seus filhos, deixá-los na escola e mais tarde buscá-los, é muito fácil você se esquecer de que seu real objetivo aqui é se conectar com eles, se divertir e impactar as crenças e valores que eles possuem. É muito fácil realizar tarefas rotineiras se esquecendo do seu real objetivo. Contudo, quando você reúne essas tarefas em projetos, fica muito mais fácil visualizar por que está fazendo cada tarefa.

Em segundo lugar, a reunião de tarefas de acordo com contextos específicos permite que você obtenha as informações que precisa a cada momento do seu dia. Então, vamos dizer que você precisa fazer compras no mercado, ir na frutaria, e pagar as contas na lotérica, então não faz sentido que você tenha isso organizado como as tarefas que fará na rua?

Da mesma forma, se você precisa ligar para 10 potenciais clientes durante a semana, e ainda ligar para seus fornecedores, então não faz sentido que você reúna todos eles como um bloco de ligações?

Isso funciona muito bem porque quando agrupamos nossas tarefas em contextos, e executamos cada tarefa sucessivamente, não precisamos ficar trocando entre nossos diversos modos de trabalho, economizando uma energia preciosa para nosso cérebro.


Princípio #4 - Utilizando Listas

Se alguma vez você já viu um guia rápido de Produtividade Pessoal, então tenho certeza de que você viu este fundamento antes. Isso porque a utilização de listas é uma prática extremamente útil para os mais variados tipos de pessoas.

Dentre as listas mais utilizadas, algumas delas são:

  • Lista de Afazeres: listagem de todas as tarefas que requerem a sua atenção de alguma forma;
  • Lista de Projetos: listagem de todos os projetos que você está atualmente envolvido(a) de alguma forma.
  • Lista Alguma Dia/ Talvez: listagem de todas as tarefas, ideias e projetos que você possui para o seu futuro, mas que ainda não se comprometeu a fazer.
  • Lista “Aguardando Resposta”: listagem de todas as tarefas, mensagens e projetos em que a próxima etapa não depende de você.
  • Lista de Referência: lista na qual são agrupados todos os itens que você ainda pode precisar para referência, como exames médicos, atas de reuniões, recibos de compras, etc.

Princípio #5 - Revisão Semanal

Como prática complementar a todas as demais aqui colocadas, as revisões semanais são praticamente mandatórias para as pessoas que buscam se manter organizadas.

Afinal de contas, qual seria a utilidade de você capturar suas ideias, então reuni-las de acordo com projetos ou contextos, e fazer listas, se depois de uma semana elas não se mantiverem atualizadas.

As revisões semanais são uma forma de você atualizar cada uma de suas listas, e averiguar se tudo está correndo como deveria. Essa é a oportunidade que você possui de olhar para a sua semana anterior, ver o que não está funcionando, e planejar o que fará para mudar. É a oportunidade ideal de pensar sobre quais serão os seus próximos objetivos, e fazer com que a semana seguinte não seja desperdiçada.


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