Procrastinando de Propósito: 5 Permissões para você multiplicar o seu Tempo – parte 1

Procrastinando de Propósito

“Tudo que você sabe sobre gerenciamento do tempo está errado” Rory Vaden

Quando você pensa na palavra procrastinação, o que exatamente te vem a sua cabeça? Procrastinação é algo bom, ou ruim? Se você pensa como a maior parte das pessoas, a resposta, obviamente, é ruim. Quem gosta de deixar para depois tarefas importantes? Quem gosta daquele sentimento de que existe algo não finalizado?

Mas e se eu te contasse que grandes milionários procrastinam a todo tempo, você acreditaria? Se eu te contasse que os maiores diretores e chefes executivos das grandes empresas procrastinam o tempo todo, você discordaria?

Bom, essa é uma das ideias defendidas por Rory Vaden no livro “Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply your Time”.

Ficou intrigado?

Bom, então continue me acompanhando para conferir a fundo como Rory chegou a essas conclusões!

 

As três dimensões da Produtividade

Ao longo dos anos, a ciência que hoje chamamos de “Gerenciamento de Tempo”, ou “Gestão do Tempo” vem evoluindo. Desde o seu início, na década de 50 ou 60, a Gestão do Tempo passou por três grandes fases, que também correspondem a três dimensões de pensamento.

 

Pensamento Unidimensional – Urgência

Nas décadas de 50 e 60, o advento de máquinas cada vez mais rápidas começou a impactar fortemente a produção em diversas áreas fabris nos Estados Unidos, o que fazia com que donos de negócios sempre precisassem ponderar sobre a real necessidade de manter funcionários. Nessa época, agilidade na conclusão de tarefas era o que mais importava, e, portanto, foi nessa época que alguns estudiosos começaram a escrever sobre qual a melhor maneira de gerenciarmos nosso tempo.

Em Produtividade, consideramos essa época como a “Era do Pensamento Unidimensional”, já que aqui apenas o tempo importava, e, portanto, eficiência era o foco principal.

Infelizmente, algumas pessoas ainda hoje pensam exatamente dessa forma. Quando eu pergunto para as pessoas “Para você, o que é ser produtivo?”, eu escuto as mais diversas respostas, mas a maior parte delas sempre acaba se enquadrando em algo do tipo “Fazer mais em menos tempo”. Para essas pessoas, poder marcar diversos itens na sua lista de afazeres é a meta final.

O grande problema quando utilizamos esse tipo de raciocínio, é que cada vez mais e mais itens aparecem na nossa lista de afazeres, mas isso não significa que resultados reais estão vindo da realização dessas tarefas. Parece, portanto, faltar algum outro ingrediente na mistura.

 

Pensamento Bidimensional – Importância vs. Urgência

Em 1989, foi publicado nos Estados Unidos pela primeira vez o livro “Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes”, de Stephen Covey. Esse livro revolucionou a maneira como as pessoas veem o Gerenciamento do seu Tempo, principalmente porque o livro foi o responsável por popularizar a chamada “Matriz de Eisenhower”.

(Para saber onde Matriz de Eisenhower se originou, e como ela pode ser utilizada, clique aqui).

Para Stephen Covey, precisávamos pensar não apenas em concluir o maior número de tarefas em um dia, mas em concluir mais das tarefas que julgamos como importantes. Em outras palavras, Covey nos forneceu mais uma dimensão para considerarmos quando pensamos no nosso tempo. Além de pensarmos na urgência de cada situação, precisamos também pensar nos resultados que nossos afazeres estão nos trazendo.

 

A Importância da Matriz de Eisenhower

O que Covey gostaria de nos mostrar com essa matriz é que não devemos ficar focados apenas nas tarefas que são mais urgentes no nosso dia, pois tarefas urgentes não contribuem necessariamente para o progresso das nossas metas e objetivos. Além disso, existem tarefas que não possuem urgência, ou seja, elas não possuem um prazo ou uma data limite, mas ainda assim são extremamente importantes para nosso desenvolvimento pessoal.

Não é a toa que a “Matriz de Eisenhower” se tornou uma das ferramentas mais utilizadas quando falamos de priorização de tarefas, afinal de contas, ela constantemente nos lembra quais são as tarefas que estão realmente nos trazendo bons resultados. Mas não é porque uma metodologia nos traz bons resultados, que ela também está nos trazendo os melhores resultados, principalmente nos dias de hoje.

Pense por um momento sobre como o mundo era a quase 30 anos atrás, quando o livro de Covey foi primeiramente publicado. Em 1989, a internet ainda não estava tão disseminada como hoje, não haviam e-mails, smartphones, mídias sociais, Google, e você provavelmente ainda precisava levantar do sofá caso quisesse mudar o canal no televisor.

O mundo era completamente diferente naquela época, e não podemos solucionar os problemas de produtividade e gerenciamento de tempo que estamos tendo hoje com pensamentos e metodologias de décadas passadas. Nós precisamos aprimorar nossa maneira de pensar para obter resultados ainda melhores.

 

Pensamento Tridimensional – Significância vs. Importância vs. Urgência

Se você possui um negócio próprio, são grandes as chances de você estar passando muito mais do que um terço (8h) do seu dia trabalhando. Afinal de contas, são tantas as tarefas necessárias para o crescimento da sua empresa, que quando tentamos priorizar tarefas através da “Matriz de Eisenhower”, não saímos do lugar. Ao menos aparentemente, a quantidade de tarefas importantes no seu dia superou a quantidade de horas que você possui para trabalhar. Todas as tarefas parecem importantes para o crescimento do negócio, e você não consegue abrir mão de nenhuma delas.

Entretanto, essas horas a mais que você precisa passar trabalhando estão corroendo todas as outras áreas da sua vida. Você deixa de encontrar tempo para relacionamentos, diversão e descanso, e consequentemente se sente exausto, sobrecarregado, desmotivado e não realizado. Em média, uma em cada três pessoas que eu converso hoje em dia reconhecem que estão tendo dificuldades para conciliar vida pessoal e profissional.

Como uma defesa psicológica, essas pessoas dizem para si mesmas que essa é apenas uma fase, que isso apenas vai durar por seis meses ou um ano. Infelizmente, esse um ano se torna dois, esses dois se tornam cinco, esses cinco se tornam dez. Quando você vê, os anos passaram e você chega ao final da sua carreira tão sobrecarregado quanto estava no início.

Dessa forma, é necessário que pensemos além daquilo que é simplesmente importante, e adicionemos mais uma dimensão a maneira com que enxergamos o gerenciamento do tempo. Se faz necessário que comecemos a pensar muito mais em razão de significância!

 

O que é significância?

Basicamente, se importância é a medida de o quanto alguma coisa importa, e urgência é o quão logo alguma coisa importa, então significância é a medida de por quanto tempo alguma coisa importa. Em outras palavras, significantes são aquelas tarefas em que você utiliza seu tempo hoje, de forma que você ganhe mais tempo amanhã.

A melhor forma de se priorizar, portanto, não é se questionar sobre qual a tarefa mais importante do dia, mas sim se questionar sobre qual ou quais tarefas lhe permitem ganhar mais tempo amanhã. A melhor maneira de priorizar tarefas, portanto, é multiplicar o seu tempo, de forma que não passe toda a sua carreira com exatamente os mesmos problemas de administração do tempo.

 

Como Multiplicar o seu Tempo – As Permissões Emocionais

Uma vez que entendamos que a melhor forma de utilizarmos nosso tempo hoje é realizando tarefas que nos trarão mais tempo amanhã, precisamos entender como fazer isso. Por esse motivo, Rory listou 5 permissões que buscam justamente multiplicar o seu tempo.

Mas por que essas são permissões, e não estratégias?

Porque já fazemos muitas delas naturalmente no nosso dia-a-dia, apenas não nos permitimos fazê-las a todo momento. Portanto, a metodologia “Procrastinate on Purpose” defende que como primeiro passo precisamos nos fornecer a permissão emocional para realizar cada um dos passos da metodologia.

Para melhorar a compreensão, me permita te dar um exemplo. O primeiro passo da metodologia é eliminarmos aquilo que não está de acordo com as nossas metas. Todos nós fazemos isso naturalmente. Enquanto que concordamos em fazer algumas coisas, deixamos de concordar em fazer outras. Entretanto, muitas vezes não nos fornecemos a permissão emocional para negar pedidos ou afazeres provenientes de amigos ou colegas, não é mesmo?

 

Como Multiplicar o seu Tempo – O Funil do Foco

Pronto, uma vez que você entenda que multiplicar o seu tempo não está relacionado a estratégias super inovadoras, mas sim a fornecer a você mesmo a permissão emocional para trabalhar sobre as suas metas, podemos falar de todas as cinco permissões defendidas por Rory. Em seu livro, ele estipula uma ordem para essas cinco permissões, o que chama de “Funil do Foco”.

Procrastine de Propósito

Basicamente, todas as suas tarefas devem passar pelo funil antes de serem realizadas. A passagem no funil funciona através de três níveis de perguntas:

  1. Eu posso eliminar essa tarefa? Essa tarefa é absolutamente crucial para eu alcançar as minhas metas?
  2. Eu posso automatizar esse processo? É possível que esse processo seja feito automaticamente, ao invés de exigir que uma pessoa esteja fazendo o procedimento?
  3. Eu sou a única pessoa que pode fazer isso? Apenas eu possuo o conjunto de habilidades necessárias para execução dessa tarefa?

Os três níveis de perguntas são cruciais para que o menor número de tarefas permaneça como nossa responsabilidade, e por isso a analogia de um funil. Muitas tarefas entram, mas poucas tarefas saem.

 

Procrastinando de Propósito

Em seguida, se a tarefa passou pelos três níveis, e ainda assim precisa ser realizada por você, então chegou a hora de fazer a última pergunta: essa tarefa precisa ser feita agora?

Caso a resposta seja sim, o que você precisa fazer é se concentrar na tarefa, não se distrair, e finalizá-la o mais rápido possível.

Caso a resposta seja não, o que você precisa fazer é procrastinar a tarefa. Todas as tarefas que não devem ser feitas agora, independentemente de sua importância, devem ser procrastinadas.

Mas o que isso significa?

Significa que todas essas tarefas voltarão ao topo do funil, até que possam ser eliminadas, automatizadas, delegadas, ou finalmente serem executadas. Procrastinar, portanto, não é apenas deixar para depois as tarefas que precisam ser realizadas, mas considerar hora a hora se não existem maneiras de se eliminar, automatizar ou delegar cada uma das tarefas que não estão sendo feitas no momento.

 

Considerações Finais

Nesse artigo, nós cobrimos o que eu acredito ser o presente e o futuro das técnicas de Gerenciamento de Tempo. Entretanto, esse é apenas o começo. No próximo artigo, falaremos sobre maneiras mais práticas de utilizamos os conceitos aqui defendidos, de forma que você consiga internalizar cada um desses princípios com maior agilidade.

Espero você no próximo artigo!

 

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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