O Método Ivy Lee: Uma Rotina Diária Simples para Maximizar sua Produtividade

Há algumas semanas, entrei em contato com uma metodologia de produtividade que nunca tinha ouvido falar. Ela foi publicada no blog jamesclear.com, e me chamou atenção, em primeiro lugar por eu desconhecê-la, e em segundo lugar por se tratar de uma metodologia que utilizada grande parte dos conceitos que eu defendo aqui no blog.

Conta-se que em 1918, Charles M. Schwab era um dos homens mais ricos no mundo, e presidente da empresa Bethlehem Steel Corporation, a qual era a maior companhia nos Estados Unidos no ramo de construção de navios e a segunda maior na comercialização de aço.

Foi então que um dia, na tentativa de aumentar a eficiência de sua equipe e melhorar a produtividade da empresa, Schwab agendou uma reunião com o consultor em Produtividade Ivy Lee, o qual era altamente respeitado e recomendado na época.

Como conta a história, nessa reunião Schwab pediu à Lee que o ensinasse como poderia utilizar melhor seu tempo, e como finalizar mais projetos. Como resposta, Ivy Lee solicitou 15 minutos com cada um dos executivos da empresa, e solicitou remuneração financeira apenas após 3 meses, e no valor que Schwab achasse que o serviço teria valido.

Após 3 meses, Ivy Lee recebeu a quantia de U$25.000, o equivalente hoje a cerca de 400 mil dólares. Então, quer saber como foi que Ivy Lee foi capaz de gerar tamanho resultado?

 

O Método Ivy Lee

A metodologia aplicada por Ivy Lee em apenas 15 minutos é extremamente simples, e pode ser utilizada por você, com toda certeza, a partir de hoje. Logo abaixo há o exemplo do que foi seguido por Lee:

  1. Ao final do seu expediente, escreva as seis tarefas mais importantes que você quer ou precisa realizar amanhã. OBS: não escreva mais do que seis tarefas;
  2. Priorize essas seis tarefas de acordo com a sua importância real;
  3. Quando chegar amanhã no seu trabalho, concentre-se apenas na primeira tarefa. Trabalhe até que a primeira tarefa seja finalizada, e só então passe para a segunda.
  4. Prossiga seu dia até chegar ao final da sua lista. Ao final do dia, passe qualquer item que não tenha sido feito para a lista de seis itens do dia seguinte.
  5. Repita o processo durante todos os dias de trabalho.

Como você deve perceber, essa estratégia parece até simples demais. Portanto, você há de se perguntar como é possível que ela tenha sido tão efetiva para a equipe de Schwab?

 

Por que e como a metodologia funciona? 

O método Ivy Lee se utiliza de diversos conceitos que já trabalhei aqui no blog. Portanto, aqui vai a explicação do que faz dela uma metodologia tão efetiva.

 

  • Sistema extremamente simples

Existe um grande debate no mundo da produtividade quanto a eficiência de metodologias simples, como o método proposto por Ivy Lee.

Em primeiro lugar, os métodos classificados como “simples” geralmente não levam em conta as complexidades e nuances do dia a dia. Elas parecem ser feitas para um mundo perfeito, onde não existem interrupções ou emergências.

Em segundo lugar, elas geralmente não se utilizam das tecnologias que temos a nossa disposição, o que muitas vezes faz com que se tornem ultrapassadas e arcaicas.

Entretanto, também é verdade que essas metodologias são muito melhores naqueles dias que você se encontra desmotivado, ou nos dias que se perdeu e deseja voltar aos trilhos.

Pela minha experiência, metodologias mais complexas, como o Scrum, ou o Getting Things Done (GTD) são excelentes para um planejamento de longo prazo, quando você quer se tornar uma pessoa mais produtiva, e não apenas resolver a sua situação atual. Agora, quando você já está sobrecarregado pela quantidade de tarefas que precisa realizar hoje, e precisa de um sistema rápido para te ajudar, a única resposta é aderir à um sistema simples de priorização.

Portanto, saiba que emergências e distrações irão aparecer. Faça o possível para ignorá-las, eliminá-las ou delegá-las, e então volte para a sua lista de tarefas mais importantes. Lembre-se que são essas tarefas que realmente vão fazer a diferença para você!

 

  • Priorização ao final do expediente

Eu não sei se você reparou, mas o método Ivy Lee deixa claro que você deve priorizar suas tarefas do próximo dia sempre ao final do seu expediente.

O motivo por detrás dessa recomendação é que ao final do expediente você já realizou diversas tarefas, e provavelmente já retirou grande parte da bagagem de emergências que precisavam ser feitas. Dessa forma, ao final do expediente sua cabeça consegue pensar e lembrar com muito mais facilidade das tarefas que são genuinamente importantes para você, as quais não foram feitas hoje porque você ficou sem tempo ou sem ânimo.

Em outras palavras, ao final do expediente você possui todos os recursos necessários para pensar no que mais ainda precisa ser feito, o que não se repete em nenhum outro momento do seu dia. Por exemplo, se você deixar para priorizar pela manhã, é possível que apareçam diversas outras pequenas pendências e emergências que te levarão para longe de um dia produtivo.

Como se isso não fosse o suficiente, as chances de você acordar motivado para trabalhar são muito maiores quando você já sabe quais são suas principais prioridades para o dia, e sabe que não está à mercê da primeira tarefa que lhe aparecer à frente.

 

  • O sistema força você a tomar decisões difíceis

Quantas tarefas você precisa realizar todos os dias? Muito mais do que 6 eu imagino.

Pois é, eu não acredito que 6 seja o número mágico de tarefas que toda pessoa deve realizar dia a dia. Poderiam muito bem ser 5, ou 7, ou 8, que não faria tanta diferença. O que existe de mágico no sistema Ivy Lee não é o número de tarefas, mas a imposição de um número limite de tarefas que devem ser realizadas durante o seu dia.

Como você se sente tendo uma lista de tarefas de 30, 50 ou 100 itens para fazer no dia? Agora, como você se sentiria se existissem apenas 5 ou 6 itens para realizar hoje? São sentimento muito diferentes, não é mesmo?!

Quando impomos um limite máximo de tarefas que faremos no dia, automaticamente estamos tomando uma decisão muito difícil, mas também libertadora. Estamos tomando a atitude de priorizar e fazer apenas aquelas tarefas que realmente são importantes, e deixarmos de lado todas aquelas obrigações que apenas nos mantêm ocupados.

 

  • Realização de suas maiores prioridades como a primeira tarefa da manhã

Alguma vez você já deixou para fazer uma tarefa importante no período da tarde, e acabou postergando a sua realização para o dia seguinte?

Caso a resposta seja afirmativa, não se sinta sozinho!

Todos nós temos uma tendência gigantesca de evitarmos tarefas desconfortáveis e difíceis, e isso acontece pela maneira natural com que nosso cérebro trabalha. Talvez por adiarmos sempre essas tarefas, elas acabem em algum momento se tornando nossas maiores prioridades, as quais devem ser feitas o quanto antes.

Dessa forma, quando pensamos a respeito de quando devemos realizar tarefas difíceis, o período da manhã é o mais recomendado para a maioria das pessoas. Isso acontece porque temos mais força de vontade no período da manhã, quando comparado ao período vespertino, o que realmente faz a diferença para iniciar essas tarefas.

Caso você ainda não saiba, nossa força de vontade é um recurso finito, que vai se extinguindo durante o dia após cada uma das decisões que tomamos.  Em outras palavras, você pode pensar na sua força de vontade como um músculo, que entra em fatiga quando muito utilizado.

(Para saber mais sobre as pesquisas que comprovam que força de vontade é um recurso finito, clique aqui).

Da mesma forma, no período da tarde são muito maiores as chances de você ser interrompido com alguma emergência que precisa ser feita, eliminando suas chances de realmente priorizar suas tarefas mais importantes.

 

  • Fim do multitarefa

Por último, um dos grandes motivos que leva o método Ivy Lee a ser tão eficiente é que ele nos direciona a realizar apenas uma tarefa de cada vez.

Após anos de estudos sobre o funcionamento do cérebro, e como processamos nossas tarefas, diversos estudos concordam que a capacidade de realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo, ou de “multitarefar”, não existe.

Nosso cérebro é incapaz de prestar atenção em duas tarefas ao mesmo tempo. O melhor que podemos fazer é alternar rapidamente entre uma tarefa e a próxima, entretanto isso possui o desagradável ônus de nos deixar menos produtivos. Ao alternar entre tarefas, nosso cérebro precisa de um intervalo de tempo para começar a pensar e operar com facilidade sobre aquela tarefa, sendo um desperdício de tempo e energia.

 

Considerações Finais

Existe ainda uma modificação que eu colocaria no Método Ivy Lee: Antes de começar seu dia de trabalho, reveja a sua lista e agende qualquer reunião que realmente seja necessária naquele dia.

Não se preocupe se o horário da reunião não estiver de acordo com a sua ordem de prioridades. Essa é a realidade de se agendar compromissos com outras pessoas. Ao agendar reuniões logo pela manhã, você aumenta suas chances de realmente entrar no calendário das outras pessoas, e elas provavelmente te agradecerão por não enviar um aviso de última hora. Ainda assim, se assegure de que seu dia não será cheio de reuniões irrelevantes.

Deixe nos comentários qual a sua forma preferida de planejar o dia? Da mesma forma que com o método Ivy Lee, tenho certeza que existem diversas outras metodologias de produtividade que ainda não conheço e que eu adoraria saber mais a respeito. Conto com a sua participação!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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9 Respostas para “O Método Ivy Lee: Uma Rotina Diária Simples para Maximizar sua Produtividade

  • Apesar do meu teste ter resultado que som um priorizador, também tive uma pontuação parecida com organizador.
    Gostei muito do método Ivy Lee porque eu sou mais produtivo justamente pela manhã. Eu realmente resolvo várias pendências nesse período. Vou começar seguir mais o método limitando em no máximo 6 tarefas.
    Pelo visto dá para colocar Ivy lee dentro do ZTD. Rsrs

  • Excelente artigo. So uma euvida esse metodo e apenas para tarefas ou engloba compromissos com agendas?

    Eu uso o metodo gtd e por isso a pergunta sobre comprimosso e tarefas serem separadas ou unto nesta lista de 6 itens

    Abracos

    • Olá Gabriel,
      Ao me ver, ele é muito mais focado para compromissos que não possuem data/horários específicos. Isso porque dependendo do dia, você pode ter até mais do que 6 compromissos com horário marcado na sua agenda.
      Dessa forma, acho que fica mais fácil aplicá-lo dentro da sua lista de próximas ações (lista de tarefas).

      Obrigado e parabéns pela pergunta!
      Abraço,
      Leonardo

  • Estevao Torresi
    9 meses ago

    Uma das ferramentas que acho primordial para se administrar o tempo e ser mais produtivo é a definição do tempo da tarefa e a sua cronometragem. A estimativa do tempo nos permite alocar melhor nossas tarefas, fazendo com que planejamos com muito mais realidade. E a cronometragem incrivelmente nos dá um foco enorme na tarefa e uma vontade grande de terminá-la o quanto antes. Curiosamente, a grande maioria dos métodos de produtividade não fala sobre o tema. Uma das excessoes é a Tríade do Tempo, do Cristian Barbosa.
    Recomendo a todos essa minha dica.

    • Excelente recomendação Estevão!

      Não é a toa que Tríade do Tempo é um dos métodos mais utilizados no Brasil, e até mesmo reconhecido internacionalmente. Ele tem muito a nos ensinar!

      Embora a maior parte das técnicas não fale sobre a delimitação de tempo e a sua cronometragem, grande parte dos métodos fala da importância de estabelecermos algum tipo limite, que sempre busca nos ajudar. O método Ivy Lee e o Agile Results, por exemplo, utilizam um limite de prioridades. O Personal Kanbam utiliza um limite de tarefas ou projetos sendo executados por vez. A técnica de Pomodoro busca delimitar o tempo que você passa trabalhando e o seu tempo de descanso.
      A definição de limites é defendida por grande parte dos métodos. Contudo, como você mesmo colocou, a grande maioria deles não fala explicitamente da delimitação do tempo.

      Obrigado pela dica!
      Abraço,
      Leonardo

  • Gostei muito, mas ficou uma super dúvida:_ Ivy Lee ao qual vc se refere é o pai das relações-públicas?

    • Olá Érika, como vai?
      Eu não posso te afirmar com 100% de certeza, mas imagino que seja sim a mesma pessoa.
      Isso porque essa história da reunião entre Charles Schwab e Ivy Lee pode ser encontrada no livro “The Unseen Power: Public Relations: A History” de Scott M. Cutlip, o qual é um livro predominantemente de relações públicas.

      Forte abraço,
      Leonardo P Polak

  • Ótima matéria e ainda não sei porque ninguém comentou.
    Produtividade simples e eficaz de quase um século!!!

    • Isso mesmo Guilherme!
      Existem vários exemplos de técnicas mais antigas que funcionam bem até hoje.
      Talvez seja justamente o fato de elas serem tão simples e eficazes que permite que sobrevivam até hoje.

      Abraço,
      Leonardo