Os 7 Melhores Vídeos para Você Definir suas Prioridades!

Em inglês, chamamos de “Bucket list” a lista de todas as atividades que uma pessoa gostaria de fazer antes de morrer. Nela, geralmente são colocadas atividades como pular de paraquedas, aprender uma nova língua, viver em algum outro país, se casar, correr uma maratona, voar em um balão, fazer trabalho voluntário, entre outros.

Embora a maior parte das pessoas não faça uma lista como essa, todos nós temos aspirações a respeito de atividades que ainda queremos desenvolver. Mas talvez, como a maior parte das pessoas, você também “nunca teve tempo”.

Durante toda a nossa vida, somos ensinados que tempo é um recurso finito e escasso, e, por esse motivo, precisa ser gerenciado. Essa é uma crença central na nossa sociedade. “Não há tempo suficiente” se tornou um mantra que dia após dia impacta nossa felicidade, nosso corpo, nossa capacidade de amar e de sermos criativos.

Mas será mesmo o problema a “falta de tempo”?

 

Falta de tempo ou falta de prioridades? – Com Gabriel Goffi

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo todos os dias, não é mesmo? Se você pensar em um ídolo, ou uma celebridade que você admira, essa pessoa também vive as mesmas 24 horas por dia que você, concorda? Ainda assim, existem pessoas na sociedade que conseguem ser muito mais produtivas que a média das pessoas, e por isso obtêm os melhores resultados a curto e longo prazo.

Mas se o tempo é uma constante, o que essas pessoas fazem diferente das demais?

Bom, alguns livros foram escritos para tentar explicar isso. Para citar apenas alguns, podemos falar dos livros “Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes” de Stephen Covey e “Quem Pensa Enriquece” de Napoleon Hill. Mas independentemente do livro que você pegue, todos os autores concordam em um ponto: não existe falta de tempo, mas sim falta de prioridades.

Se você não consegue aprender uma nova língua, é porque essa não é sua prioridade. Se você não consegue ir rotineiramente ao médico, é porque essa não é sua prioridade. Se você dorme menos do que gostaria todas as noites, é porque essa não é sua prioridade.

 

O que acontece quando não priorizamos? – Com Seiiti Arata

A palavra “prioridade” possui sua origem na palavra latina “priori”, a qual designa algo que vêm “antes, ou à frente”. Dessa forma, por definição, sua prioridade corresponde a tarefa que foi coloca “à frente” das demais. Por exemplo, neste exato momento, a leitura deste texto é a sua prioridade, pois foi colocada à frente de todas as demais tarefas que ainda precisam ser feitas no seu dia.

Bom, se você está me acompanhando nesse artigo, é de se esperar que você tenha feito isso por decisão própria. Você definiu que essa era sua prioridade, mesmo que não tenha feito isso conscientemente. Isso acontece porque a todo momento estamos priorizando e repriorizando nossas tarefas. Não é possível falar algo do tipo “eu não tenho prioridades”.  O que acontece é que muitas vezes não temos total consciência das nossas prioridades, e acabamos por viver uma vida reativa, delegando a outras pessoas a capacidade de definir o que é prioridade no nosso dia.

Dessa forma, existem diferentes estratégias que você pode utilizar para sair do piloto automático e começar a priorizar conscientemente suas tarefas. Neste artigo, falaremos das 5 estratégias mais utilizadas no mundo corporativo.

 

Estratégia 1 – Priorização por Habilidades Únicas – Com Erico Rocha

A primeira estratégia que você pode utilizar é definir suas prioridades através das suas habilidades únicas. Como definido no vídeo pelo Erico Rocha, habilidades únicas são todas aquelas tarefas que você faz e que só você pode fazer, ou são aquelas tarefas que você faz muito bem, melhor que todo mundo, ou que você é muito bem pago para fazer.

Dessa forma, para priorizar suas tarefas, o Erico define suas tarefas como “negociáveis”, ou como “não negociáveis”. As tarefas “não negociáveis” são todas aquelas que utilizam suas habilidades únicas, como criar conteúdo de valor para sua audiência, investir nas parcerias das suas empresas e investir em empoderar os líderes e gestores das suas empresas.

As tarefas “negociáveis” são todas aquelas que não utilizam as suas habilidades únicas, como verificação de campanhas nas redes sociais, atender telefonemas, participar de todas as reuniões, etc.

Dessa forma, a aplicação dessa estratégia é um tanto simples. Primeiramente, defina quais são suas habilidades únicas. Defina quais são as tarefas que apenas você pode fazer, que você faz melhor que todo mundo, ou que é muito bem pago para fazer. Em seguida, defina no seu cronograma uma hora, ou meia hora pelo menos, para cada uma dessas tarefas. Defina no seu dia quais serão os horários que você passará trabalhando nas suas habilidades únicas, e quais horários são mais negociáveis, e podem ser preenchidos com outras tarefas.

 

Estratégia 2 – Priorização por Metas Trimestrais – Com Christian Barbosa

A segunda estratégia é priorizar tarefas através de uma visão de longo prazo, utilizando metas. No artigo “Método SMART: Estabelecendo Metas Inteligentes para uma Vida de Sucesso”, eu ensinei como podemos definir nossas metas, assim como falei da importância de colocarmos prazos trimestrais para a conclusão de nossos projetos.

Para simplificar, quando estabelecemos metas menores que três meses, geralmente não conseguimos planejar algo muito grande. Planejamos metas pequenas, que nos trazem poucos resultados, pelo curto espaço de tempo que temos para desenvolvê-la. Em contrapartida, quando estabelecemos metas com prazos superiores a três meses (metas anuais, por exemplo), não começamos a nos planejarmos e a tomarmos atitudes a partir de hoje. Consequentemente, o período de 3 meses é um bom prazo para que definirmos uma meta relativamente grande, enquanto também nos sentimos compelidos a tomarmos atitudes a partir de hoje, garantindo a eficiência da meta.

Uma vez definida a suas metas, você pode utilizá-las para priorizar tarefas importantes todos os dias. Isso significa que tarefas que permitam a você se aproximar das suas metas são prioridades quando comparadas a tarefas que não façam parte das suas metas.

 

Estratégia 3 – Priorização por Nível de Energia – Com Chris Allmeida

Você já deve ter percebido que existem horários no dia que você se sente altamente energizado, com disposição para pensar, planejar, e fazer suas tarefas, enquanto que existem períodos do dia que você gostaria apenas de ficar sentado, assistindo televisão, sem que te façam qualquer tipo de pergunta.

Quer saber mais? Então leia   Procrastinando de Propósito: 5 Permissões para você multiplicar o seu Tempo – parte 1

Talvez você nunca tenha parado para considerar, mas essas diferenças de energia geralmente acontecem em horários específicos do seu dia, e podem ser facilmente mapeadas, de forma que você consiga priorizar tarefas de acordo com o como estará se sentindo em determinado horário.

Para seguir essa estratégia, é primeiro necessário que você conheça qual o ritmo que seu corpo possui todos os dias. Dessa forma, sugiro que um período de 1 a 2 semanas, apenas colete os dados de como está se sentindo. Pegue um calendário, ou agenda, ou até mesmo faça uma tabela no computador, onde consiga colocar hora a hora como está se sentindo. Você pode utilizar, por exemplo, três diferentes categorias para definir seus níveis energéticos, como “baixa energia”, “média energia” e “alta energia”.

Assim que finalizar 1 ou 2 semanas de mapeamento energético, é muito provável que um padrão se torne claro para você, a respeito de quais são os horários de maior e menor energia. Em seguida, você apenas deve dividir e priorizar suas tarefas de acordo com o nível de energia necessário para completar a tarefa. Por exemplo, tarefas que requerem criatividade requerem alta energia, enquanto que tarefas mais técnicas, como processar e-mails, podem ser feitos em horários de média ou baixa energia.

 

Estratégia 4 – Priorização por Matriz de Eisenhower – Com Chico Montenegro

A quarta estratégia que podemos utilizar para priorizar nossas tarefas é chamada de “Matriz de Eisenhower”, em homenagem ao seu criador Dwight Eisenhower. Desde os anos 80, quando foi amplamente utilizada nos livros de Stephen Covey, a Matriz de Einsenhower adquiriu grande notoriedade no mundo corporativo, sendo até hoje uma das metodologias mais utilizadas quando falamos de priorização.

A Matriz é composta por 4 quadrantes, os quais proporcionam uma maneira simples de organizar suas tarefas. Para usá-la, é preciso separar suas tarefas de acordo com urgência e importância

Quadrante 1: Tarefas urgentes e importantes;

Quadrante 2: Tarefas importantes, mas não urgentes;

Quadrante 3: Tarefas urgentes, mas não importantes;

Quadrante 4: Tarefas que não são importantes e nem mesmo urgentes.

Abaixo temos uma ilustração que exemplifica como cada quadrante pode ser montado, com algumas tarefas mais comuns do dia-a-dia.

QUADRANTES DE EISENHOWER

Para facilitar sua decisão, considere como importantes as tarefas que contribuem para suas metas e complementam seus valores. Em contrapartida, considere como urgente as tarefas que você sente necessidade de reagir, como telefonemas, e-mails, ou outros tipos de chamadas, assim como ajustes de última hora.

Artigo Relacionado: Matriz de Eisenhower: O Guia Descomplicado Para Priorizar as Tarefas do seu Dia a Dia

 

Estratégia 5 – Priorização por Significância –  Com Rory Vaden

Por último, a quinta e última estratégia de priorização pode ser utilizada no livro “Procrastinate on Purpose”, de Rory Vaden. Basicamente, Vaden procura adicionar uma dimensão a mais do que as duas já utilizadas na Matriz de Eisenhower. Ao estudar milionários e pessoas de sucesso, Vaden descobriu que essas pessoas não calculam suas prioridades apenas se baseando naquilo que é urgente ou importante. Essas pessoas utilizam medidas de significância para fazer seus cálculos, e só aí tomam suas decisões.

Mas afinal de contas, o que é significância?

Bom, se importância é a medida de o quanto alguma coisa importa, e urgência é o quão logo alguma coisa importa, então significância é a medida de por quanto tempo alguma coisa importa. Em outras palavras, são significantes aquelas tarefas em que você utiliza seu tempo hoje, de forma amanhã elas possam te trazem mais tempo.

 

Pode me dar um exemplo?

Vamos dizer que diariamente você executa uma tarefa que demora em média uma hora para ser finalizada. Isso corresponde a 7 horas por semana, e 30-31 horas por mês. Haveria alguma forma de você reaver esse tempo?

Segundo o cálculo de significância, a resposta é sim. Por exemplo, digamos que você possa delegar essa tarefa para um de seus funcionários. Para aprender a executar a tarefa como você, ele precisaria de 50 horas de treinamento. A maior parte das pessoas se recusaria a treinar esse funcionário. Utilizar 50 horas suas para treinar alguém para executar uma tarefa que você leva apenas uma hora parece algo insano. Ainda assim, em menos de 2 meses seu funcionário pode estar fazendo essa tarefa tão bem quanto você, livrando a você inúmeras horas que podem ser utilizadas nos meses subsequentes.

Outra forma de pensar, seria em automatizar o processo, de forma que ele leve menos tempo para ser finalizado. Por exemplo, se você conseguisse criar um sistema, que fizesse automaticamente 50% do procedimento, você poderia economizar meia hora todos os dias, o que resulta em 15 horas ao final do mês. É claro que para automatizar algum procedimento, serão necessárias algumas horas de estudo e testes, mas o cálculo deve ser feito da mesma forma que o cálculo de delegação que eu coloquei no parágrafo anterior.

Artigo Relacionado: Procrastinando de Propósito: 5 Permissões para multiplicar o seu tempo.

 

Considerações Finais

Não existem formas certas ou erradas de se priorizar tarefas. O que existem são técnicas que funcionam ou não funcionam para você. Dessa forma, se estiver indeciso, escolha a estratégia que lhe pareceu mais interessante e procure aplicar no seu dia a dia. Caso veja que ela funciona, não desperdice seu tempo testando as demais. Ainda assim, caso ela não esteja funcionando, escolha alguma das demais e busque colocá-la em prática.

“Desejos ditam nossas prioridades, prioridades moldam nossas escolhas, e nossas escolhas determinam nossas ações”. Dallin H. Oaks

 

Sobre os autores

Gabriel Goffi é fundador da “High Stakes Academy”, uma academia online que oferece experiências de aprendizado focadas na performance humana e no empreendedorismo.

Seiiti Arata é fundador da “Arata Academy”, e trabalha como coach e mentor para jovens empresários e profissionais que procuram alcançar resultados de excelência.

Erico Rocha é fundador do “Fórmula de Lançamento”, e é visto hoje com um dos maiores especialistas em Marketing Digital para pequenos negócios online.

Christian Barbosa é o fundador dos blogs “Produtividade Pessoal” e “Mais Tempo”, e da empresa TriadPS, a qual presta serviços de consultoria especializada em produtividade e colaboração.

Chris Allmeida é fundador do blog “Chris Allmeida”, e trabalha como instrutor de autoconhecimento, escritor e empresário.

Chico Montenegro é fundador do site “Olhe Fora da Caixa”, onde fala sobre desenvolvimento pessoal, autoconhecimento, empreendedorismo e negócios digitais.

Rory Vaden é fundador da empresa “Southwestern Consulting”, e presta serviços de consultoria especializada em produtividade e liderança.

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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