Como Gerenciar Interrupções no Ambiente Empresarial

Você se distrai com facilidade? Eu imagino que sim. Se eu te falasse que neste link você pode ver alguns dos vídeos mais engraçados que eu já assisti, o que você faria? Entraria no link e esqueceria esse post?

Eu espero que não! Porém, nem sempre é o que acontece.

Nós temos um número limitado de horas durante o nosso dia, e se não protegermos nosso tempo, teremos grande dificuldade em progredir perante nossas metas e objetivos. De maneira geral, perdemos um tempo precioso com pequenas interrupções que ocorrem todos os dias, seja o telefone tocando, outras pessoas batendo a sua porta, ou notificações pelo recebimento de e-mails.

Pense em quanto tempo você conseguiria recuperar se conseguisse controlar melhor as interrupções que ocorrem todos os dias.

Geralmente, grande parte dessas interrupções são causadas por outras pessoas, incluindo funcionários, fornecedores, ou outros colegas. Dessa forma, para minimizar essas interrupções, temos que gerenciar melhor o tempo que disponibilizamos para essas pessoas, assim como melhorar nossa capacidade de análise e comunicação dessas interrupções.

 

Interrupções de funcionários

 1. Analisando as interrupções:

Se você está sendo interrompido constantemente por seus funcionários, eu recomendo como primeiro passo construir uma tabela com alguns dados, como “quem lhe interrompeu”, “o motivo”, “a relevância da interrupção” e a “urgência”. Dessa forma, você conseguirá analisar quais interrupções mais acontecem, e então tomar decisões mais acertadas quanto ao que deve ser feito.

A tabela abaixo visa direcionar sua atenção para esses pontos, e pode ser baixada aqui.

tabela Análise de Interrupções

Procure realizar essa análise por pelo menos uma semana e só então comece a tomar decisões.

Comece analisando quais são as pessoas que mais lhe interrompem. São essas as primeiras pessoas que você deve dialogar para diminuir o número de interrupções no seu dia.

Em seguida, analise se os motivos para as interrupções eram relevantes, ou seja, se eram necessariamente importantes para você. Da mesma forma, analise se a interrupção era urgente ou se poderia ter sido postergada para uma reunião ou outro horário mais propício.

 

2. Peça que seus funcionários façam uma lista de tudo que precisam falar com você:

Ao analisar sua lista de interrupções, você perceberá que a maior parte delas não são necessariamente urgentes, e poderiam ser comunicadas de uma só vez, em horários mais propícios.

Peça, portanto, para que seus funcionários o interrompam apenas com assuntos realmente urgentes, e para que agrupem comunicados não urgentes para certos horários no dia.

 

Quer saber mais? Então leia   Como lidar com Interrupções – Com Thais Godinho e Carol Bernini

3. Limite as horas de acesso a você:

Uma maneira simples e efetiva de não ser mais interrompido, é limitar os horários que você se encontra disponível para seus funcionários. Deixe que as pessoas saibam quando você está disponível e quando não está. Crie regras para comunicar claramente a seus funcionários quando eles podem te interromper.

Podem ser utilizados vários sinais para mostrar que você não está disponível. Você pode trabalhar com a porta fechada ao invés de porta aberta, ou colocar um papel com “Não perturbe” na maçaneta da porta.

Mas atenção, como chefes e gestores é parte do nosso trabalho estar disponível para cuidar de assuntos realmente urgentes na nossa empresa, assim como para instruir a equipe quando precisam de direcionamento. Portanto, informe a seus funcionários que eles podem te interromper, desde que seja para instruções sobre tarefas genuinamente importantes.

 

4. Coloque seu telefone para trabalhar para você

Coloque seu telefone para direcionar ligações para o correio de voz todas as vezes que não quiser ser interrompido. Então, instrua seus funcionários que podem deixar mensagens de voz para você, e que você responderá assim que possível.

Dessa forma, você poderá analisar quais comunicados são realmente importantes e merecem sua atenção, assim como aqueles comunicados que não são tão relevantes para a situação atual e podem ser eliminados ou prorrogados.

 

Interrupções de Fornecedores

 1. Levante-se quando alguém entrar no seu escritório

Uma maneira simples de informar a seus fornecedores que você não tem tempo a perder com conversas casuais é se levantar assim que entrarem na sua sala. Não os convide para se sentar (a não ser que seja realmente necessário para alguma negociação ou algo do tipo), nem mesmo inicie uma conversa casual. Vá direto ao ponto na conversa sempre que possível.

Dessa forma, eles ficarão treinados para procurá-lo apenas para assuntos importantes, e não para divulgação de novos produtos ou promoções que não lhe interessam.

 

2. Informe de antemão quanto tempo você tem

Para que outras pessoas respeitem o seu tempo, você precisa primeiro mostrar o valor que ele possui para você. Dessa forma, informe de antemão quanto tempo possui para a conversa e vá direto ao assunto.

Mantenha-se no tempo estipulado, e caso o tempo expire, peça para seguir o diálogo por e-mail ou outra forma de comunicação. Não permita que a conversa se estenda além do tempo proposto inicialmente.

 

3. Mantenha uma política de “apenas quando convidado”

Se seus problemas de interrupção estão vinculados às visitas de fornecedores, procure revisar a política da empresa para aceitar essas visitas. Provavelmente não são raros os casos que fornecedores estão aparecendo para uma visita “rápida”, trazendo um produto novo, ou um documento para você assinar, sem antes avisar.

Altere a política da empresa para aceitar visitas apenas de fornecedores que foram convidados a mostrar seus produtos. Além disso, se recuse a fazer reuniões com fornecedores que não agendaram um horário previamente com você.

Dessa forma, você reduzirá o risco de ser surpreendido com produtos que você nem mesmo possuía interesse, ou visitas que apenas atrapalharão seu cronograma.

Quer saber mais? Então leia   Aprendendo a Ler Mais Rápido: A Arte de Ler, Relembrar e Reter mais Livros

 

4. Delegue

Grande parte dos pedidos de reuniões ou até mesmo conversas com fornecedores poderiam ser delegados para outros funcionários sem problemas. Procure passar para seus funcionários esses compromissos, de forma que eles possam ao menos fazer uma triagem inicial de quais produtos realmente merecem sua atenção.

 

Interrupções de Colegas / Parceiros de negócios

1. Comunique seu cronograma para os outros

Se você está pensando seriamente em minimizar suas interrupções para conseguir concluir um projeto importante, você provavelmente deveria investir seu tempo montando primeiramente um cronograma, e comunicando às outras pessoas em quais tarefas está trabalhando.

Dessa forma, você estará mostrando para outras pessoas que respeita seu próprio tempo, e que, portanto, elas também deveriam respeitá-lo.

 

2. Tenha uma meta de curto prazo

De maneira similar ao cronograma, ter uma meta de curto prazo oferece a você a chance de comunicar claramente para outras pessoas quais resultados está esperando para os próximos dias. Assim, fica muito mais fácil negar convites que não são importantes para você, reduzindo ultimamente o número de interrupções durante a semana.

 

3. Aprenda a dizer ‘não’

“A diferença entre pessoas de sucesso e pessoas realmente bem-sucedidas é o fato de que os indivíduos realmente bem-sucedidos dizem ‘não’ para quase tudo” – Warren Buffet

Sem dúvida uma das palavras mais importantes para sua produtividade, a palavra ‘não’ deve ser utilizada para proteger seu tempo de interrupções desnecessárias.  Negue participar de encontros ou reuniões que não estejam lhe trazendo valor, ou não estejam contribuindo para o alcance de suas metas.

 

4. Determine quem precisa ter acesso a você e quem não

Como última dica para minimizar o número de interrupções que ocorrem durante sua semana, procure definir quais pessoas devem possuir acesso a você e quais não. Para a maior parte das pessoas, família, amigos próximos, e os funcionários que trabalham com você diariamente precisam de acesso.

Entretanto, pessoas que encontrou em eventos de networking, fornecedores, ou colegas que não são muito próximos de você devem ter acesso restrito ao seu tempo. Dessa forma, restrinja o contato que essas pessoas têm como você utilizando dois endereços de e-mail (um público e outro privado), assim como dois telefones (pessoal e profissional).

 

Interrupções incontroláveis

Mesmo se esforçando, você não conseguirá zerar o número de interrupções que ocorrem durante a semana. Isso acontece porque algumas interrupções estão fora do seu controle, e isso é absolutamente normal.

Sua meta não é acabar totalmente com as distrações, mas sim impedir que elas governem o seu dia. Esse é o seu tempo, e é você quem deveria decidir o que fazer com ele! Acolha, portanto, essas interrupções como chances para melhorar ainda mais a administração do seu tempo!

Se alguma das dicas colocadas nesse artigo fez sentido para você, fique a vontade para utilizar os botões logo abaixo para compartilhá-lo nas redes. Você nunca sabe quando um amigo ou conhecido seu está precisando também desses mesmos conselhos.

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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