Procrastinando de Propósito: 5 Permissões para você multiplicar o seu Tempo – parte 2

A maior parte de nós se sente sobrecarregado nos dias de hoje. Nós temos que fazer tantas tarefas, tantas reuniões, responder a tantos e-mails, que as vezes fica difícil conciliar tudo.

Nós temos mais afazeres do que conseguimos lidar. Ao que parece, trabalhamos por mais horas, e mais rápido, mas nunca conseguimos estar com tudo em dia. Nós nos estressamos apenas em pensar sobre tudo o que precisamos fazer, nas contas para pagar, nos projetos em cima do prazo, nas crianças que precisamos cuidar, e na casa que precisa ficar limpa.

A solução? Multiplicar o próprio tempo! Mas como?

No artigo anterior, discutimos os princípios defendidos por Rory Vaden no livro “Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply your Time”. Falamos sobre os diferentes tipos de pensamentos que impactam nossa produtividade, e falamos sobre o “Funil de Foco”, o qual nos permite utilizar nosso tempo hoje, para multiplicar nosso tempo amanhã.

Neste artigo, focaremos muito mais na aplicação prática do “Funil do Foco”, de forma que ao final do artigo você já saiba exatamente por onde começar. Vamos lá?

 

O Funil do Foco

A metodologia “Procrastinate on Purpose” se baseia em 5 passos que foram colocados em uma ordem lógica, de forma que você saiba exatamente qual a sequência que deve seguir. São eles:

Procrastine de Propósito

  1. Eliminar
  2. Automatizar
  3. Delegar
  4. Procrastinar
  5. Concentrar

Vamos então entender como cada um desses passos funciona.

 

1. Eliminar

Bom, essa não deve ser a primeira vez que você me vê falando de eliminar tarefas. Se você me acompanha a algum tempo, já deve ter lido o texto “Por que menos é mais? O Poder do Essencial”.

Nesse artigo, eu explico como Warren Buffet, um dos investidores mais bem-sucedidos do último século, prioriza suas atividades. Buffet possui duas listas: 1) Sua lista do que deve fazer; 2) Sua lista do que não deve fazer.

Nos dias de hoje, eu diria que possuir uma lista do que você não deve fazer é tão útil, ou até mais útil do que uma lista do que você deve fazer. Em um mundo tão cheio de tarefas e distrações, se não ganhamos clareza sobre o que não deve ser feito, então corremos o risco de nos frustrarmos, ao tentar fazer um pouco de tudo.

Justamente por isso, Rory coloca como o primeiro passo do seu “Funil do Foco” a eliminação de tarefas. Nesse passo, a pergunta que você deve se fazer é “Eu posso eliminar essa tarefa? Essa tarefa é crucial para que eu atinja as minhas metas? ”

Elimine o máximo de tarefas que não estejam te aproximando da pessoa que você gostaria de ser.

 

Aprenda a dizer “Não”

Mas por onde começar? Bom, eu considero um bom primeiro passo você começar a eliminar suas tarefas entendendo o poder do “não”.

Muitas pessoas não percebem, mas todas as vezes que dizemos “sim” para alguma coisa, estamos dizendo “não” para diversas outras. Por exemplo, todas as vezes que você diz “sim” para assistir televisão, você está dizendo “não” para a leitura de um livro, ou para a prática de um hobbie, ou para passar tempo com a sua família. Se você diz “sim” para ficar navegando na internet, você está dizendo “não” para revisão das suas metas, ou para execução de tarefas que contribuem para suas metas, ou para o seu descanso.

Não existe algo do tipo “Eu tenho dificuldades em dizer não”. Você pode ter dificuldades em dizer não para algumas coisas, mas está, a todo momento, negando outras possibilidades. Ainda assim, dizer não para algumas pessoas, como o chefe, ou o marido/esposa, é mais difícil do que dizer não para um colega ou um conhecido, não é mesmo?

Então você me pergunta: como é que eu posso dizer não para essas pessoas? Como eu digo não quando o resultado dessa resposta pode ter sérias implicações?

 

Como dizer não para o chefe ou para a “patroa”

Bom, você não precisa necessariamente dizer “não” para a pessoa. Geralmente, quando você fornece uma visão de longo prazo sobre o que precisa ser feito, a pessoa já refletirá se deve mudar de opinião. Por exemplo, se sua esposa te pede para levá-la na festa de aniversário de 1 aninho do seu primo, e você não gosta de festa de crianças, o que você faz? Pense a longo prazo, e em algo que beneficie vocês dois. A sua resposta poderia ser algo do tipo “Olha amor, se eu te levar nessa festa, depois eu terei que ficar trabalhando a noite. Mas se eu ficar trabalhando agora, teremos tempo para assistir um filminho mais tarde, o que acha? ”.

Pronto, você acabou de negar o pedido, trocando ele por uma tarefa que está mais alinhada com as suas metas (passar mais tempo com a família). Quando fornecemos a outra pessoa uma visão de longo prazo, fica muito mais simples que a pessoa concorde com seu ponto de vista.

 

2. Automatizar

O segundo ponto defendido por Rory é que precisamos buscar automatizar qualquer processo repetitivo no nosso fluxo de trabalho. A pergunta, nessa fase seria: é possível que esse processo seja feito automaticamente, por um computador, ou uma máquina, ao invés de ser feito por mim?

Vamos dar um exemplo, vamos dizer que hoje você possui 3 contas diferentes de e-mails. Todos os dias, você precisa ficar atento aos e-mails que chegam em cada uma das caixas de entrada. Muitas vezes, você também tem dificuldades em encontrar um e-mail, pois não sabe em qual caixa de entrada ele foi enviado.

É possível automatizar o processo, de forma que você começasse a receber seus e-mails em apenas uma caixa de entrada? Sim, é possível. Hoje em dia, a maior parte dos provedores permite o envio automático de todos os e-mails que chegam para outro provedor de sua escolha. Dessa forma, você só precisa ficar de olho em uma caixa de entrada, e economiza o tempo gasto para checar as demais.

Hoje em dia, existem plataformas especializadas apenas em automatizar tarefas. Para citar alguns exemplos, as plataformas Zapier e IFTTT conseguem conectar e automatizar a comunicação entre centenas de plataformas. Facebook, Twitter, Dropbox, Instapaper, Gmail, YouTube, Instagram, Evernote, Todoist, WordPress e muitos outros. Basta tirar um tempinho do seu dia para aprender como essas plataformas funcionam, e tenho certeza que você não vai se arrepender!

Artigo Relacionado: Integrando e Automatizando tudo com o IFTTT

 

3. Delegar

A terceira permissão defendida por Rory Vaden é que devemos tentar delegar o máximo de tarefas possíveis a nossos subordinados. Nesse passo, a pergunta que você deve se fazer é “Eu sou a única pessoa que pode fazer isso? Apenas eu possuo o conjunto de habilidades necessárias para execução dessa tarefa?”

Se a resposta para ambas essas perguntas for “não”, o melhor que você tem a fazer é delegar essa tarefa para algum de seus funcionários. Mas atenção, existe uma grande diferença entre delegar corretamente uma tarefa para um funcionário, e apenas dar ordens para que algo seja feito.

No artigo “Como delegar de maneira eficiente, com Christian Barbosa e Zachary Sexton”, o consultor Christian Barbosa nos fala da importância de montarmos um mapa, ou um esquema de como delegaremos nossas tarefas. Para se delegar com eficiência, precisamos despender o tempo necessário para que as outras pessoas entendam exatamente o que queremos, o que para muitas pessoas pode parecer um problema.

Ainda assim, lembre-se que a metodologia “Procrastinate on Purpose” visa multiplicar o seu tempo, despendendo tempo hoje para que você tenha mais tempo livre amanhã. Dessa forma, é normal que ao começar a delegar suas tarefas, o tempo pareça ainda mais curto, e você não veja imediatamente os benefícios de deixar outras pessoas realizarem suas tarefas, mas lembre-se que a longo prazo, essa é a única forma de você livrar tempo para fazer outras tarefas que sejam mais da sua preferência.

 

4. Procrastinar

Bom, se você seguiu a metodologia até aqui, e já verificou que a tarefa não pode ser eliminada, automatizada ou delegada, chegou a hora de analisarmos se devemos procrastinar essa tarefa ou nos concentrarmos para sua realização. A pergunta que deve ser feita nesse passo é “Essa tarefa deve ser feita agora? Dentre todas as tarefas que eu possuo, essa é a tarefa que me trará os melhores resultados se feita agora? ”

As respostas para essas perguntas definem quais tarefas passam para o passo 5) concentrar, ou passam novamente ao topo do funil. Atenção para esse último ponto. Intuitivamente, consideramos que se algo já passou pelos 3 passos anteriores do funil, agora só precisamos agendar, ou esperar um tempo livre para executar essa tarefa. Entretanto, Vaden aconselha em seu livro que cada tarefa seja repassada no funil todas as vezes que for procrastinada. Isso acontece, pois, talvez a tarefa não possa ser eliminada hoje, mas isso não significa que ela não possa ser eliminada amanhã, ou depois de amanhã, ou na próxima semana. O mesmo vale para tarefas que ainda não foram automatizadas ou delegadas.

Portanto, todas as vezes que resolver considerar qual a melhor tarefa a ser feita agora, repasse suas tarefas pelo funil, e veja quais podem ser eliminadas, automatizadas ou delegadas.

 

5. Concentrar

Por último, apenas resta nos concentrarmos para executar a tarefa proposta.

Em seu livro, Rory Vaden faz uma analogia onde relaciona a capacidade de se concentrar com o trabalho de fazendeiros.

Você sabe quantas por dia um fazendeiro trabalha durante a época de colheitas? Cerca de 18 horas! Dado o fato de sua vida nos próximos anos depender daquele pequeno espaço de tempo em que a safra precisa ser colhida, você acha que um fazendeiro pode ficar doente durante essa época? Você acha que ele pode se dar ao luxo de ficar cansado ou reavaliar suas opções de carreira? Não! Durante o período de colheita, o fazendeiro precisa otimizar todos os seus esforços para que toda a safra seja recolhida. Independentemente do que ele está sentindo, o fazendeiro precisa pensar que ele está trabalhando o dobro do tempo agora, para que possa aproveitar seu tempo livre nas semanas ou meses subsequentes.

Para isso, fazendeiros precisam de foco total e concentração completa no que estão fazendo agora, o que é exatamente o que você precisa para aplicar a quinta e última permissão da metodologia “Procrastinate on Purpose”.

Dessa forma, se você escolheu determinada tarefa como a que você deve fazer agora, procure focar totalmente na sua execução, e não deixe que outras tarefas te distraiam do seu caminho. Através da concentração total em apenas uma tarefa, você a finalizará mais rápido, e terá mais tempo para rever quais são as suas próximas prioridades.

 

Considerações Finais

Não é à toa que o livro “Procrastinate on Purpose” já ganhou diversos prêmios, e foi endossado por grandes empreendedores como Dave Ramsey, Seth Godin, Jon Gordon e Jon Acuff. A metodologia de Rory realmente revela a maneira com que grandes nomes do empreendedorismo pensam a respeito de seu tempo, e fornece uma estrutura para que possamos utilizar esse mesmo modelo!

“Canalize suas emoções na excelência de fazer algo, ao invés de na mediocridade de decidir se deve ou não fazê-lo”. Rory Vaden

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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