Método Action: Organização e Eficiência na Execução de Projetos

Certo dia, você está em casa assistindo televisão quando, de repente, eureca! Você tem uma ideia fantástica, que pode ajudar a sua empresa, e tornar seus produtos muito mais rentáveis.

No dia seguinte, você leva essa ideia para sua equipe, para que juntos comecem a transformar sua ideia em realidade. Contudo, nas semanas seguintes o projeto parece não andar, e gradualmente todos começam a perder o entusiasmo pelo projeto. Em aproximadamente um mês, o projeto é desmantelado e esquecido na gaveta. Sua ideia maravilhosa acabou indo para o buraco!

Infelizmente, esse é um acontecimento muito comum em diversas empresas. Muitas ideias geniais acabam sendo esquecidas apenas por falta de execução.

Mas não precisa ser sempre assim! Você pode organizar melhor suas ideias, fazendo com que elas nunca sejam esquecidas, e você gradualmente possa progredir rumo ao que deseja e, além de tudo, cheio de entusiasmo!

 

O que é o Método Action?

Com essa ideia em mente, o “Método Action” foi desenvolvido em 2006 pela empresa Behance, como uma forma de organizar melhor as informações no ambiente de trabalho, e possibilitar que todos os integrantes da equipe estejam em dia com seus projetos.

O nome da metodologia “Action”, ou “Ação”, resume bem no que consiste todo o método.  Basicamente, todo o pensamento aqui é orientado para execução de projetos. Isso porque até mesmo as suas ideias mais brilhantes estão constantemente sob sério perigo de abandono, caso você não comece a agir.

Embora o método tenha sido criado para empresas, ele pode ser facilmente adaptado para uso pessoal. Portanto, mesmo que você trabalhe sozinho hoje, ainda poderá tirar grande proveito da técnica.

A maneira mais simples que eu encontrei de te explicar o método é começando pelas duas premissas que sustentam todo a metodologia.

 

As Duas Premissas do Método Action

Existem apenas duas premissas que sustentam todo o método. São elas:

 

  • Todas as suas tarefas fazem parte de algum projeto

De maneira muito similar ao Método RPM, o Método Action assume que todas as suas tarefas fazem parte de algum projeto maior.

Dessa forma, aquela grande apresentação que você precisa fazer na quarta-feira é um projeto. Aquela nova campanha que você já está preparando é um projeto. Seus planos de desenvolvimento pessoal constituem em um projeto. O cuidado com a casa, seus relacionamentos, o gerenciamento das finanças, são todos projetos.

Muitas vezes, enquanto estamos realizando todas essas tarefas no dia a dia, nos esquecemos que cada tarefa, por menor que seja, contribui de alguma forma para uma imagem maior do que queremos para nossa vida. Todos nós trabalhamos em prol de algo a mais do que um salário no final do mês. Todos trabalhamos por projetos que muitas vezes vão além do nosso interesse.

Dessa forma, quando voltamos a colocar cada uma dessas tarefas dentro de projetos, recuperamos uma perspectiva maior sobre o rumo que nossa vida está tomando.

Além disso, como a maior parte das pessoas, eu tenho certeza que você luta para progredir em cada projeto que faz parte da sua vida, sendo que um dos seus maiores desafios é sempre o número de projetos que se encontram a sua frente.

Mas assim que você volta a enxergar tudo na sua vida como projetos, você pode começar a quebrá-los em porções menores, e nos seus componentes mais fundamentais: Itens de Ação, Itens de Referência e Itens em “Banho-Maria”.

 

  • Todo projeto pode ser dividido em 3 componentes

Como segunda premissa do Método Action, temos que cada projeto na nossa vida pode ser subdividido em 3 componentes fundamentais. São eles:

 

– Itens de Referência

Todo projeto possui um conjunto de informações que são úteis para sua realização, mas que não são necessariamente executáveis. Minutas de reuniões, manuais, websites, registros de discussões são apenas alguns exemplos.

Você também pode ter alguns livros que deseja ler para aprimorar suas habilidades de liderança, ou pode até mesmo considerar este blog como uma referência no seu projeto para alavancar sua Produtividade Pessoal.

 

– Itens em “Banho-Maria”

Em segundo lugar, existem sempre algumas ideias ou ações que são importantes para o projeto, mas que não são relevantes no momento atual, podendo ser importantes em algum momento no futuro.

Por exemplo, redesenhar seu site pode ser algo interessante no seu projeto de marketing. Mas, se essa tarefa não possui tanta urgência para ser executada, pode ser armazenada facilmente na sua lista de “Banho-Maria”.

 

– Itens de Ação (tarefas)

Finalmente, chegamos à espinha dorsal do Método Action: os “Itens de Ação”. Essas são as tarefas específicas que precisam ser feitas para realização e finalização do seu projeto. Por exemplo, “Criar o esboço para sua apresentação”, ou “Estabelecer exatamente quais são os benefícios do meu produto que eu vou focar”.

Os itens de ação correspondem a todas as tarefas, por menores que elas sejam, que fazem parte de algum projeto ativo.

 

Utilizando o Método Action no “Todoist”

Certo, uma vez que você entenda que dentro do Método Action sempre estaremos lidando com projetos, e que cada um dos seus projetos pode ser subdivido em “Itens de Ação”, “Itens de Referência” e “Itens em Banho-Maria”, podemos começar a explorar um pouco mais como aplicar essa metodologia na prática.

Aqueles que me acompanham já há algum tempo, sabem que minha lista de tarefas preferida é o “Todoist”, e, portanto, explicarei como aplicar o método utilizando essa ferramenta.

(Para fazer o download gratuito do Todoist, clique aqui).

 

Projetos

Certo, o primeiro passo é definir quais exatamente são os projetos que você está trabalhando, e listá-los no campo “Projetos” na lateral esquerda do Todoist. Aqui não existe segredo. Liste todos os seus projetos, até mesmo aqueles que não estão ativos no momento.

Dessa forma, se você ainda deseja fazer a reforma da cozinha na sua casa, ou desenvolver um novo produto para sua empresa, ou começar a praticar algum tipo de exercício físico, liste tudo isso como diferentes projetos.

Enquanto estiver adicionando seus projetos, você vai perceber que existe um pequeno círculo, de cor cinza, ao lado de cada novo projeto que você adiciona. Dessa forma, antes de adicionar o novo projeto, eu peço que você altere para a cor verde o círculo dos projetos que atualmente estão ativos, e para vermelho o círculo dos projetos que estão inativos (projetos que você deseja executar algum dia).

metodo-action-projetos-verdes-e-vermelhos

Dessa forma, apenas passando o olho na sua lista de projetos, você conseguirá facilmente visualizar de maneira clara em quais projetos está trabalhando e quais ainda não está. Além disso, caso queira começar a trabalhar em um novo projeto, tudo o que precisa fazer é editar a sua cor no aplicativo.

Caso desista, ou deixe de trabalhar em determinado projeto, você ainda pode arquivá-lo facilmente e deixar todos os seus dados salvos na plataforma.

 

Itens de Ação e Itens de Referência

Certo, uma vez que você tenha criado uma pasta para cada um dos seus diferentes projetos, o próximo passo é você começar a listar todos os itens que fazem parte dele.

O meu conselho é para que divida os seus itens de ação e de referência em diferentes subpastas dentro do meu mesmo projeto.

metodo-action-itens-de-acao-e-de-referencia

Coloque todos os itens que são executáveis dentro da pasta “Itens de Ação” e todos os itens que não são executáveis dentro da pasta “Itens de Referência”.

Se preferir, você também pode deixá-los na mesma pasta, e então adicionar algum tipo de etiqueta que permita a você separar facilmente as referências das ações. Por exemplo, você pode adicionar a etiqueta “@ref” antes de cada referência, o que até mesmo facilitará encontrar mais tarde essa referência através do sistema de busca.

 

Itens em Banho-Maria

Por último, os itens que estão em banho-maria correspondem àqueles que estão em espera, e que você pretende executar mais tarde. Se você está acostumado com o sistema “Getting Things Done (GTD)”, essa lista seria o equivalente à lista “Um dia/Talvez”.

No Todoist, a melhor forma que eu encontro de manter os itens em banho-maria é criando um projeto completamente diferente, e colocando todos os itens em banho-maria dentro dessa mesma lista. Então, conforme os dias vão passando, você revisa essa lista e retira de lá os itens que deseja agir no momento.

Alternativamente, você pode inserir esses itens já dentro dos seus respectivos projetos, e utilizar um asterisco “*” antes da descrição da sua tarefa, de forma que ela não possa ser completada.

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Considerações Finais

Quando estiver pensando sobre como aplicar o método, dê prioridade para alguma forma de capturar suas tarefas e projetos que se adapte às suas necessidades. Além disso, tenha em mente que o design da sua metodologia vai afetar muito a sua motivação para utilizá-la.

Atração frequentemente gera comprometimento. Se você gosta do seu método de organização, é muito mais provável que você o utilize com frequência. Por esse motivo, pequenos detalhes como a escolha do seu aplicativo, e as cores que você escolheu para separar seus projetos podem fazer toda a diferença no seu nível de comprometimento com a técnica.

Escolha com sabedoria, e caso tenha alguma dúvida, utilize o espaço logo abaixo para fazer um comentário. Terei o maior prazer em lhe ajudar!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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3 Respostas para “Método Action: Organização e Eficiência na Execução de Projetos

  • Muito bom esse método para quem está começando e tem aquela crença limitante de “não sou disciplinado para método de produtividade”. Vou indicar um amigo meu. Atualmente uso alguns hábitos do ZTD.
    Seu blog para mim é a maior referência em produtividade já que você tem bastante carga de leitura de livros, sabe criar um blog memorável e sua redação/formatação é excelente.

  • Gostei muito desse método. É simples e dá muita liberdade nas ferramentas para implementar. Vou começar a implementar ele em alguns projetos meus pra ver como me adapto a ele.

    • Excelente Everton!
      Esse é realmente um dos métodos de produtividade mais simples que temos a nossa disposição.
      Como você bem disse, ele dá muita liberdade no uso das ferramentas, o que favorece ainda mais a sua aplicação.

      Procure implementar, e qualque dúvida eu fico a disposição.

      Forte abraço,
      Leonardo Polak