Definindo Prioridades

O que são Prioridades?

(E como elas impactam sua Produtividade Pessoal)


A palavra “Prioridade” nem sempre teve o mesmo significado que possui hoje. Quando foi concebida, ela era utilizada apenas no singular. Sua origem está na palavra latina “prior”, que designa a primeiríssima coisa, a mais importante, aquela que vem antes de todas as outras.

Foi apenas no século XX que a palavra foi pluralizada, e que começamos a falar de prioridades. Ilogicamente, raciocinamos que ao mudar a palavra, conseguiríamos modificar a realidade. Daríamos um jeito de conseguir várias “primeiras coisas”.

Atualmente, diversas empresas e indivíduos buscam fazem justamente isso. Estipulam de 5 a 10 prioridades para o dia, mês ou para o ano. Isso dá a impressão de que várias coisas são realmente prioridades, quando na realidade isso revela que nenhuma delas o é.

Para que prioridades exerçam sua função, elas precisam estar na menor quantidade possível. Obviamente, isso não significa que você precisa deixa de lado a sua lista com as tarefas que fará no seu dia ou semana. O que quero dizer é que para trabalhar de forma produtiva, o ideal é você possuir apenas 1 tarefa no topo da lista, que se sobrepõe a todas as outras, e que aí sim está “prior” a todas elas.

O impacto que isso possui sobre a sua Produtividade Pessoal é brutal. Ao definir exatamente qual é a sua prioridade máxima para o momento, todo seu foco e energia convergem para que você termine rapidamente e eficientemente o que pretende.


Por onde começar?

(Princípios Básicos para Definir suas Prioridades)


Princípio #1 - As Tarefas Nunca vão Acabar – Você Precisará Priorizar

Já com o primeiro princípio de priorização, eu quero quebrar uma crença que muitas pessoas têm, e que diz que “se eu me tornar uma pessoa mais produtiva, eu conseguirei dar conta de todo o meu trabalho, e minha tarefas irão acabar”.

Negativo! Suas tarefas nunca vão acabar! Independentemente do quão produtivo(a) você possa se tornar, sempre existirão mais tarefas precisando da sua atenção. Mesmo com nível máximo de produtividade, você sempre terá a oportunidade de pegar mais e mais tarefas para fazer.

Por exemplo, você sempre poderá abrir mão da sua família para fazer algumas horas extras. Você sempre poderá abrir mão da sua saúde para ganhar uns trocados a mais. Seu chefe, ou seu parceiro de negócio, sempre terá uma oferta a mais para te fazer, de forma que você assuma a responsabilidade por mais e mais tarefas.

Contudo, quais são suas reais prioridades? Apenas através da priorização é que refletimos sobre o que merece nossa atenção, e deixamos de lado aquelas tarefas que mesmo parecendo importantes, não contribuem para alcançar os seus objetivos.


Princípio #2 - Priorize no Final do Expediente

O segundo princípio é extremamente simples e prático. A recomendação aqui é que você sempre priorize suas tarefas no final do expediente, de forma que você possa iniciar o dia seguinte sabendo quais são os itens que mais merecem a sua atenção.

O motivo por detrás dessa recomendação é que ao final do expediente, você já realizou diversas tarefas, e provavelmente já retirou grande parte da bagagem de emergências que precisavam ser feitas. Dessa forma, ao final do expediente, sua cabeça consegue pensar e lembrar com muito mais facilidade das tarefas que são genuinamente importantes para você, as quais foram deixadas de lado hoje porque você ficou sem tempo ou sem ânimo.

Em outras palavras, ao final do expediente você possui todos os recursos necessários para pensar no que mais ainda precisa ser feito, o que não se repete em nenhum outro momento do seu dia. Por exemplo, se você deixar para priorizar pela manhã, é possível que apareçam diversas outras pequenas pendências e emergências que te levarão para longe de um dia produtivo.

Como se isso não fosse o suficiente, as chances de você acordar motivado para trabalhar são muito maiores quando você já sabe quais são suas principais prioridades para o dia, e sabe que não está à mercê da primeira tarefa que lhe aparecer à frente.


Princípio #3 - Limite o seu Número de Prioridades

Se você pudesse fazer apenas duas tarefas no seu trabalho hoje, quais seriam elas? São essas as tarefas que você está planejando fazer daqui a pouco?

Pois é, quando estabelecemos um limite máximo de tarefas que faremos no dia, automaticamente estamos tomando uma decisão muito difícil, mas também libertadora. Estamos tomando a atitude de refletir sobre quais tarefas são realmente importantes, para que possamos deixar de lado todas aquelas obrigações que apenas nos mantêm ocupados.

Dessa forma, uma das práticas mais comuns quando falamos de priorização de tarefas é o estabelecimento de um limite máximo de prioridades para o dia.

Portanto, minha recomendação é que você estipule primeiramente um número de 1 a 6, e procure estabelecer esse número de prioridades todos os dias por uma semana. Já nos primeiros dias, você perceberá o quão difícil esse exercício pode ser. Contudo, você também perceberá que ao estabelecer um número finito de tarefas, apenas aqueles que realmente merecem a sua atenção estarão na lista.


Princípio #4 - Visualize suas Prioridades

Bom, como quarto princípio, eu recomendo que você consiga, de alguma forma, ter um sistema para visualizar em quais tarefas está trabalhando, e quais são as próximas que deverão ser feitas.

A maneira mais comum de se fazer isso é utilizando o quadro do “Kanbam”, contudo, existem diversas outras formas que são tão poderosas quanto.

Na realidade, uma simples lista de tarefas, organizada numericamente, de acordo com as suas prioridades já atende muito bem aos preceitos desse princípio.

Outras formas ainda envolvem ter um calendário ou agenda, onde você organize suas tarefas de acordo com os seus horários, ou a utilização de uma planilha, onde você tenha seus blocos semanais para a realização de cada conjunto de tarefas.

Escolha a forma que mais se adapta à sua realidade, ou que seja mais simples de você começar a utilizar. De nada vale conhecermos um excelente método de Produtividade Pessoal, se não fazemos nada para colocá-lo em prática.


Princípio #5 - Faça Disso uma Rotina

Por último, uma recomendação que não poderia faltar é para que você se esforce ao máximo para fazer disso tudo uma rotina.

A realidade é que nem sempre sentimos a necessidade de limitar e visualizar nossas prioridades, e muito menos de chegar ao final do expediente planejando exatamente como começaremos o próximo dia.

Contudo, os verdadeiros benefícios de qualquer prática só ocorrem quando começamos a aplicá-la consistentemente e de forma habitual.

Se priorizamos nossas tarefas a cada 2 ou 3 dias apenas, não conseguimos montar um sistema confiável, e precisamos permanecer lembrando de tudo que ainda necessitamos fazer. Quanto mais conseguimos automatizar todo o nosso trabalho, melhor é para nossa cabeça, e melhor é a nossa performance.


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