Scrum: Gerencie projetos de forma ágil e eficaz

Nós vivemos em um mundo extremamente competitivo e obcecado pelo tempo. Não são raras as pessoas que hoje dizem e acreditam que “tempo é curto”, ou que “tempo é dinheiro”.  Nesse mundo que parece girar cada vez mais rápido, novas técnicas de produtividade e gestão do tempo são desenvolvidas todos os dias. Algumas desaparecem tão rápido quanto foram criadas, enquanto que outras parecem resistir com grande eficiência ao passar dos anos.

Existem, portanto, diferentes metodologias que buscam ajudar empresas (principalmente pequenas empresas) a executar rapidamente seus projetos e com isso disponibilizar produtos e serviços cada vez mais rápido no mercado. Essas metodologias são conhecidas como “metodologias ágeis”, sendo que entre elas a metodologia denominada “Scrum” ganhou grande notoriedade nos últimos anos.

Vamos então conversar um pouco sobre como ela funciona.

 

O que é o Scrum?

No rugby, utiliza-se o termo “Scrum” para descrever uma tática de jogo, na qual os jogadores de um mesmo time se unem, formando um grupo único, que empurra a bola até o campo adversário.

Com esse pensamento em mente, os professores Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka desenvolveram na década de 80 uma metodologia ágil, capaz de fazer com que equipes de desenvolvimento de produtos trabalhem como uma unidade, visando alcançar uma meta ou objetivo comum a todos.

Mesmo tendo sido desenvolvida na década de 80, muitos dos conceitos concebidos por Takeuchi e Nonaka são utilizados até hoje. Entretanto, com o passar do tempo, diversos outros conceitos foram aparecendo e sendo revisados, buscando sempre aumentar a agilidade com que projetos são executados e concluídos.

Em equipes de desenvolvimento de softwares, muitos desses conceitos ganham ainda mais aplicações, sendo essa uma das áreas que mais se beneficiou do advento das tecnologias ágeis. Contudo, o Scrum pode ser utilizado nos mais diversos nichos de mercado, aumentando a agilidade de finalização de projetos tanto em âmbito pessoal como profissional.

Não são raros os casos de pessoas que o utilizam para reduzir o tempo e os gastos na reforma de casa, ou nos seus estudos, ou até mesmo para otimizar a educação dos próprios filhos. Ainda assim, nesse artigo tentarei explicar quais são as características mais impactantes do Scrum no ambiente empresarial.

 

Os benefícios do Scrum

Além de oferecer uma grande redução nos gastos e no tempo necessário para execução de projetos, o Scrum ainda oferece diversos outros benefícios. Entre eles podemos citar:

  • Adaptativo

Como colocado acima, o Scrum pode ser utilizado para os mais diversos tipos de projeto. Isso acontece pela ampla capacidade de se adaptar ao projeto proposto.

  • Iterativo

Durante o processo de desenvolvimento de um projeto, é comum que apareçam demandas que não foram previstas no planejamento inicial. Isso acontece, pois, não temos total dimensão das dificuldades que enfrentaremos durante o projeto, até que elas apareçam.

Sabendo disso, o Scrum busca tomar decisões conforme os problemas sejam diagnosticados, retirando um grande peso do planejamento inicial, e colocando um peso muito maior nas lições aprendidas durante o processo.

  • Efetivo

O Scrum baseia o desenvolvimento de projetos sobre critérios definidos pelo cliente. Conforme o produto é desenvolvido, clientes podem dar sua opinião sobre o que precisa ser alterado no projeto, reduzindo assim a possibilidade de o produto chegar ao mercado já obsoleto.

  • Transparência na Comunicação

De acordo com o pressuposto inicial do Scrum, toda a equipe precisa trabalhar como uma unidade. Isso só é possível caso exista uma comunicação transparente entre os membros da equipe, onde cada um dos membros tem acesso à quais tarefas os outros estão trabalhando, e sobre quais dificuldades cada um está enfrentando.

A todo tempo, os funcionários atualizam o quadro de tarefas, onde colocam em quais afazeres estão trabalhando e no que precisam de ajuda. Esse quadro é também utilizado pela gerência para saber se os funcionários conseguirão finalizar o projeto a tempo.

  • Funcionalidade Cruzada

No Scrum funcionários não ficam restritos às suas capacidades técnicas. Dessa forma, problemas são discutidos e resolvidos por toda a equipe, favorecendo o aparecimento de novas ideias, e novos aprendizados em grupo.

  • Alto engajamento

Como os funcionários não ficam restritos apenas a uma função, eles possuem a disponibilidade de colaborar muito mais com seus colegas, aumentando assim o engajamento da equipe.

Além disso, os funcionários possuem a liberdade para decidirem o que devem fazer a todo tempo. Isso significa que os funcionários podem trabalhar de maneira autônoma, fornecendo assim um sentimento de empoderamento e apreciação pelo serviço.

 

Qual a diferença entre Scrum e os Modelos de Execução de Projetos mais tradicionais?

 Dentro dos benefícios listados acima, você provavelmente já notou que existem algumas diferenças claras entre o modelo de desenvolvimento sugerido pelo Scrum, e o modelo tradicional de execução de projetos. No quadro abaixo, eu busquei colocar quais as diferenças mais claras entre os dois modelos. É importante ressaltar que essas são apenas diferenças, sendo que os julgamentos do que é melhor ou pior devem ser feitos de acordo com cada projeto.

Tabela SCRUM

Adaptado do curso Basics of Scrum

Ênfase

No Scrum, a principal ênfase está nas pessoas que estão trabalhando, e não nos processos que estão sendo feitos. Isso significa que o Scrum preza muito pelo grande aprendizado da equipe, maior engajamento com o trabalho, e melhor comunicação entre os membros da equipe.

Tamanho

Embora o Scrum possa ser utilizado com equipes dos mais variados tamanhos, são comumente constituídas equipes de 4 a 7 funcionários. Em contrapartida, modelos tradicionais buscam atender necessidades de empresas muito maiores.

Documentação

Para que exista grande agilidade nos processos, a documentação precisa ser sempre mínima. Lembre-se que quanto maior for a burocracia dentro da empresa, maiores são as chances de os processos empacarem.

Estilo do Processo

Como já colocado dentro dos benefícios do Scrum, temos um estilo iterativo para o desenvolvimento do projeto. Isso significa que correções podem ser feitas em tempo real, e não apenas ao final do projeto.

Planejamento Prévio

Enquanto que metodologias tracionais envolvem um grande planejamento, para evitar perdas, o Scrum se concentra muito mais no aprendizado sobre aquilo que já foi feito. Dessa forma, não há a necessidade de um grande planejamento, pois se sabe que serão necessárias diversas alterações no planejamento inicial.

Quer saber mais? Então leia   Equipe Produtiva: 5 Estratégias para Aumentar a Performance do seu Grupo – com Christian Barbosa

Estilo de Gerenciamento

No Scrum, as decisões são tomadas pela equipe como um todo, e não centralizadas apenas sobre uma pessoa (gestor). Isso permite um fluxo de ideias muito maior para a resolução de problemas, e, consequentemente, dificuldades são sobrepostas muito mais rápido.

Liderança

Já que as decisões são tomadas pelos membros da equipe, o ambiente tende a ficar muito mais colaborativo. Esse é um dos fatores que mais aumentam o engajamento dos funcionários com a empresa e com o trabalho.

Medida de Performance

O modelo tradicional de execução de projetos visa atender ao que foi estipulado no planejamento. Contudo, na metodologia Scrum já se sabe que serão necessárias alterações no planejamento inicial, e, portanto, a performance do produto precisa ser medida diante do valor que esse possui no mercado.

Retorno no Investimento

No Scrum, a equipe trabalha para entregar porções do produto que possam ser vendidas ou usadas pelos consumidores no decorrer do desenvolvimento. Isso significa que a empresa não precisa chegar ao final do projeto para começar a receber pelo produto.

 

Como implementar o Scrum no seu negócio

Atenção: As informações colocadas abaixo visam apenas fornecer um entendimento básico sobre o funcionamento do Scrum. Caso queira ter mais informações, recomendo a leitura do livro Scrum – A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo, e para ainda informações acesse http://www.mindmaster.com.br/scrum/  e http://www.scrumguides.org/

 

Até agora, eu espero já ter-lhe convencido de que o Scrum possui grande benefícios quando aplicado corretamente, e que isso ocorre pelas diferenças que ele possui quando comparado com o modelo de execução tradicional de projetos. Entretanto, ainda falta entendermos como podemos passar a aplicar o Scrum dentro das empresas, para otimizarmos o nosso resultado.

Aqui está o processo de uma maneira simplificada:

  1. Seleção do Projeto
  2. Preparação para o Sprint
  3. Sprint
  4. Revisão
  5. Entrega do Produto Final

Scrum com íconesPlanejamento

O Scrum, assim como qualquer outra metodologia, se inicia com uma fase de planejamento. Nessa fase, devem ser feitas a “seleção do projeto” e a “preparação para o Sprint” (calma, eu já explico).

Durante essa fase, o chefe (que pode ser o Proprietário do Produto) se reúne com possíveis clientes para colher informações sobre problemas ou dificuldades que essas pessoas estão enfrentando, e que não estão sendo resolvidos de maneira satisfatória. Além disso, essas reuniões têm como intuito desvendar quais características de um produto ainda faltam no mercado e que precisam ser criadas ou adaptadas.

A partir desses problemas, o proprietário do produto começa a criar a “visão do projeto”, onde constam os dados iniciais para execução e finalização do projeto. Constam aqui quais os profissionais que serão necessários na equipe, quais itens são prioridade, quais os critérios estabelecidos para aceitação de cada um dos componentes do projeto, e qual o cronograma de atividades a ser desenvolvido.

 

Preparação para o Sprint

Em seguida, a equipe escolhida para desenvolver o projeto deve se reunir para definir o que será feito no próximo Sprint. Um Sprint é um período de tempo pré-definido para conclusão de determinadas tarefas. Por exemplo, podemos escolher o período de 2 semanas para o termino de um Sprint, e, portanto, devem ser escolhidas quais as tarefas que devem estar finalizadas até o final desse período.

É importante ressaltar que o proprietário do produto não fornece ordens quanto ao número de tarefas a ser desenvolvida, nem mesmo sobre quais são essas tarefas, sendo essas decisões tomadas como um consenso entre os membros da equipe. Uma vez que a equipe defina quais são as tarefas que serão feitas durante o Sprint, outras tarefas que ainda precisem ser realizadas ficarão para Sprints posteriores.

Para que todos os membros da equipe saibam quais tarefas foram escolhidas no Sprint, pode ser utilizado um quadro na parede onde cada tarefa é escrita em um post-it, de maneira similar ao utilizado no Kanbam Pessoal.

 

Sprint

Durante um Sprint, todos os membros da equipe trabalham para concluir as tarefas que foram escolhidas na reunião inicial. Utilizando o quadro com as tarefas, todos os membros devem conseguir visualizar facilmente o que está sendo feito, assim como o que ainda precisa ser concluído.

Ao final do dia, é necessário que seja realizada uma reunião, para que todos os membros da equipe se atualizem quanto ao andamento do projeto. É importante que essa reunião não demore mais do que 10 a 15 minutos, pois não deve prejudicar o tempo de trabalho da equipe.

Durante a reunião, devem ser feitas 3 perguntas para cada membro da equipe:

  1. No que você trabalhou hoje?
  2. No que você vai trabalhar amanhã?
  3. Quais os obstáculos que estão te impedindo de concluir as suas tarefas?

 

Sobrepondo Obstáculos

Caso algum dos membros da equipe esteja enfrentando obstáculos que impeçam o prosseguimento do projeto, é dever da equipe como um todo discutir quais são as possibilidades para sobrepor esses obstáculos e conseguir finalizar todas as tarefas até o final do Sprint.

Ao final do Sprint, é esperado que a equipe tenha alcançado algum resultado concreto, e que esse resultado esteja de acordo com os critérios estabelecidos na fase de planejamento. Os membros da equipe devem então apresentar seus resultados ao proprietário do produto, e se possível a futuros clientes, de forma que consigam adquirir feedback do que ainda precisa ser realizado.

 

Revisão

Uma vez que o Sprint é finalizado, o ideal é que seja realizada uma reunião final, onde os membros da equipe discutem como realizaram suas tarefas, assim como diferentes estratégias que poderiam ser utilizadas para finalização ainda mais rápida do produto. Essa reunião fica registrada como a “reunião de lições aprendidas”, e deve ser utilizada na preparação para os próximos sprints.

Assim que um Sprint é finalizado, pode-se iniciar uma nova reunião de planejamento para definir quais serão as próximas tarefas a serem realizadas para finalização do projeto. Novamente, é dever da equipe definir quais tarefas podem ser realizadas no tempo já pré-definido.

O processo de Preparação para Sprint, Sprint e Revisão deve ser realizado quantas vezes for necessário até a conclusão do projeto, e entrega do produto final.

 

Você está dentro?

E então? O que você achou? Quer uma equipe mais eficiente? Eu não escrevi sobre Scrum porque ele “pode funcionar” para você. Eu escrevi porque acredito que o Scrum pode revolucionar a maneira com que as equipes trabalham e alcançam resultados com eficiência. E é isso que você quer para seu negócio, não é? Então por que não tentar?!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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2 Respostas para “Scrum: Gerencie projetos de forma ágil e eficaz

  • Áquila Adler
    2 anos ago

    Gostei muito do artigo, Leonardo.

    Apenas uma dúvida.

    Pelo que entendi o Scrum é feito para otimizar o trabalho de uma equipe de forma que projetos sejam feitos mais rápidos e com maior envolvimento de todos os que estiverem trabalhando.

    É possível utilizar a filosofia, ou pelo menos os métodos do Scrum para o trabalho individual, ou seja, para quem trabalha sozinho?

    • Leonardo Polak
      2 anos ago

      Olá Áquila,

      Essa é uma ótima pergunta.

      Você entendeu corretamente qual o intuito de se utilizar o Scrum. Sem dúvida ele possui uma aplicação muito maior em equipes, principalmente quando levamos em consideração o maior fluxo de ideias que vem das reuniões pré e pós sprint.

      Ainda assim, algumas práticas podem ser utilizadas quando trabalhamos sozinhos. Pessoalmente, eu gosto muito da ideia dos Sprints, onde focamos em apenas uma área para ser melhorada, favorecendo o aparecimento rápido de resultados.

      Dessa forma, nos meus projetos eu sempre busco estipular uma meta de curto prazo, simulando assim um sprint. Eu também faço minhas revisões habitualmente, mas elas são feitas muito mais no modelo GTD (Getting Things Done) do que no formato do Scrum.

      Obrigado,
      Qualquer outra dúvida estou a disposição.

      Leonardo P Polak