Como lidar com Interrupções – Com Thais Godinho e Carol Bernini

Quantas vezes por dia você é interrompido? Quanto tempo de trabalho você perde devido a essas interrupções?

Em média, todos nós perdemos cerca de 2 horas por dia apenas lidando com interrupções, e isso sem contar o tempo que precisamos para repensar e retomar a tarefa que estávamos fazendo. De maneira geral, levamos cerca de 23 minutos para retomar uma tarefa após uma interrupção. Em outras palavras, nossa cabeça precisa de 23 minutos para voltar ao nível de concentração onde estávamos antes de ser interrompidos.

Por conta disso, diversas pessoas reportam um grande sentimento de estresse, ou ansiedade, já que sentem que não estão dando conta de tudo que está sendo solicitado. Reportam não ter a energia para realizar suas tarefas, ou se sentem pressionadas por sua carga de trabalho.

Dessa forma, não apenas eu, mas diversos especialistas em produtividade recebem perguntas a respeito de como podemos lidar com interrupções no ambiente de trabalho. Com isso em mente, a Thais Godinho, do blog Vida Organizada, realizou um webinário, onde procurou esclarecer algumas dúvidas que o pessoal teve a respeito desse tema.

Nesse artigo, eu utilizo e busco expandir alguns dos conceitos passados pela Thais Godinho e pela Carol Bernini, de forma que você possa ter um entendimento mais rico a respeito do tema. Vamos lá!

 

Os 2 tipos de Interrupção

Basicamente, podemos dividir todas as interrupções que ocorrem no nosso dia em duas categorias.

 

1) Interrupções Externas

As Interrupções Externas correspondem a distrações que são alheias à nossa pessoa. Embora muitas pessoas apenas considerem essas interrupções no seu dia a dia, esse tipo de interrupção corresponde a apenas 66% de todas as interrupções que temos durante o dia.

Dentro dela, podemos subdividir em outras três categorias:

 

a) Interrupções por pessoas:

Quantas vezes por dia seus funcionários, colegas ou fornecedores te interrompem? Quantos telefonemas você precisa atender durante um dia? Embora pessoas não sejam o tipo de interrupção mais comum no ambiente de trabalho, geralmente são aquelas que demandam mais tempo. Relacionado a esse assunto, no artigo “Como gerenciar interrupções no ambiente empresarial”, eu comento 12 dicas para lidar especificamente com esse tipo de interrupção.

 

b) Interrupções por notificações:

Por acaso você trabalha com seu e-mail aberto? Você responde a todas as mensagens assim que elas chegam?

Bom, se a sua resposta para ambas essas perguntas foi “sim”, então você provavelmente está enfrentando sérios problemas de produtividade. Notificações correspondem às causas mais comuns de interrupções no ambiente de trabalho, sendo os nossos grandes vilões quando falamos de foco e concentração.

Não me entenda mal, algumas profissões se baseiam pura e simplesmente em comunicação, e dependem, portanto, de notificações, mas essa não é a realidade para a maior parte das pessoas. Infelizmente, estamos vivendo em uma cultura imediatista, onde todas as coisas parecem urgentes, e precisam ser feitas assim que chegam na nossa caixa de entrada. Mas atenção, as coisas apenas parecem urgentes, mas muitas vezes não o são. A maior parte das tarefas que precisamos fazer não são urgentes a ponto de serem consideradas uma emergência.

 

c) Interrupções no ambiente:

O terceiro tipo de interrupções externas diz respeito às interrupções no nosso ambiente de trabalho, as quais são geralmente auditivas ou visuais.

Por exemplo, se você está trabalhando, e as pessoas no escritório não param de conversar, então está será uma interrupção auditiva, pois essas conversas naturalmente tendem a puxar a sua atenção. Outro exemplo seria pessoas passando na sua frente o tempo todo. Nossos olhos são naturalmente programados para detectar movimento. Se uma mosca passa na sua frente, naturalmente seus olhos se voltarão para a mosca, tirando assim sua concentração. Se pessoas estão passando na sua frente o tempo todo, seus olhos também tenderão a olhar quem está passando, e isso pode acabar te distraindo.

 

 

2) Interrupções Internas

Interrupções Internas são todas aquelas que acontecem dentro da sua cabeça, e interrompem a sua linha de raciocínio. Embora geralmente não consideramos esse tipo de interrupção no nosso dia a dia, elas correspondem a 44% das nossas interrupções. Basicamente, elas podem ser divididas em duas categorias:

Quer saber mais? Então leia   Método FlyLady: Como Organizar e Limpar sua Casa 15 Minutos por Dia

 

a) Interrupções relacionadas ao que você está fazendo:

Vamos dizer que você está escrevendo um relatório financeiro, e precisa colocar no relatório alguns dados referentes a meses anteriores que estão em outro documento. O problema aqui, é que você não se lembra onde exatamente está esse outro documento, e precisa, portanto, interromper sua linha de raciocínio para procurá-lo.

Esse seria um caso claro de interrupção interna relacionada ao que você já está fazendo. Sempre que precisamos cessar nossa linha de raciocínio para lembrar ou procurar algo que estamos precisando, então estamos nos interrompendo.

 

b) Interrupções não relacionadas ao que está fazendo:

Em contrapartida, existem diversas interrupções que ocorrem por fatos não relacionados ao que estamos fazendo. Por exemplo, alguma vez você já estava concentrado em uma tarefa e, de repente, lembrou que precisava ligar para a sua mãe, dando os parabéns pelo seu aniversário?

Pois é, esse é claramente um tipo de interrupção na nossa linha de raciocínio, e pode prejudicar muito mais a nossa capacidade de concentração do que interrupções relacionadas ao que já estamos fazendo.

 

Dicas práticas para lidar com Interrupções

Bom, se existem diferentes tipos de interrupções, também existem diferentes maneiras de se lidar com cada uma delas, e de termos um dia com um fluxo de trabalho mais constante. Algumas dessas dicas são:

 

  • Conheça suas interrupções

Independentemente de quem você é, ou com o que trabalha, sempre existem horários, dias, ou ocasiões específicas onde as interrupções são mais frequentes. Por exemplo, o número de interrupções logo após o almoço tende a ser menor do que interrupções às 15h, da mesma forma que interrupções na sexta-feira são muito mais comuns que interrupções na quarta-feira.

Obviamente, esses horários e dias dependem da sua profissão, sendo um grande primeiro passo começarmos a mapear essas interrupções, de forma que consigamos nos planejar, e nos antecipar ao interruptor. Não basta apenas ficarmos colocando toda a culpa nas outras pessoas por estarem nos interrompendo. Precisamos também ser proativos, e nos adiantar a isso.

Dessa forma, conseguimos deixar horas “livres” em dias mais corridos, com menos tarefas planejadas, de forma a sempre conseguirmos fazer todas as tarefas importantes do dia, sem nos estressar com os “incêndios” que aparecem ao longo do dia.

 

  • Capture o que está sendo solicitado

É impressionante como tendemos a sempre largar o que estamos fazendo para apagar o novo “incêndio” que largaram na nossa mão. Se estamos trabalhando em um relatório, e um funcionário bate a nossa porta, tendemos a largar por hora o que estávamos fazendo, e darmos atenção para essa nova conversa.

Entretanto, muitas vezes essa conversa pode esperar até a conclusão do relatório. Muitas vezes, podemos apenas anotar que determinada pessoa quer conversar conosco, e apenas seguir com a nossa tarefa, até que encontremos um horário mais propício.

Dessa forma, a segunda dica é para que sempre anote a solicitação que foi feita a você, antes de realmente fazê-la. Com isso, você conseguirá ganhar mais perspectiva sobre o que é mais importante para você no momento, e provavelmente tomar melhores decisões no futuro, quando estará com a cabeça mais limpa.

 

  • Se isole quando precisar

No artigo “Como Aumentar seu Foco: 5 Estratégias Cientificamente Comprovadas para Melhorar sua Concentração”, eu comentei sobre o impacto que o ambiente onde atualmente estamos possui sobre nossa concentração e foco. Muitas vezes, a simples mudança de ambiente já é o suficiente para retomarmos nossa concentração e conseguir progredir sem problemas nas tarefas que estamos querendo trabalhar.

Da mesma forma, a mudança de ambiente favorece que menos interrupções aconteçam, pois é algo que outras pessoas não estão acostumadas, e faz com que elas entendam que não devem te interromper. Por exemplo, se você trabalha todos os dias na sua sala, mas resolve um dia trabalhar na sala de reuniões, as pessoas tenderão a ser mais cuidadosas a respeito de se devem ou não te interromper, e muitas vezes deixarão para mais tarde o que precisa ser resolvido. Dessa forma, você ganha um tempo precioso, e deixa que pequenas pendências sejam resolvidas todas mais tarde.

 

  • Agrupe tarefas importantes para uma parte mais tranquila do seu dia

A quarta dica é para que agrupe tarefas importantes para alguma parte do seu dia, principalmente pela manhã. No artigo “Por que mais tempo não resolveria seus problemas de produtividade?”, discutimos que nossa força de vontade é um recurso limitado, que é utilizado a cada decisão que tomamos no decorrer do dia. Dessa forma, sempre que deixamos tarefas importantes para serem feitas à tarde, ou no final do expediente, tendemos a procrastinar essas tarefas e acabar deixando para o outro dia.

Quer saber mais? Então leia   Zen to Done (ZTD): 10 Hábitos para uma Vida mais Produtiva – parte 3

Portanto, ao agrupar tarefas para serem feitas já no início da manhã, você aumenta suas chances de realmente realizar a tarefa, e ainda tem o bônus de poder trabalhar pelo resto do dia sem estresse ou ansiedade, pois já progrediu nas suas tarefas mais importantes.

 

  • Proteja seu tempo: planeje horários “não perturbe”

Como quinta dica, é recomendado que você planeje horários “não perturbe”, onde você não atenderá telefone, não abrirá sua caixa de e-mails, e não atenderá ninguém pessoalmente.

Aqui, é particularmente interessante que você não tenha uma cadeira na frente da sua mesa, evitando que pessoas se sentem e comecem a conversar contigo, sem a sua permissão. Além disso, é importante que você seja objetivo caso ocorra alguma interrupção. Procure estabelecer limites, iniciando a conversa falando algo do tipo “tenho apenas 1 minuto”, ou avise a todos os seus colegas e funcionários que não atenderá ninguém em determinados horários, e que deverão aprender a esperar.

Lembre-se que se alguém está te interrompendo frequentemente, então é porque você está permitindo esse tipo de comportamento. Dessa forma, é sua também a responsabilidade de estabelecer limites e comunicar ao interruptor como deve passar a se comportar.

 

  • Escute música enquanto trabalha

No artigo “Ouvir música no trabalho aumenta sua produtividade!”, nós discutimos que uma das principais fontes de distração no trabalho são as conversas paralelas que naturalmente puxam a nossa atenção e acabam nos desconcentrando. Falamos também que ouvir um som ambiente, ou “barulho branco”, também pode ajudar muito nesse quesito, facilitando que não nos distraiamos com tanta facilidade.

Portanto, a sexta dica é para que utilize alguma plataforma, como Noisli”, ou “[email protected]” para melhorar seu foco, e com isso a sua produtividade!

 

  • Crie um sistema para recebimento de solicitações

Alguma vez alguém já te pediu alguma coisa, você se esqueceu, e acabou se estressando para fazer tudo em cima da hora? Pois é, muitas vezes não temos um sistema próprio para recebimento e arquivamento de solicitações, e isso acaba atrapalhando muito nosso trabalho.

Quando recebemos solicitações de todas as formas, seja telefonemas, pessoalmente, WhatsApp, e e-mail, temos muita dificuldade em processar todas as solicitações que são feitas, e priorizar o que é mais importante de ser feito agora.

Portanto, a dica é para você monte um sistema para recebimento de solicitações através de apenas uma via de comunicação, por exemplo e-mail. Se todas as pessoas que precisam solicitar algo seu começarem a fazer isso por e-mail, é muito provável que você passe a receber um número menor de solicitações, e tenha muito mais facilidade para organizar e processar cada uma dessas solicitações.

 

  • Desligue as notificações no seu computador e celular

Notificações correspondem ao tipo mais comum de interrupções que temos hoje em dia. Isso é muito interessante, considerando que também é uma das distrações mais simples de eliminarmos.

Você não precisa ficar atento a todas as notificações que chegam ao seu celular ou computador. A grande parte dos e-mails e mensagens que você recebe provavelmente poderiam ser vistos mais tarde. Dessa forma, acesse a área de “Ajustes”, ou “Configurações” do seu celular, ou computador, e apenas desative o recebimento de notificações. Faça isso pelo menos durante o período em que você está trabalhando ou realizando alguma tarefa importante, na qual precisa manter o foco e a concentração.

 

  • Seja o exemplo

Por último, é realmente importante que sejamos o exemplo. De nada adianta aplicar todas essas dicas fornecidas, se você também não respeita os limites de outras pessoas, e está constantemente interrompendo seus colegas e funcionários. Se você realmente deseja mudar alguma coisa, comece mudando seu próprio comportamento!

 

Considerações Finais

Embora nem sempre tenhamos controle sobre o número de interrupções ou distrações que teremos no nosso dia, existem diversas pequenas alterações que podem ser feitas no seu fluxo de trabalho para minimizar o estrago que elas possuem sobre a sua produtividade.

Deixe nos comentários qual das dicas aqui colocadas você mais gostou, e quais são os limites que você pretende implementar, para melhorar o seu foco, e aumentar assim a sua produtividade! E lembre-se: “Quem interrompe precisa aprender a esperar!”

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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