Timeboxing: Como melhorar seu desempenho adquirindo Consciência do seu Tempo!

Nos últimos dias, venho recebendo diversas perguntas de leitores que estão tendo dificuldades relacionadas a encontrar tempo para execução de grandes projetos e procrastinação de tarefas desconfortáveis.

Por esse motivo, neste artigo eu escolhi escrever sobre a técnica de Timeboxing (que na tradução literal ficaria algo como “Encaixotamento do Tempo”), que busca resolver diversos problemas relacionados a execução de grandes projetos e procrastinação.

Por se tratar de uma técnica extremamente simples e intuitiva, o Timeboxing é amplamente utilizado no mundo, sendo muito provável que até mesmo você já tenha utilizado alguns de seus aspectos.

Curioso para saber do que se trata?

Bom, nós já chegaremos lá. Mas primeiro, considero essencial que entendamos qual o princípio por detrás dessa técnica, e como podemos aplicá-lo a nosso favor.

 

A Lei de Parkinson

Em 1955, o estudioso Cyril Northcote Parkinson publicou um artigo na revista The Economist, onde comentava, entre outras coisas, as conclusões que havia chegado ao estudar o serviço civil britânico.

O artigo dele postulou que:

O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.

Em outras palavras, sempre que deixamos tempo livre para conclusão de uma tarefa, ela tende a atrasar, pois mais e mais pequenas tarefas são incluídas no projeto.

De acordo com Parkinson, haviam dois motivos para isso acontecer: 1) funcionários querem multiplicar subordinados, e não rivais; 2) funcionários criam trabalho um para o outro. No artigo, ele também aponta que o total de funcionários em uma burocracia aumenta de 5% a 7% ao ano, independentemente da quantidade de trabalho a ser feita.

Mas como isso está relacionado aos dias de hoje? Como isso está relacionado ao nosso trabalho?

 

O que é Timeboxing?

Bom, para entendermos isso, me diga quanto tempo você leva para arrumar um armário? Quanto tempo você leva para almoçar todos os dias? Quanto tempo você leva para analisar um relatório? Quanto tempo para processar seus e-mails? Bom, isso tudo depende de quanto tempo disponível temos para a conclusão de cada tarefa, não é mesmo?! Se não temos um prazo para conclusão da tarefa, tendemos a demorar muito mais para concluí-la. Entretanto, se estamos com nossos minutos contados, tudo anda mais rápido.

Esse é o principal motivo pelo qual as pessoas utilizam o Timeboxing no seu dia-a-dia. Basicamente, Timeboxing se refere ao hábito de agendarmos horários específicos no dia para execução e conclusão de tarefas específicas. Por exemplo, se você já programa processar seus e-mails, durante meia hora, no final do dia, então você já está utilizando o Timeboxing.

Além disso, existem ainda outras aplicações da técnica, que se referem a utilização de cronômetros para focarmos totalmente em apenas uma tarefa, e evitarmos multitarefar. Por exemplo, você já deve ter ouvido falar da “Técnica de Pomodoro”, que visa aumentar nosso rendimento através do foco total em uma tarefa por 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso.

Dessa forma, o princípio básico defendido no Timeboxing é que ao estipularmos um horário para o início e término de uma tarefa, estaremos diminuindo o tempo necessário para sua conclusão, pois conseguiremos focar muito mais na tarefa proposta. Isso sem contar com os diversos outros benefícios provenientes dessa prática.

 

Benefícios do Timeboxing

Motivação

Hoje em dia, diversas pessoas estão tendo problemas de motivação. Não possuem ânimo para os estudos, ou para trabalhar, para limpar a casa, cozinhar, ou organizar suas coisas. Dessa forma, permanecem sempre esperando o dia em que isso irá mudar, e que se sentirão inspirados, energizados, e com vontade de colocar todas as tarefas em dia.

Bom, esse dia até pode chegar, mas uma vida produtiva depende de tomarmos as atitudes certas todos os dias, até mesmo quando estamos desanimados ou sem vontade. Para levar uma vida produtiva, você precisa driblar a procrastinação e começar, de uma vez por todas, as suas tarefas indesejadas.

Dessa forma, o primeiro benefício do Timeboxing é que ele permite que você inicie suas tarefas desagradáveis com certa facilidade. Isso acontece pois você não estará necessariamente se concentrando no resultado que você deseja, mas sim no tempo que você permanecerá trabalhando.

Vamos imaginar que você gostaria de escrever um livro. Essa é uma tarefa e tanto, e você tem procrastinado seu início já há algumas semanas. Na sua cabeça, você gostaria de sentar nos fins de semana e passar horas escrevendo, mas não encontra a motivação. Mas eu te pergunto: ao invés de passar horas escrevendo no fim de semana, por que você não escolhe escrever por 20 ou 25 minutos todos os dias?  Nesse tempo, não faz diferença se você escreveu 50, 500, ou 5000 palavras. Se você completou o período definido, seu dia já foi vitorioso.

 

Auxílio no processamento de tarefas diárias

Todos nós possuímos tarefas que fazemos todos os dias, mas que parecem consumir uma quantidade de tempo maior do que realmente gostaríamos. Para citar apenas alguns, podemos falar do processamento de e-mails, checagem das redes sociais, ou leitura de textos que são do nosso interesse.

De maneira geral, sabemos que faremos essas tarefas hoje, amanhã, e depois, mas tendemos a fazer isso de forma desordenada. Algo do tipo “quando eu tiver um tempo livre eu faço”.  Como consequência, acabamos entrando nos nossos e-mails ou redes sociais diversas vezes por dia, sempre que temos um tempinho livre. Na realidade, chegamos a criar o hábito de abrir nosso e-mail ou redes sociais todas as vezes que estamos entediados ou com tempo livre, não é mesmo?!

O Timeboxing é uma ótima estratégia para que não desperdicemos tempo além do necessário para essas tarefas. Por exemplo, se você colocar que processará e-mails das 9h-9h30, e das 17h-17h30, você provavelmente conseguirá processar todos os seus e-mails rapidamente, e não precisará ficar checando por mensagens novas a todo momento. O mesmo vale para as redes sociais. Você pode estipular que navegará suas redes sociais entre 12h-12h20 e entre 19h-20h. Dessa forma, você não precisará ficar atualizando constantemente seu feed de notícias, e encontrará tempo para fazer diversas outras tarefas.

 

Execução de grandes projetos

Você provavelmente conhece o ditado “Como se come um elefante? Uma mordida de cada vez”. Embora possa parecer um pouco clichê, a verdade é que é apenas assim que grandes projetos conseguem ir para frente.

Voltando ao exemplo do livro, não existe nada melhor para o andamento do seu projeto do que realizar a escrita do livro em pequenos espaços de tempo, de forma que você nunca se desgaste. Quando estipulamos um tempo como 25 minutos de escrita, quais são as coisas que podem dar realmente errado? No pior dos casos, você foi interrompido, e perdeu parte desse tempo. Entretanto, na maior parte das vezes, trabalhar por 25 minutos é vitória garantida.

Artigo relacionado: Como gerenciar interrupções no ambiente empresarial

 

Por onde começar?

Bom, existem diferentes formas de trabalhar com Timeboxing, e nesse artigo eu escolhi colocar as três formas mais comuns, e que mais podem te ajudar. É importante lembrar que diferentes estratégias devem ser usadas para diferentes tarefas, e você sempre deve estar atento ao que funciona para você.

 

Técnica de Pomodoro

Uma das técnicas mais comentadas quando falamos de timeboxing é a Técnica de Pomodoro, criada no final dos anos 80, por Francesco Cirillo. O princípio da técnica é muito simples. A premissa é focar toda a sua atenção em uma tarefa por um período de tempo e então recarregar sua energia com um tempo de descanso. Dessa forma, ao completar pequenos pedaços de determinada tarefa em um determinado tempo, você cria um sentimento de produtividade e eficiência (momentum), o qual o manterá focado nas atividades mais importantes.

Basicamente, a técnica consiste nos 5 passos a seguir:

  1. Identificar qual a tarefa a ser trabalhada: o primeiro passo é definir qual tarefa deve ser trabalhada no próximo ciclo. Procure escrever em algum lugar visível qual seu objetivo, de forma que você não perca o foco mesmo quando ocorrer uma interrupção.
  2. Armar o temporizador para 25 minutos: você pode utilizar diversos tipos de temporizador, sejam eles físicos, como os de cozinha, ou digitais.
  3. Trabalhar na tarefa até que o tempo acabe: trabalhe com foco total na tarefa identificada no passo 1. Caso perceba que precisa de mais tempo, mova a tarefa para o próximo ciclo de Pomodoro. É extremamente importante que você pare de trabalhar assim que o temporizador tocar.
  4. Ter 5 minutos de descanso: é importante que você se desligue do trabalho por 5 minutos para que possa voltar a ter os 25 minutos de foco total. Sem esse tempo de descanso, você provavelmente torrará sua capacidade mental em muito menos tempo. Durante esse tempo de descanso, aproveite para reconhecer o quanto você progrediu durante a execução do seu projeto. Aproveite também para tomar um copo de água, e retirar os olhos da tela, caso esteja trabalhando em um computador.
  5. Após quatro sequências de 25 minutos, retirar 15 minutos de descanso: após quatro ciclos completos no Pomodoro, retire cerca de 15 minutos para recarregar todas as suas energias. Não se esqueça, o descanso é fundamental durante esse processo!

 

Variações da Técnica

Não existem muitos estudos por detrás dos 25 minutos estipulados para a técnica de Pomodoro. Algumas pessoas argumentam que esse seria o tempo médio que uma pessoa consegue permanecer focada em uma tarefa sem se distrair. Contudo, veja o que funciona melhor para você. É possível também testar outros ciclos de tempo, como de 45 minutos com 10 minutos de descanso, ou ciclos com 60 minutos trabalhando e 15 minutos descansando.

 

Agende suas tarefas

Se você fala sobre isso, então isso é um sonho, se você visualiza isso, então isso é possível, mas se você agenda isso, então isso se torna real” – Tony Robbins

A segunda maneira de utilizar timeboxing é colocar na sua agenda todas as tarefas que você gostaria de fazer essa semana.

Timeboxing - Agenda

Todos nós conhecemos o poder de agendarmos alguma coisa. O exemplo mais comum que me vêm à cabeça é o agendamento de viagens.  Você pode até mesmo falar sobre as viagens que quer fazer, e sobre os lugares que quer visitar, mas isso nunca vai acontecer se você não estipular uma data de partida. De maneira geral, isso acontece quando você realmente compra a passagem. Com a passagem em mãos, mesmo que algo novo apareça para você fazer (e algo novo sempre aparece!), seus planos continuam os mesmos e você vai viajar.

Entretanto, muitas pessoas não utilizam esse mesmo princípio para as demais tarefas que precisam fazer no dia. O que eu escuto de muitas pessoas é que não conseguem manter todos os compromissos na agenda, pois suas prioridades estão mudando dia-a-dia. Minha resposta para esse tipo de dificuldade é que não existe problema em você não fazer exatamente como colocou no calendário. Muitas vezes, você pode utilizar seu calendário apenas como um modelo ideal de semana a ser seguido. Se você desviar do que foi colocado lá, não tem problema, pois assim você pelo menos sabe o quão diferente sua semana foi do que considera ideal.

 

Coloque temas nos seus dias

A terceira e última maneira de utilizar timeboxing nos seus dias é apenas colocando temas para cada dia da semana, de forma que você sempre saiba quais tarefas são prioridade em cada dia.

Timeboxing - Temas para o dia

Seguindo o exemplo acima, eu coloquei que na segunda-feira devo me concentrar nas tarefas relacionadas a consultoria. Na terça-feira nas tarefas relacionadas ao blog, como escrever. Na quarta-feira realizo serviços administrativos, relacionados a pagamento de contas e gerenciamento de e-mails. Na quinta-feira estudo novos materiais, inclusive aqueles que devo utilizar para escrita de artigos na semana seguinte. Na sexta-feira acerto todas as pendências que ficaram na semana, e no fim de semana posso apenas curtir minha família.

É claro que eu não vou fazer apenas as tarefas relacionadas a cada tema nos dias especificados. Por exemplo, eu gosto de processar meus e-mails todos os dias, de forma que eles nunca se acumulem. Processamento de e-mails não está relacionado a maior parte dos temas que eu exemplifiquei acima, ainda assim, encontrarei um tempo para abrir minha caixa de entrada todos os dias.

Você também pode escolher alguns temas para colocar em cada um dos dias da semana, ou até nos fins de semana. Dessa forma, você sempre saberá exatamente o que fez antes de ir dormir, e o que precisará ser feito assim que levantar.

 

Considerações finais

As três modalidades de timeboxing podem ser utilizadas juntas, ou separadas, como preferir. Independentemente da modalidade que você escolhe, lembre-se que você precisa de prática e repetição até que sua cabeça se acostume com a ferramenta.

Portanto, escolha uma das modalidades, e procure aplicá-la por pelo menos 15 dias, de forma que você consiga aperfeiçoar o sistema para suas necessidades, e aí sim verificar se ele funciona ou não para você.

Qual das modalidades de timeboxing fez mais sentido para você? Vou adorar saber sua opinião nos comentários logo abaixo.

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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