Zen to Done (ZTD): 10 hábitos para uma vida mais produtiva – Parte 1

Em dezembro de 2005, Leo Babauta resolveu mudar completamente de vida.

Leo era um caro mega atarefado, possuía uma mesa cheia de coisas para fazer, inúmeras listas na qual perdia boa parte do seu tempo e, para completar, vivia sobrecarregado pelo caos e complexidade do seu dia. Sua caixa de e-mail, caixa de correio e secretária eletrônica transbordavam e ele constantemente se esquecia do que mais precisava fazer.

Foi então que ele decidiu mudar!

Ao longo do tempo, sua trajetória tomou um rumo completamente diferente, e hoje ele pode se orgulhar de conquistas como parar de fumar, se tornar um maratonista, triplicar sua renda, retomar controle total de suas finanças, perder quase 30 quilos, e iniciar o blog “Zen Habits”, o qual é um dos 25 maiores blogs de todos os tempos, com mais de 200 mil inscritos.

Isso sem falar que Leo é também pai de 6 filhos, marido, e autor do best-sellerThe Power of Less”, sendo considerado por muitos como um dos principais especialistas quando falamos de produtividade e simplicidade no dia-a-dia.

Quer saber como Leo conquistou tudo isso? Então continue lendo e descubra qual o passo a passo por ele utilizado. Me acompanhe!

 

O que é Zen to Done (ZTD)?

O método ZTD (Zen to Done) foi a metodologia criada por Leo Babauta para transformar completamente sua vida em 2005, sendo primeiramente descrita por ele no livro “Zen to Done: The Simple Productivity E-book”. Basicamente, o ZTD corresponde a uma alterativa para aqueles que estão tendo problemas em aderir a todas as práticas listadas no método GTD (Getting Things Done), sendo um método mais simples e com conselhos mais voltados a ação.

É importante ressaltar que o ZTD não é um concorrente do GTD, pois muitas das práticas encontradas na metodologia são praticamente idênticas ao defendido por David Allen no livro “A Arte de Fazer Acontecer”. Ainda assim, para criar a metodologia completa, Babauta somou ao método algumas outras práticas de produtividade, como algumas das encontradas no livro “Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen Covey.

Dessa forma, o ZTD é uma metodologia híbrida, que busca fazer algumas das mesmas mudanças de hábitos defendidas no GTD, mas com um foco muito mais na simplicidade e execução das tarefas.

Para ilustrar melhor essas diferenças, Babauta listou em seu livro cinco grandes problemas que ele encontrava no GTD, e que ele buscou solucionar no método ZTD.

 

Os cinco problemas do GTD

Já no início de seu livro, Leo Babauta busca diferenciar o método ZTD do GTD, fornecendo cinco grandes dificuldades que ele encontra na metodologia GTD.

 

  • O GTD é uma série de mudanças de hábitos

Se você já sentou para estudar o método GTD, e principalmente se você já tentou aplicar os conselhos de David Allen, você provavelmente teve problemas em consolidar todos os hábitos defendidos no livro.

Por exemplo, você precisa estar sempre capturando os itens que chamam sua atenção, processando cada uma das suas caixas de entrada, organizando suas coisas e revisando rotineiramente suas listas. Pode parecer pouco, mas se você já tentou fazer tudo isso antes, você sabe que aderir a todos esses hábitos de uma só vez é uma tarefa complicada.

Para sobrepor essa dificuldade, o ZTD busca adotar um hábito de cada vez, de forma que você não se sinta sobrecarregado com todo o sistema. Dessa forma, o ZTD possui diferentes fases, que visam fazer com que você crie e adapte seu sistema conforme você progrida.

 

  • O GTD não se concentra o suficiente em fazer

Enquanto que o livro se chama “A arte de fazer acontecer”, é interessante perceber como a metodologia não se concentra tanto em fazer as tarefas, mas sim foca em criar um sistema confiável, de forma que você não precise ficar guardando informações na sua cabeça.

A solução para isso, encontrada no ZTD, é focar muito mais em realmente fazer as tarefas, de forma simples e livre de estresse.

 

  • O GTD é desestruturado para muitas pessoas

Se você leu a parte 2 da série “Getting Things Done (GTD): Como fazer suas ideias acontecerem”, você provavelmente percebeu que eu busquei estruturar algumas das etapas do GTD, para que justamente você tivesse um checklist do que precisa fazer em cada etapa.

Ainda assim, para algumas das etapas, como a de organização, eu apenas pude fornecer alguns conselhos de como organizar suas listas, sem fornecer uma estrutura propriamente dita de como se organizar.

Para algumas pessoas, isso pode ser ótimo, pois confere maior liberdade de como podem montar seu sistema. Ainda assim, muitas pessoas sentem justamente o contrário, pois buscam uma base por onde podem começar a estruturar seu sistema.

Como solução para isso, o ZTD visa estruturar dias e semanas com um plano simples, onde são colocados três TMI (Tafefas Mais Importantes) e as “Grandes Rochas” que precisam ser superadas para concluir bem a semana.

 

  • O GTD tenta fazer coisas demais

Outro grande problema encontrado na metodologia GTD, é que ela busca nos transformar em trituradores de pendências, pois tudo que perpassa nosso dia é colocado em alguma das nossas listas. O problema com isso é que nos sentimos sobrecarregados com a quantidade de tarefas que ainda estão na nossa lista, e nos estressamos tentando fazer tudo.

O método ZTD visa simplificar sua lista de afazeres, tirando do seu prato o máximo de tarefas possível, e deixando tempo para focar no que é realmente importante, e fazer isso bem feito.

 

  • O GTD não se concentra o bastante em suas metas

Na minha série de artigos sobre GTD, eu busquei discutir apenas as técnicas fundamentais dessa metodologia, sem focar nos conselhos que David Allen oferece sobre metas e visão de longo prazo. Caso queira entender melhor como isso funciona, sugiro a leitura do post “Como Definir Prioridades e Executar Tarefas”, no blog Vida Organizada.

Mas mesmo que Allen tenha dedicado uma parte de seu livro para falar sobre metas, ele não se aprofunda no assunto. Como resultado, muitas vezes os usuários de GTD focam muito mais em fazer tudo aquilo que aparece, sem focar naquilo que realmente importa.

Novamente, o ZTD busca solucionar esse problema defendendo revisões semanais das suas metas, e fazendo com que você fique focado nelas por todo o ano. Basicamente, o GTD possui alguns dos elementos dessas revisões, mas o ZTD expande essa visão.

Artigo Relacionado: Método SMART: Estabelecendo Metas Inteligentes para uma Vida de Sucesso

 

O método ZTD

Bom, agora que já discutimos as diferenças que existem entre as duas metodologias, podemos então começar a explicar como o ZTD funciona.

Basicamente, Babauta defende a criação de 10 hábitos produtivos para uma vida mais organizada. A recomendação da metodologia é que você apenas comece a desenvolver o segundo hábito depois de já ter dominado totalmente o primeiro.

Dessa forma, o ZTD defende a criação dos seguintes hábitos:

1 – Coletar informações (não deixar nada na cabeça);

2 – Processar informações;

3 – Planejar;

4 – Executar;

5 – Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;

6 – Organizar;

7 – Revisar;

8 – Simplificar;

9 – Definir Rotinas;

10 – Encontrar sua Paixão.

 

A princípio, isso pode parecer muito, mas todos os hábitos estão interligados, facilitando muito o processo. Ainda assim, para aqueles que querem um sistema mais simples, o autor também oferece uma versão simplificada, onde constam apenas 4 hábitos.

Para facilitar o entendimento, eu explicarei nesse artigo a versão simplificada do método, e discutirei todos os 10 hábitos da técnica nos artigos subsequentes.

 

O método ZTD simplificado

Como dito acima, Babauta oferece em seu livro a versão mais simples possível de seu sistema de produtividade, sendo que na minha opinião esse é um dos melhores sistemas de produtividade para iniciantes.

O sistema é composto por apenas 4 hábitos, facilitando muito todo o processo.

1. Capture

Carregue com você um caderninho, ou fichas de papel 3×5, onde possa anotar todas as suas ideias, projetos e informações que passarem pela sua cabeça. Tire da cabeça e passe tudo para o papel, de forma que não se esqueça de nada.

2. Processe

Decida rapidamente sobre o que deve ser feito com a informação coletada. Você precisa agendar? Arquivar? Responder? Independentemente do que seja, tome decisões rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as pendências se acumulem.

3. Planeje

Diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes) que devem ser feitas até o final do dia. Procure fazer suas TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.

4. Faça

Concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem interrupções. Não tente multitarefar.

Através desse sistema minimalista, você já conseguirá livrar um bom espaço mental para entender quais as tarefas mais importantes para você, e começará a priorizar muito mais as suas tarefas, já que precisará planejar diariamente suas 3 TMIs. Esses dois benefícios (mais espaço para pensar e priorizar adequada de tarefas) são essenciais para um dia mais produtivo.

 

Considerações Finais

Nesse artigo, eu busquei apenas introduzir alguns termos e práticas defendidos na metodologia ZTD. É importante lembrar que você só saberá se algo funciona ou não quando tentar. Dessa forma, não fique apenas lendo os textos passivamente. Tome atitude e mude hoje mesmo a sua vida!

Nos próximos artigos, examinaremos a fundo todos os 10 hábitos que compõe a metodologia. Espero você no próximo artigo!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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2 Respostas para “Zen to Done (ZTD): 10 hábitos para uma vida mais produtiva – Parte 1

  • Thais Godinho
    2 anos ago

    Oi Leonardo,

    O post tem alguns equívocos:

    – O ZTD se propôe a ser mais simples, mas na verdade tem muito mais passos que o GTD (11, se não me engano, contra 5 do GTD).

    – Qualquer mudança efetiva demanda uma mudança de hábitos. Buscar levar uma vida coerente não acontece por milagre, e é como desenvolver a habilidade de tocar um instrumento – você precisa se dedicar se vê ganhos nessa mudança.

    – O GTD é focado no engajamento – execução com significado. É o único foco.

    – O GTD traz um método estruturado e 5 passos para implementação. Ele é simples. O que acontece é que ele reflete a complexidade da vida das pessoas, justamente porque lida com os projetos, atividades dela, objetivos etc. A complexidade é da pessoa, e sua aplicação no GTD apenas reflete isso.

    – O GTD não se trata de fazer muitas coisas, mas de tirar as coisas da cabeça para que você não se preocupe com elas. Nunca se tratou de fazer todas essas coisas.

    – O GTD trabalha com horizontes de foco, que refletem as prioridades. O foco do primeiro livro (ele tem mais dois, além de dezenas de materiais publicados) é no domínio do workflow (agenda, ações etc), que resolve 90% dos problemas das pessoas e inclusive libera tempo para que trabalhem em níveis mais elevados. Não adianta nada saber qual a direção que seu barco está apontado se você não perceber que ele está afundando.

    Mas são equívocos comuns. Obrigada por levantar a discussão.

    • Leonardo Polak
      2 anos ago

      Olá Thais,
      Eu que agradeço por levantar a discussão!

      Bom, eu concordo com muito do que você disse, principalmente porque desde 2005 (ano que o ZTD foi publicado), o GTD se atualizou bastante e superou as dificuldades que o Babauta aponta.

      Ao meu ver, o Babauta não precisaria ter criado uma metodologia nova para explicar tudo isso. Ele podia muito bem ter colocado que é dessa forma que ele aplica o GTD e estaria tudo certo. No texto, eu coloco as 5 dificuldades na tentativa de explicar o porquê de ele ter criado uma metodologia nova, embora eu reconheça que essas dificuldades estão no mínimo desatualizadas.

      Ainda assim, gostaria de fazer algumas ressalvas com relação a sua resposta:

      1) Simplicidade é algo muito particular. Acho complicado discutir quais das duas metodologias é mais simples. Apenas coloco que o foco do Leo Babauta era muito mais na simplicidade. Se ele conseguiu isso ou não, vai da opinião de cada pessoa.

      2) Nós dividimos o ZTD em 10 passos e o GTD em apenas 5, mas essa divisão só acontece no papel. Na realidade, para aplicação de toda a metodologia GTD, você também precisa de todos os outros passos defendidos pelo Babauta.

      3) O ZTD propõe 10 hábitos, mas na realidade alguns desses hábitos, como o 5 (utilizar um sistema confiável) e o 9 (Definir Rotinas) não são necessariamente hábitos por si só, não é mesmo? Ao seguir os outros hábitos, você necessariamente estará implementando esses dois. O Babauta coloca eles como hábitos separados apenas para dar algumas dicas extras.

      4) Com a leitura de mais textos do Allen, eu consigo perceber que o foco dele está muito mais no correto engajamento com as tarefas, e que não precisamos tentar fazer tudo que colocamos nas nossas listas. Ainda assim, apenas com a leitura do “A Arte de Fazer Acontecer”, isso não fica totalmente claro.

      Muito obrigado pelo feedback!