A Tríade do Tempo: Rastreando sua Produtividade e Otimizando seus Resultados

Alguma vez você já leu algum artigo, ou ouviu alguém falar que uma técnica de Produtividade pode te deixar duas ou três vezes mais produtivo? Como é possível que algo duplique a sua Produtividade, se nem mesmo considera o quão produtivo você é hoje?

Pois é, se formos pensar em perder peso, por exemplo perder 4 Kg, precisaremos de duas informações. Em primeiro lugar, precisamos saber onde estamos hoje. Se você não sabe quanto está pesando hoje, como saberá se emagreceu ou não. Em segundo lugar, precisamos saber o peso que gostaríamos de ter. Apenas com a combinação dessas duas informações conseguiremos saber se precisamos emagrecer mais ou menos de 4 Kg.

Com Produtividade Pessoal é a mesma coisa. Se você quer ser duas vezes mais produtivo, precisa primeiro entender como está sua produtividade hoje, e aí definir o que seria duas vezes mais produtivo.

Com isso em mente, o Christian Barbosa, fundador da TriadPS (empresa especializada em consultoria em Produtividade Pessoal para grandes empresas), criou a metodologia “Tríade do Tempo”, a qual visa passar uma visão de como estamos hoje, e como podemos alterar nossas estratégias para alcançarmos nossos objetivos.

A metodologia é descrita em detalhes no livro “A Tríade do Tempo: um modelo comprovado para organizar a sua vida e aumentar a sua produtividade e seu equilíbrio”, podendo ser encontrada facilmente nas grandes livrarias.

Nesse artigo, meu intuito é descrever sucintamente algumas das ideias defendidas no livro, de forma que você adquira maior consciência se deve ou não comprá-lo. Então vamos lá?

 

A Tríade do Tempo

Talvez você nunca tenha percebido, mas o número 3 é amplamente utilizado nas mais diversas ciências, incluindo psicologia, filosofia, química, geografia e política. Por exemplo, o átomo é dividido em três partes (prótons, elétrons e nêutrons), e Freud divide nossa psique em três partes (ego, superego e id). Da mesma forma, quando pensamos em tempo, podemos dividi-lo em três ao falarmos de dia, tarde e noite, ou quando falamos de horas, minutos e segundos, ou ainda quando falamos de décadas, séculos e milênios.

Existem diversas curiosidades envolvendo o número três, e você pode encontrá-las facilmente em pesquisas na internet. Por esse mesmo motivo, um dos primeiros conceitos defendidos na metodologia da Tríade do Tempo é que nossas tarefas também podem ser divididas em três categorias.

Desde 1989, quando Stephen Covey publicou pela primeira vez o livro “Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes”, popularizou-se muito a utilização da chamada “Matriz de Eisenhower”.

(Caso ainda não esteja familiarizado com a Matriz de Eisenhower, clique aqui)

Basicamente, essa metodologia divide nossas tarefas em duas categorias, as quais formam 4 quadrantes. Dessa forma, uma tarefa sempre se enquadra em uma de quatro categorias:

  • Importante e Urgente;
  • Importante e Não Urgente;
  • Urgente e Não Importante;
  • Não Urgente e Não Importante.

Entretanto, no livro da Tríade do Tempo, Barbosa defende que muitas pessoas possuem dificuldade em utilizar a matriz, pois a consideram complexa. Outras pessoas ainda possuem muitas dúvidas sobre onde devem colocar cada uma de suas tarefas, e acabam muitas vezes se frustrando com essa metodologia.

Por esse motivo, Barbosa propõe uma nova visão sobre os princípios defendidos na matriz, e busca simplificar o processo fazendo a divisão de tarefas apenas nas categorias: Importante, Urgente e Circunstancial.

 

Importante, Urgente e Circunstancial

Diferentemente da Matriz de Einsehower, onde uma tarefa pode ser considera urgente e importante ao mesmo tempo, na Tríade do Tempo essa união não acontece. Aqui, uma tarefa nunca pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Se uma tarefa é importante, mas chegou ao ponto de ser urgente hoje, então ela não é assim tão importante.

Dessa forma, o Christian Barbosa propõe alguns critérios para saber o que exatamente é importante, urgente ou circunstancial.

Basicamente, são importantes todas aquelas tarefas que lhe trazem resultados a curto, médio ou longo prazo. São as tarefas significativas na sua vida. Além disso, são consideradas urgentes as tarefas que surgem em cima da hora, que poderiam ser previstas, e que geralmente causam estresse. Por último, são consideradas circunstanciais as tarefas que são desnecessárias, que podem ser importantes para outras pessoas, mas não para você.

Um dos principais intuitos dessa divisão é fornecer a você uma forma de visualizar como está utilizando seu tempo hoje. Por exemplo, você pode estar utilizando 50% do seu tempo em tarefas circunstanciais, 30% em tarefas urgentes e apenas 20% em tarefas importantes. Essa constatação lhe trará consciência sobre como está sua produtividade hoje, e é realmente importante para que você entenda qual rumo deve tomar para se tornar uma pessoa mais produtiva.

(Se você deseja realizar o teste, e constatar como está utilizando seu tempo hoje, você pode fazer isso clicando aqui)

 

A Tríade do Tempo Ideal

Uma vez que você realize o seu teste, e constate como está atualmente utilizando seu tempo, você pode se questionar sobre como a sua Tríade deveria estar. No livro, Barbosa chama isso de Tríade do Tempo Ideal, pois é o que todas as pessoas deveriam estar procurando.

Basicamente, nessa Tríade passamos 70% do nosso tempo com tarefas importantes, 20% com tarefas urgentes e apenas 10% com tarefas circunstanciais.

Ao ver isso, talvez você se pergunte por que existem tarefas urgentes e circunstanciais na Tríade do Tempo Ideal. Você não deveria estar passando 100% do seu tempo fazendo tarefas importantes?

Bom, a resposta é que embora passar 100% do tempo com tarefas importantes seja excelente, isso não é muito realista. É praticamente impossível tirar as urgências do seu dia, e embora você não precise fazer tarefas circunstanciais, você também não é um robô. Muitas vezes, você sente a necessidade de fazer algumas tarefas que não contribuem tanto para suas metas e objetivos. Isso faz parte de ser humano.

No livro, o autor coloca diversas dicas sobre como passar da sua tríade atual para a sua tríade ideal.  Então vale a pena a leitura!

 

Os 5 Conceitos básicos da Administração Pessoal

Uma vez que entendamos que não estamos utilizando nosso tempo hoje da melhor forma possível, é preciso que mudemos de direção, e adotemos uma metodologia capaz de nos trazer melhores resultados.

No artigo “Por que mais tempo não resolveria seus problemas de produtividade? ”, nós já discutimos que o termo “gerenciamento do tempo” é um tanto impreciso, afinal de contas nenhum de nós possui mais do que 24 horas em um dia, e nenhum de nós consegue parar o tempo. Dessa forma, um termo mais preciso poderia ser “administração pessoal”, o qual é amplamente utilizado na Tríade do Tempo.

Basicamente, Barbosa descreve 5 conceitos básicos de administração pessoal, que deveriam ser seguidos por todas as pessoas que desejam ser mais produtivas. São eles:

 

1) Descarregar

O primeiro princípio da administração pessoal é o descarregamento de todas as suas tarefas que estão na sua cabeça, em um pedaço de papel, aplicativo, ou documento online. No artigo “Getting Things Done (GTD): O Guia Completo para Organizar seus Afazeres e Retomar o Controle da sua Vida!”, nós já discutimos a importância de tirarmos as tarefas da nossa cabeça, e que fazemos isso para livrar mais espaço para termos novas ideias, e trabalhar com mais facilidade.

Dessa forma, no método Tríade do Tempo, o descarregamento de tarefas também é recomendado por 2 motivos principais:

– Guardar todas as informações na memória gera uma grande ansiedade, já que a todo momento você precisa ficar lembrando que ainda existem tarefas pendentes a serem feitas.

– Descarregar as informações é a única forma de você conseguir realisticamente priorizar as tarefas do seu dia, visualizar o que ainda precisa ser feito, e administrar melhor as suas horas de trabalho.

Portanto, comece tirando da sua cabeça todas as tarefas que você precisa fazer hoje. Pegue uma caneta, e um pedaço de papel, e faça isso agora!

 

2) Planejar

O segundo conceito básico é o tão falado Planejamento. Bom, para começar eu entendo que muitas pessoas não gostem tanto de planejar seu dia. Para algumas pessoas, planejar é apenas um tempo perdido, pois já sabem que haverá urgências e interrupções no seu dia, que quebrarão tudo o que planejaram.

Ainda assim, planejar é um hábito natural da nossa espécie. Você se planeja para ir ao mercado, para sair no fim de semana, para preparar uma refeição, então por que não para trabalhar? Mesmo que inconscientemente, você já realiza dentro da sua cabeça um planejamento do seu dia, mas essa não é a melhor forma de obter resultados.

Quando planejamos tudo apenas na nossa cabeça, é comum que deixemos passar algumas informações relevantes, e não consigamos reduzir riscos ou prever resultados tão bem. Além disso, através de um bom planejamento você consegue sim evitar algumas urgências e, com isso, ter muito menos estresse no seu dia.

 

3) Antecipar

O terceiro conceito é um tanto óbvio, mas nem por isso é seguido por todas as pessoas. Quantas vezes você já deixou para terminar um projeto em cima da hora? Quantas vezes já assumiu um novo compromisso, sem nem mesmo checar na sua agenda se estava livre? Quantas vezes já deixou que uma tarefa importante se tornasse urgente?

Pois é, procrastinar tarefas, deixar tudo para em cima da hora e assumir compromissos sem saber se estará disponível são 3 grandes fórmulas para o estresse.

Se você sabe que precisará apresentar uma reunião na próxima quinta-feira à tarde, não deixe para preparar seus slides na quinta-feira de manhã. Imprevistos acontecem, e podem evitar facilmente que você obtenha os resultados que deseja.

Portanto, crie o hábito de estar sempre se antecipando às suas demandas. Aqui no blog, existem diversos artigo que podem te ajudar a combater sua procrastinação, e que te ensinam sobre quais as melhores formas de você utilizar sua lista de tarefas e calendários, para que nunca mais precise marcar reuniões sem saber se estará disponível.

 

4) Priorizar

Da mesma forma que estamos constantemente planejando nosso dia a dia, estamos também priorizando algumas tarefas em detrimento de outras. Por exemplo, nesse exato momento você escolheu priorizar a leitura desse texto em detrimento de todas as suas outras tarefas.

Basicamente, segundo o método da Tríade do Tempo, priorizar significa ordenar a execução das suas tarefas e compromissos. Você pode fazer isso pegando a lista com as tarefas que obteve no primeiro conceito aqui explicado, e ordenar de forma numérica, colocando o número 1 para o que é mais importante, o 2 para a segunda tarefa mais importante do dia, e assim por diante.

Para priorizar suas tarefas, volte a pensar sobre o que é importante, urgente e circunstancial. Na sua lista, procure sempre ter mais tarefas importantes, algumas urgentes, e se possível nenhuma tarefa circunstancial.

 

5) Equilibrar

Quanto tempo faz que você não dedica algumas horas para si mesmo? No mundo tão corrido que vivemos, é comum as vezes nos dedicarmos demais às nossas profissões e nos esquecermos dos nossos relacionamentos, saúde, cultura e diversão. É muito comum passarmos a noite ou o fim de semana revisando um relatório de trabalho, e se esquecermos do porquê ou para quem estamos fazendo tudo aquilo.

Na metodologia da Tríade do Tempo, trabalha-se muito o conceito de dar um sentido para o seu dia a dia, e equilibrar a vida pessoal com a profissional. Como seres humanos, existem diversas dimensões relacionadas ao corpo e a mente que precisamos balancear, sendo que não podemos deixar apenas a correria nos levar, como se não tivéssemos controle da nossa própria vida.

 

Considerações Finais

Nesse artigo, foram passados os conceitos mais básicos defendidos na metodologia Tríade do Tempo. Entretanto, a metodologia não se restringe apenas a isso.

No livro, o Christian Barbosa ainda entra mais a fundo em temas como identidade, metas, planejamento, organização e execução de tarefas. Portanto, lá você encontrará maneiras muito mais práticas de aplicar o conhecimento aqui passado, e tenho certeza de que não se arrependerá!

Se já leu o livro, deixe nos comentários qual a sua opinião relacionada ao método. Se ainda não leu, o que está esperando? Clique aqui, e compre agora a sua versão digital!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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3 Respostas para “A Tríade do Tempo: Rastreando sua Produtividade e Otimizando seus Resultados

  • Carla Succar
    2 meses ago

    Olá, amei o Blog, utilizei para minha pesquisa sobre um Forum virtual da faculdade, está nas referências, espero que o pessoal goste muito como eu!!! Já pensava de acordo com as informações aqui descritas, foi ótimo poder citar como referencial para que outras pessoas possam melhor o seu tempo com as dicas e informações preciosas. Muito Obrigada por compartilhar!!! Carla Succar

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