Kanbam Pessoal: Como visualizar seu trabalho de forma simples e efetiva

Quando eu comecei a estudar sistemas de produtividade, eu fiquei surpreso com a variedade de sistemas que visam otimizar nossa gestão de tempo. De maneira geral, todos os eles visam facilitar a visualização de quais são os seus afazeres, e quais desses itens são prioridade.

Enquanto que alguns sistemas fazem isso de maneira mais complexa, os sistemas de produtividade que eu considero mais efetivos baseiam-se na simplicidade. E um dos sistemas mais simples é chamado de “Kanbam Pessoal”.

 

O que é o Kanbam?

Ao visitar a América, uma das coisas que mais impressionou Taiichi Ohno (engenheiro da Toyota) foi uma visita a um supermercado local. Ao entrar no mercado, Ohno percebeu que todas as prateleiras estavam perfeitamente abastecidas, e que ao invés de o mercado estocar grandes quantidades de produtos, ele mantinha apenas a quantidade que os clientes tendiam a comprar.

Ohno procurava cortar os custos de produção e manutenção nas suas linhas de produção, enquanto mantinha a qualidade no seu produto final. Foi então que ele criou o que hoje conhecemos como Kanban (“letreiro” ou “tabuleta” em japonês).

Ohno organizou sua fábrica para começar a produzir carros sob demanda. Além disso, para simplificar a produção, ele passou a utilizar um quadro de tarefas que mostrava aos funcionários qual o fluxo de trabalho de toda a fábrica.

Assim, todos os funcionários podiam saber quais tarefas já estavam concluídas e quais ainda precisavam ser feitas simplesmente olhando para o quadro. Dessa forma, não perdiam tempo esperando até que alguém lhe atribuísse alguma tarefa, e, como resultado, menos gerentes eram necessários para controlar o processo, e as tarefas eram executadas mais rápido.

 

O Surgimento do Kanbam Pessoal

Entretanto, nossa vida não é uma linha de produção, e as nossas tarefas não seguem necessariamente um fluxo de trabalho linear. Com essa ideia em mente, em 2011, Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry publicaram o livro “Personal Kanbam: Mapping Work | Navigating Life”.

No livro, Benson e Barry nos guiam para uma versão mais simples do Kanbam tradicional, chamado de Kanbam Pessoal, o qual podemos facilmente utilizar para organizar todos os nossos afazeres.

 

As duas regras do Kanbam Pessoal

O Kanbam Pessoal possui apenas duas regras, as quais são facilmente aplicadas quando entendemos o funcionamento do sistema. São elas:

 

1. Visualize seu trabalho

Como pressuposto básico do Kanbam Pessoal, precisamos constantemente visualizar: a) quais tarefas precisamos fazer; b) quais tarefas estamos fazendo; c) quais tarefas já estão finalizadas. Isso acontece por explicações simples.

Em primeiro lugar, ao passar todas as tarefas que precisamos fazer para o papel, conseguimos livrar um espaço mental precioso para processar outras informações. Enquanto nossa cabeça está cheia, tentando lembrar de todas as tarefas que estão pendentes, não conseguimos nos concentrar apropriadamente na tarefa que temos a nossa frente, dificultando a sua finalização.

Além disso, visualizar as tarefas que estão sendo feitas nesse momento é importante para que adquiramos consciência do quão sobrecarregado está nosso fluxo de trabalho. Excesso de tarefas, na maior parte das vezes, significa falta de foco ou priorização, sendo extremamente ineficiente.

Quer saber mais? Então leia   Work the System: Aprenda como Fazer Mais Trabalhando Menos

Por último, é importante visualizar as tarefas que já estão concluídas, pois essas servem como motivação para continuarmos trabalhando. Visualizar as tarefas finalizadas fornece um sentimento de alegria, contribuindo assim para que tenhamos mais energia para progredir nos nossos projetos.

 

2. Limite o trabalho em andamento:

Não existe necessidade alguma de colocar no seu prato mais atividades do que você realmente consegue lidar. Cada pessoa possui uma quantidade de tarefas ótima, que consegue trabalhar com facilidade e agilidade no seu trabalho, entretanto, a maior parte das pessoas não respeita esse número, e busca adicionar sempre mais e mais.

O Kanbam busca justamente evitar que esse tipo de coisa aconteça, e pede para que você escolha um número máximo de tarefas que devem estar sendo processadas. No livro, Berson e Barry sugerem que caso ainda não saiba qual seu número ótimo de tarefas, comece com 3 por exemplo, e altere conforme julgar necessário.

 

Como utilizar o Kanbam Pessoal? – Preparativos

Bom, agora que já sabemos o que é o Kanbam Pessoal, e quais são as duas regras simples que precisamos seguir para utilizá-lo eficientemente, vamos comentar sobre o fluxo de tarefas padrão que a maior parte das pessoas utiliza no começo.

O sistema padrão utiliza três colunas, as quais são mostradas logo abaixo.

Quadro Branco Personal Kanbam

O natural, para a maioria das pessoas, é desenhar essas 3 colunas em um quadro branco, e a partir disso começar a grudar post-its com as tarefas em cada coluna.

 

Como utilizar o Kanbam Pessoal? – Organizando o Fluxo de Tarefas

Em seguida, eu sugiro que comece escrevendo todas as tarefas que precisa completar em post-its e comece a colocá-los na coluna “A Fazer” ou na coluna “Fazendo”.

Coloque todas as tarefas que conseguir lembrar. Desde ligar para a sua mãe, até viajar no final do ano. É importante que você retire da sua cabeça a necessidade de lembrar de todas essas tarefas e passe cada uma para um post-it. Caso uma tarefa contenha diversas subtarefas, prefira criar post-its com as diferentes subtarefas, já que isso permitirá uma visualização mais precisa do que ainda deve ser feito sobre aquele determinado assunto.

Em seguida, analise a real necessidade de fazer todas essas tarefas. Busque limitar a quantidade de tarefas que ainda devem ser feitas. Isso facilitará a tomada de decisões daqui para frente e consequentemente otimizará o seu fluxo de trabalho.

(Para entender a importância de eliminar tarefas, clique aqui)

O passo seguinte é decidir o número máximo de tarefas que você aceita ter na sua coluna “Fazendo”. Caso ainda não saiba a quantidade de tarefas ótima para você, sugiro que comece com 3 e altere conforme achar necessário.

Atualmente, eu busco manter um fluxo com 3 tarefas que preciso finalizar até o final do dia, e outras 3 tarefas que podem ou não ser concluídas, dependendo da minha disponibilidade de tempo e energia.

 

Otimizando o Kanbam Pessoal para o seu uso pessoal

Embora a maior parte das pessoas inicie com o modelo comentado acima, é natural que com o passar do tempo comecemos a adaptá-lo ao nosso próprio ritmo de trabalho. Para que o Kanbam funcione bem, é necessário que você apenas continue seguindo as duas regras que foram discutidas acima: Visualize o Trabalho e Limite o Trabalho em Andamento.

Existem várias modificações que podem ser feitas no sistema. Entre elas podemos citar:

  • Inserção de uma Coluna “Hoje”

Uma das alterações mais comuns no Kanbam Pessoal é a inserção de uma nova coluna entre as colunas “A Fazer” e “Fazendo”. Nela, podemos colocar as tarefas que gostaríamos de trabalhar ainda hoje.

Quer saber mais? Então leia   Procrastinando de Propósito: 5 Permissões para você multiplicar o seu Tempo – parte 2

Dessa forma, aumentam as chances de não ultrapassarmos o número limite de tarefas que estão em andamento, enquanto conseguimos visualizar rapidamente as tarefas que devem ser feitas logo em seguida.

  • Inserção de uma Coluna “Esperando”

Outra modificação comum é a inserção de uma coluna referente as tarefas que dependem de outra pessoa. Por exemplo, você pode estar esperando a resposta do seu fornecedor quanto a proposta que você acabou de fazer. Não faz sentido que essa tarefa ocupe um espaço na já limitada coluna “Fazendo”. Dessa forma, passe essa atividade para a coluna “Esperando” e prossiga com uma nova tarefa.

  • Priorização de Tarefas

Muitas vezes, mesmo limitando o número de tarefas que ficam no nosso quadro, ainda precisamos visualizar rapidamente quais são as tarefas que devem ser prioridades. Para superar essa dificuldade, podem ser utilizados post-its de diferentes cores, simbolizando diferentes prioridades. Por exemplo, você pode utilizar post-its amarelos para baixa prioridade, laranjas para média prioridade e vermelhos para alta prioridade.

  • Separação por contextos

Algumas tarefas exigem contextos específicos para serem concluídas. Por exemplo, algumas tarefas só podem ser feitas no escritório, enquanto que outras apenas fora do escritório. Algumas precisam de um computador, enquanto que outras precisam de um telefone.

Caso prefira, você também pode criar um código de cores para os post-its, ou até mesmo desenhar diferentes símbolos no papel para representar diferentes contextos.

 

Ferramentas para facilitar o uso do Kanbam

Caso você não goste da opção de utilizar um quadro branco para organizar suas tarefas, ainda existem diversas outras opções para você. Embora existam diversos aplicativos que permitem a utilização do Kanbam Pessoal, os aplicativos que eu sugiro são:

Essa é uma das ferramentas mais utilizadas no gerenciamento de projetos, permitindo a montagem rápida de um fluxo de trabalho no estilo Kanbam. Para utilizá-lo, você pode se cadastrar gratuitamente com seu endereço de e-mail, e nomear as colunas “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”, conforme sua preferência.

Em seguida, utilize diferentes cartões (cards) para inserir as suas tarefas. Você também pode utilizar diferentes códigos de cores para suas tarefas, inserir imagens ou gráficos para facilitar a visualização e compreensão das tarefas, atribuir tarefas para os diferentes membros da sua equipe, e até mesmo colocar prazos de entrega para cada tarefa.

Outra excelente ferramenta gratuita, o KanbamFlow já vem com as colunas padrões “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”, além da coluna “Hoje” já embutida.

Além disso, KanbamFlow permite que você insira diferentes etiquetas às suas tarefas, permite a criação de subtarefas, e de tempo estimado para conclusão de cada uma delas.

Caso também utilize a Técnica de Pomodoro, KambamFlow também possui um temporizador embutido, facilitando muito o processo.

 

Comece já!

O Kanbam Pessoal é um excelente sistema para aqueles que procuram simplicidade e eficiência. Ele possui apenas duas regras básicas: Visualize o trabalho e Limite o Trabalho em andamento, podendo ser estruturado tanto com a utilização de post-its, como utilizando aplicativos online.

Comece a utilizá-lo a partir de hoje e tenho certeza que notará a diferença na sua organização de tarefas. Caso tenha dúvidas ou sugestões, acesse a página de contatos para ter acesso aos nossos consultores.

 

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

E-book

29 Métodos de Produtividade Pessoal: O Guia Definitivo para Escolher Já o Seu!

Faça Agora o seu Download Gratuito do Livro!

redirect=/confirmacao-audio-ebook/

Seu comentário me motiva a continuar escrevendo...

6 Respostas para “Kanbam Pessoal: Como visualizar seu trabalho de forma simples e efetiva

  • Realmente, gosto de usar este método no trabalho porque dependo de outras pessoas. Assim, posso mencioná-los, criar comentários, documentar ações e anexar arquivos tudo de forma organizada.

    • Ótimo Mattaeus! O Kanbam é base para aplicação de várias metodologias ágeis de trabalho em equipe.
      Ele realmente facilita muito a visualização do trabalho, e fica ainda melhor quando utilizado em ferramentas online, que permitem marcar diferentes membros da equipe em diferentes projetos ou tarefas.

      Abraço,
      Leonardo Polak

  • Eu to apaixonada por esse método.
    Nossa, acho que nunca vou ter palavras suficientes pra agradecer essa informação, e olha que eu sou uma pessoa que está sempre pesquisando ferramentes de organização e fluxo!
    Muito obrigada!!

  • Carolina Rodrigues
    1 ano ago

    Olá tenho um dúvida. O Kanbam seria parecido com a técnica Scrum ?

    • Olá Carolina, tudo certo?
      O Kanbam e o Scrum não são técnicas parecidas, mas sim complementares.
      A estrutura do Scrum promove a maior agilidade no processo de criação, produção e correção de erros em um produto ou serviço.
      Em contrapartida, o Kanbam promove facilidade de visualização sobre o que já foi feito, está sendo feito e ainda será feito.

      Sua dúvida provavelmente aparece pelo fato de as duas técnicas serem comumente utilizadas em conjunto, parecendo uma só.
      Ainda assim, é possível utilizar o Scrum sem quadro de tarefas, e é possível utilizar o Kanbam separado das metodologias ágeis.
      Talvez essa distinção fique mais clara quando você ler o meu texto sobre Scrum, que será postado na próxima segunda-feira (08/02).

      Obrigado, qualquer outra dúvida estou a disposição.
      Abraço,
      Leonardo P Polak

29 Métodos de Produtividade Pessoal: O Guia Definitivo para Escolher Já o Seu!

Faça Agora o seu Download Gratuito do Livro!

redirect=/confirmacao-audio-ebook/