Work the System: Aprenda como Fazer Mais Trabalhando Menos

Em 1984, Sam Carpenter se tornou um pequeno empreendedor ao adquirir uma empresa telefônica chamada Bend, e renomeá-la Centratel.

A Centratel promovia o serviço de atender chamadas telefônicas, 24 horas por dia, nos 7 dias da semana, fazendo agendamentos para médicos, veterinários e outros profissionais que precisavam de atendimento telefônicos a todo momento, mas não podiam bancar o preço de manter funcionários nos seus escritórios ou salas de atendimento.

Ao comprar o negócio, Carpenter esperava um dia se tornar uma das 5 melhores empresas de telefonia nos Estados Unidos, mas as coisas não estavam andando como esperado.

Em uma entrevista realizada em 2012, Carpenter descreveu que estava literalmente trabalhando de 80 a 100 horas por semana nos primeiros 15 anos após assumir a empresa, e que estava tomando todos os tipos de antidepressivos para dar conta de sua função. Contudo, isso não estava sendo o suficiente, Carpenter estava para perder sua empresa por não conseguir pagar seus funcionários.

Então, pouco antes de perder a empresa, o empreendedor teve uma percepção de que havia algo errado, refletiu sobre os problemas que estavam acontecendo e com isso alterou de vez o rumo de seus negócios. O seu avanço foi tão grande, que Carpenter publicou em 2011 a primeira edição do livro “Work The System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less”.

Após as alterações feitas por Carpenter, suas horas de trabalho se reduziram de 100 horas por semana para 10 horas por semana, a qualidade do serviço oferecido pela Centratel aumentou e consequentemente a sua margem de lucros chegou a 40%, a sua empresa cresceu, e atualmente hoje possui cerca de 60 funcionários.

Quer saber mais a respeito do insight que fez com que Carpenter alterasse de vez o rumo de seus negócios?

Sim?! Então vem comigo!

 

Work The System – A Ideia

Eles estão à sua volta! Você consegue vê-los? Você consegue senti-los?!

Certo, pode relaxar, eu não estou falando aqui de alienígenas invisíveis. Eu estou falando de sistemas.

Talvez você nunca tenha percebido, mas toda a nossa vida é regida por diferentes sistemas. Desde os semáforos no trânsito, até os processos administrativos na sua empresa, e até os preços dos combustíveis. Ou seja, tudo funciona através de sistemas.

Pense por um momento quantos sistemas existem funcionando no mundo hoje sem que você tenha percebido. Para facilitar, pense em um sistema como diversas partes de um trabalho que funcionam em conjunto para alcançar uma meta.

Por exemplo, pense em uma companhia petroquímica, que extrai petróleo da terra através de métodos altamente engenhosos, transporta esse óleo para refinarias através do mar, rodovias ou de trilhos, e finalmente entrega combustível para você em um posto perto da sua casa. Como é possível que sistemas tão grandes e engenhosos como esse funcionem tão bem, de forma que você sempre possa abastecer seu carro com a conveniência que deseja?

Pois é, sistemas estão em toda parte e governam a vida de todas as pessoas, inclusive a de Sam Carpenter.

Naquela noite, antes de perder sua empresa, ele percebeu que seu negócio estava lutando para se manter em pé apenas porque não possuía os sistemas necessários para alcançar ótima performance. Nas suas próprias palavras, “Nós estávamos tendo todos os tipos de problemas porque todo mundo estava fazendo suas tarefas da maneira que achava ser a melhor”.

Carpenter percebeu que caso conseguisse aperfeiçoar os sistemas da sua companhia, definindo claramente qual a melhor decisão a ser tomada para cada afazer dentro da empresa, então a sua equipe poderia utilizar suas horas seguindo as melhores práticas possíveis de trabalho, e não passaria o dia apenas apagando incêndios e atendendo a emergências.

Durante os 2 anos seguintes, Carpenter gravou e revisou cada processo na sua companhia, desde como fazer uma apresentação de vendas, até como fazer as folhas de pagamentos, até como fazer o depósito de um cheque. Ele criou um manual de como cada tarefa deve ser feita, sendo que hoje qualquer funcionário pode ser facilmente treinado para desenvolver cada uma das tarefas na empresa, independentemente de sua experiência.

Por exemplo, a empresa hoje possui 9 passos para responder à um telefonema. Todos os funcionários fazem isso da mesma forma, pois essa é a melhor maneira possível que encontraram de fazê-lo.

Através da escrita e de sucessivas revisões, Carpenter diminuiu muito sua carga de trabalho, criou o método “Work the Sytem” e após celebrar seus 30 anos de empresa, Carpenter trabalha hoje apenas duas horas por semana.

 

Work the System – O Mindset

Antes de ser uma metodologia propriamente dita, o “Work the System” consiste em um modelo de mundo, que vê o que acontece a nossa volta através de diferentes sistemas.

Então, em primeiro lugar, se o mundo funciona através de sistemas, podemos então trabalhar para que esses sistemas nos tragam benefícios. Obviamente, nós não conseguimos gerenciar todos os sistemas que afetam nossas vidas.

Por exemplo, atualmente estamos vivendo um momento de crise econômica. Essa crise foi criada por um sistema, ou uma série de más decisões tomadas pelo governo. Você não possui controle sobre todas essas decisões, sendo que a única parte do sistema que estava sob seu controle era o seu voto.

Quer saber mais? Então leia   Essencialismo: A Disciplinada Busca Por Fazer Menos e Alcançar Mais – Parte 2

Entretanto, diferente da crise econômica, existem diversos outros sistemas que estão sob o seu controle, incluindo aqueles presentes no seu trabalho, ou na sua casa, ou na sua própria rotina.

Esses sistemas, por estarem muito próximos de você, possuem grande influência na maneira com que você está utilizando seu tempo, ou na energia que você gasta para realizar suas tarefas, ou ainda em como você está se sentindo no dia a dia.

Dessa forma, através de pequenas alterações que podem ser feitas em cada um desses sistemas, podemos melhorar nossa qualidade de vida, encontrar mais tempo para o que mais importa nas nossas vidas, e integrar melhor nossa vida pessoal e profissional.

Mas como isso funciona? Como podemos melhorar nossos sistemas?

 

Work the System – Como melhorar nossos negócios?

No livro, Sam Carpenter descreve algumas táticas que podemos utilizar para aprimorarmos nossos sistemas. São elas:

 

– Veja o sistema como um todo

O quão útil seria um mecânico que não sabe que um carro é composto por partes elétricas, mecânicas e hidráulicas? O quão útil seria um mecânico que não consegue entender que cada um desses sistemas funciona junto para colocar o carro em movimento? Nenhuma, eu imagino.

O mínimo que um mecânico deve conseguir fazer é saber identificar as diferentes partes ou sistemas que compõe o seu carro, para então verificar de onde está se originando o problema.

Da mesma forma, de nada adianta querermos melhorar ou consertar nossos próprios sistemas se ainda não conseguimos visualizar cada um deles e como eles se interconectam.

Cada sistema pode ser dividido em subsistemas, e cada subsistema pode ser dividido em processos com diferentes passos. Ao quebrar cada sistema dessa maneira, você poderá gerenciar melhor cada uma de suas partes, e identificar de forma muito mais simples os mecanismos que estão te causando problemas.

 

– Tenha objetivos claros

Como segundo ponto, é necessário que você tenha objetivos muito claros a respeito das estratégias que você deseja aplicar. Se você não possui objetivos claros, é praticamente impossível tomar boas decisões, já que suas ações não terão qualquer propósito motivacional.

Assim como estar em um navio sem uma bussola, quando estamos sem objetivos claros, não conseguimos saber se estamos nos aproximando ou nos distanciando das nossas metas, já que nem mesmo temos ideia de para onde deveríamos ir.

 

– O objetivo máximo não é a perfeição

Quanto de energia e tempo você precisaria para pintar um muro? Agora quanto de energia e tempo extra você precisaria para pintar esse mesmo muro com perfeição, de forma que não houvessem riscos ou ranhuras?

Muitas pessoas pensam que o objetivo de melhorarmos nossos sistemas é atingirmos 100% de eficiência em todas as áreas da nossa vida ou nos negócios. Entretanto, aqui precisamos utilizar uma lógica um pouco diferente.

Na maior parte das vezes, 98% já é mais que o suficiente para que você não desperdice dinheiro, tempo ou energia. Na realidade, atingir 98% deveria ser considerado como atingir perfeição, já que os demais 2% requerem tanto esforço para serem atingidos, que isso tornaria o processo ineficiente.

 

– Veja seu negócio como uma máquina

Por último, se você realmente deseja otimizar a qualidade do seu negócio, precisa começar a vê-lo como uma máquina. Para isso, podemos seguir os três passos abaixo:

  1. Grave os seus procedimentos: A rede de fast food McDolnald’s possui mais de 35 mil estabelecimentos localizados mundo afora. Como é possível que eles consigam entregar um produto consistente mesmo com diferentes funcionários em cada loja? Bom, isso acontece porque eles possuem um sistema excelente para verificar se cada processo está sendo realizado corretamente em cada rede. Para montar cada um desses sistemas, é primeiramente necessário que o passo a passo de cada procedimento esteja escrito, e então que haja um checklist de verificação caso as coisas comecem a correr de maneira equivocada.
  2. Meça seus resultados: Se algo é importante para você, então comece a medir seus resultados. Se você nunca mede seus resultados, como você vai saber se suas táticas estão funcionando? No artigo “Equipe Produtiva: 5 Estratégias para Aumentar a Performance do Seu Grupo”, eu descrevi 5 indicadores de desempenho que você pode utilizar nos seus negócios para começar a medir o nível de produtividade do seu grupo.
  3. Revise e ajuste a sua tática: Algo fatigante que você descobrirá durante esse exercício é que ele nunca acaba. Quando gravamos nossos procedimentos, e medimos nossos resultados, e fazemos isso de forma consistente por algum tempo, conseguimos perceber que táticas que costumavam funcionar estão se tornando obsoletas e precisam de substitutos. Por isso, precisamos constantemente revisar nossos procedimentos e melhorarmos as táticas que estamos utilizando.

 

Considerações Finais

Trabalhar duro nem sempre nos leva ao sucesso, principalmente quando estamos desperdiçando nossos esforços trabalhando nas coisas erradas. Para tirarmos o máximo proveito do nosso trabalho, precisamos então identificar os sistemas nos quais estamos operando, e então distinguir, analisar e melhorar as partes disfuncionais de cada um deles.

Caso tenha alguma dúvida, por favor fique à vontade para deixar seu comentário logo abaixo, e terei o prazer em lhe ajudar com o melhor que posso fazer!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

E-book

29 Métodos de Produtividade Pessoal: O Guia Definitivo para Escolher Já o Seu!

Faça Agora o seu Download Gratuito do Livro!

redirect=/confirmacao-audio-ebook/

Seu comentário me motiva a continuar escrevendo...

Trackbacks & Pings