Zen to Done (ZTD): 10 Hábitos para uma Vida mais Produtiva – parte 3

Dando sequência à nossa série de artigos sobre a metodologia Zen to Done (ZTD), nesse artigo vamos explicar detalhadamente quais são os 5 últimos hábitos produtivos defendidos por Leo Babauta.

Caso ainda não tenha lido os artigos anteriores que tratam do assunto, recomendo que pare agora e leia primeiramente os artigos “ZTD – parte 1” e “ZTD – parte 2” dessa série, de forma que entenda bem qual o objetivo da metodologia, e quais são os 5 primeiros hábitos ensinados no livro.

 

Hábito 6 – Organize

O sexto hábito defendido pelo ZTD é que devemos sempre manter nossas tarefas, papéis e projetos organizados. Eu sei que existem diversas pessoas que defendem que trabalham melhor como uma mesa bagunçada, e que sempre conseguem encontrar o que querem na sua mesa, até mesmo quando tudo parece estar desordenado.

Eu acho realmente importante termos esse espaço nas nossas mesas, ou em casa para fazermos bagunça, pois muitas das nossas ideias florescem nesse ambiente livre e sem limites. Entretanto, assim que o tempo destinado a criação de novas ideias acaba, e você precisa voltar sua atenção para tarefas mais técnicas, é importante que todas as suas tarefas ou anotações sejam colocadas dentro do seu sistema, de forma que sua cabeça não precise ficar repensando informações passadas.

Portanto, o objetivo de se organizar não é apenas saber onde estão as coisas, mas ter certeza de que você possui controle sobre tudo que está sobre sua mesa, e já sabe exatamente o que deve ser feito com cada item.

Segundo Leo Babauta, um dos conselhos mais batidos de organização é “um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”. Embora esse conselho faça parte do senso comum, é incrível como muitas vezes o senso comum não é tão comum assim. Esse é um conselho que funciona, e por isso é tão repetido.

 

Hábito 7 – Revise

O sétimo hábito da metodologia ZTD defende o uso de revisões semanais para que não sairmos dos trilhos, ou para não nos desconcentremos das nossas metas. Dessa forma, o objetivo desse hábito é desenvolver uma estrutura onde você possa estar constantemente se lembrando das suas metas, dos seus valores, das suas motivações e das tarefas que devem ser feitas na próxima semana.

Os cinco passos defendidos no livro para uma revisão poderosa são:

1. Revise suas metas de longo e curto prazo

Os primeiros itens a serem revisados na metodologia ZTD são nossas metas, pois Babauta sempre busca trazer nossa atenção para as “Grandes Rochas” que devem ser colocadas no nosso calendário, ou lista de afazeres, antes mesmo de tarefas menores e menos importantes. Dessa forma, comece revisando suas motivações e metas para trabalhar, favorecendo que todas as semanas você esteja progredindo sobre as tarefas que são realmente importantes para você.

2. Revise suas anotações

Em seguida, é importante que você processe todas as suas anotações dessa semana (hábitos 1 e 2 – Capture e Processe). Dessa forma, nenhum item é deixado de lado, e você pode ter certeza que tudo está sob controle.

3. Revise seu calendário

Veja seu calendário da semana passada, de forma que quaisquer compromissos que deixaram de acontecer sejam movidos para a frente. Além disso, confira seu calendário da próxima semana, de forma que possa se preparar para todos os compromissos que irão acontecer.

4. Revise suas listas

Independente do número de listas que você possui, seja apenas uma com todas as suas tarefas, ou várias divididas por contextos, é sempre uma boa ideia revisar todos os itens que ainda precisam ser feitos, e definir prioridades para a semana.

5. Defina sua meta de curto prazo e planeje suas “Grandes Rochas”

Caso no passo 1 você conclua que finalizou sua meta de curto prazo, chegou a hora de estabelecer uma nova meta. Após definir sua meta, quebre-a em pequenas tarefas, de forma que possa facilmente completá-las e progredir seus projetos. Coloque tarefas nas suas listas e calendários, e planeje o que deve ser feito hoje e amanhã. Defina também quais são as “Grandes Rochas” (hábito 3) que quer realizar essa semana.

 

Hábito 8 – Simplifique

O oitavo hábito da metodologia ZTD defende que você deve sempre simplificar suas listas para o mínimo e essencial. O normal para qualquer pessoa que esteja passando suas tarefas para listas é ter longas listas de tarefas, onde adiciona tudo o que ainda precisa ser feito, e se sente sobrecarregado com isso.

Para resolver esse problema, precisamos criar o hábito de estar sempre simplificando nossas listas e tarefas. Para isso, Babauta recomenda as seguintes práticas:

1. Elimine

O primeiro passo para simplificar suas listas é eliminar delas as tarefas que não precisam ser feitas por você, assim como as tarefas que não precisam ser feitas de forma alguma.

Algumas tarefas simplesmente não são mais necessárias depois de algum tempo, sendo que precisamos criar o hábito de refletir constantemente sobre a necessidade de fazermos cada tarefa. Faça disso um desafio, e busque simplificar suas listas o máximo possível.

2. Saiba o que é essencial

Se você ainda não sabe o que é essencial, é importante tirar um tempo para refletir sobre esse ponto. De maneira geral, serão essenciais aquelas tarefas que claramente contribuem para você alcançar suas metas. Para isso, é importante também que você possua apenas poucas metas. Apenas uma se possível. Dessa forma, você aumenta as chances de trabalhar apenas naquilo que realmente lhe trará grandes resultados.

Artigo Relacionado: Por que menos é mais? O Poder do Essencial

3. Simplifique seus compromissos

Se sua lista de tarefas está gigante, isso é sinal de que você está envolvido em mais projetos do que realmente deveria, e isso impacta fortemente seus compromissos e responsabilidades. Você não pode fazer tudo, então é uma boa ideia ser sincero com as outras pessoas e muitas vezes negar seus convites para participar em reuniões e projetos. Assim, lentamente sua lista de compromissos começa a diminuir, e você se sentirá muito mais engajado com os projetos que está mesmo participando.

4. Simplifique seu fluxo de informações

Permaneça sempre consciente de quais são as mídias ou meios de comunicação que realmente lhe trazem valor. Muitas vezes, assistir ao noticiário, ou até mesmo ler o jornal não lhe trazem informações tão valiosas quanto a leitura de um livro, ou assistir a um documentário.

 

Hábito 9 – Defina Rotinas

Aqui no blog, eu sempre gosto de afirmar a importância de desenvolver hábitos de rotinas produtivas, de forma que não precisem gastar muita energia ou força de vontade para trabalharmos de forma mais inteligente. É justamente disso que trata o nono hábito do ZTD.

Para que nosso sistema funcione, é indispensável que todos os hábitos e práticas discutido até aqui, como possuir listas de tarefas profissionais e pessoais, definir diariamente suas TMIs (Tarefas Mais Importantes), definir suas “Grandes Rochas” semanais, entre outros, sejam inseridos na nossa rotina, e comecemos a fazê-los sem precisar pensar.

No livro, Babauta apenas recomenda que cada hábito seja trabalhado individualmente, pois são muito maiores as chances de falharmos quando tentamos fazer tudo ao mesmo tempo. Além disso, é recomendado que estejamos constantemente ajustando os hábitos de forma que funcionem para o nosso fluxo de trabalho, e não se tornem um fardo no nosso dia-a-dia.

 

Hábito 10 – Encontre a sua Paixão

De todos os hábitos descritos no livro, encontrar a própria paixão é talvez o mais difícil e também o mais importante. Pense comigo: se você descobrisse a sua paixão, e pudesse trabalhar nela todos os dias, não são maiores as chances de você ser produtivo? Pelo contrário, se você acha que seu trabalho é entediante, repetitivo e chato, qual a chance de você fazer um bom trabalho?

Não adianta, nossa produtividade é regulada por nossas emoções, e se não nos sentimos motivados e apaixonados pelo que estamos fazendo, não faremos um excelente trabalho. Por esse motivo, é importante que encontremos nossa paixão antes de pensarmos em produtividade, já que esse é o caminho mais rápido para nos sentirmos bem trabalhando.

Mas se você ainda não encontrou sua paixão, não se preocupe. Babauta listou em seu livro algumas ótimas maneiras de começar a encontrar sua paixão.

Você já ama alguma coisa?

Quais são seus hobbies? O que você adora fazer no seu tempo livre? O que você adorava fazer quando era criança? Independentemente do que seja, é bem provável que você possa transformar essa sua paixão em dinheiro.

Sobre o que você gosta de ler?

Quando você se apaixona por alguma coisa, é bem provável que você queira estar lendo, estudando ou fazendo aquilo a todo tempo. Não desconsidere essas paixões. Investigue-as!

 Se você não tem nada na cabeça agora, não se preocupe.

Apenas tire um tempo para pensar no assunto. Reserve uma hora hoje para pensar no que gosta de fazer, e ir atrás de mais informações sobre o assunto. Anote em um pedaço de papel todas as ideias que tiver, independentemente de elas parecerem bobas a princípio.

Pergunte e navegue pelas possibilidades.

Caso não esteja saindo do lugar sozinho, peça ajuda dos seus amigos e familiares. Fique atento ao que as outras pessoas estão falando. Além disso, pergunte às outras pessoas como elas descobriram suas paixões, e tire disso novas ideias sobre o que você pode fazer.

Faça um teste primeiro.

Antes de jogar sua carreira fora perseguindo uma paixão que você não sabe se vai funcionar, comece apenas dando os primeiros passos e verificando se pode levar essa sua paixão como um segundo emprego. Após alguns meses, se continuar apaixonado pelo tema, aí sim é a hora de apostar as suas fichas e fazer seu novo negócio funcionar.

 

Onde encontrar mais sobre o ZTD

Caso tenha gostado da técnica, e queira ainda mais informações, eu separei algumas outras fontes que você pode consultar.

Primeiramente, o livro completo está sobre licença livre, e foi inteiramente traduzido pelo Lucas Teixeira e disponibilizado em português aqui.  Caso prefira a versão em inglês, você pode encontrá-la tanto no site do autor, como em livrarias. A versão kindle também pode ser encontrada online, através deste link.

Alguns outros artigos interessantes são:

ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal – Efetividade.net

Zen To Done (ZTD) – Seja produtivo! – Christiano Anderson

ZTD x GTD – Vida Organizada

 

Considerações Finais

O ZTD promete ser uma técnica simples e efetiva, que pode funcionar para aqueles que estão tendo dificuldades em aderir ao GTD. Entretanto, ao meu ver simplicidade é um conceito subjetivo, e diferentes pessoas possuem diferente pontos de vista sobre o seu significado.

Dessa forma, eu recomendo que você tente aplicar a técnica e veja se ela funciona para você. Caso funcione, ótimo! Caso não funcione, meu trabalho como consultor de produtividade é te ajudar a encontrar o sistema que melhor funcione para você. Para isso, acesse nossa página de contato, e me envie uma mensagem relatando quais são os seus maiores problemas relacionados a produtividade. Farei o meu melhor para lhe ajudar!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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