Inbox Zero: Como gerenciar e-mails utilizando a metodologia GTD

Quantos e-mails você envia todos os dias? A maior parte de nós envia cerca de uma dúzia, ou até mais. Esse meio de comunicação foi crescendo cada vez mais e hoje se faz indispensável no nosso dia-a-dia. É através do e-mail que nós nos comunicamos com o mundo sem sair do lugar, como por exemplo, para entrar em contato com os nossos funcionários, clientes, fornecedores, família e até mesmo aquele amigo que está do outro lado do mundo.

Entretendo, da mesma forma que enviamos uma série de e-mails todos os dias, constantemente diversos outros e-mails estão chegando a nossa caixa de entrada. Para muitas pessoas, isso acaba por se tornar um problema, pois não sabem como gerenciar corretamente esse crescente fluxo de mensagens. Logo, acabam se prendendo a caixa de entrada por boa parte do seu tempo e, consequentemente, não encontram o tempo para a realização de outras tarefas.

Dessa forma, eu gostaria de apresentar aqui um jeito simples de gerenciar seus e-mails, utilizando a metodologia Getting Things Done – GTD. Portanto, eu lhe convido para me acompanhar nesse artigo para que aprenda como configurar seu e-mail, de forma que consiga gerenciá-lo com mais facilidade.

 

Método GTD e Gerenciamento de E-mails

Como primeiro passo da metodologia GTD, o especialista no assunto David Allen nos explica que devemos agrupar todos os itens que compõe nosso mundo em lugares chave, de forma que possamos processá-los de uma só vez. Com a nossa caixa de e-mails, isso não poderia ser diferente! Como padrão para a maior parte das pessoas, os e-mails já chegam diretamente na caixa de entrada (inbox), portanto, a maior parte das pessoas não precisa ficar reagrupando e capturando suas mensagens.

Em seguida, Allen nos ensina que devemos processar cada e-mail, de forma que nós identifiquemos o que precisa ser feito com cada um deles, e arquivemos aquelas mensagens que já foram processadas. Esse processo é importante para que tenhamos completa noção das informações que está chegando até nós, e não deixemos assuntos relevantes passarem despercebidos. Ao final do processo, é esperado que não restem e-mails na sua caixa de entrada, pois todos já foram processados e corretamente arquivados.

 

Inbox Zero

Nesse contexto, surgiu o que chamamos de “Inbox Zero”, o qual define uma meta estipulada por muitas pessoas e empresas, de que sempre precisamos deixar nossa caixa de entrada (ou caixas de entrada) no zero, sem que existam itens para serem processados.

Entretanto, peço que atente para um detalhe na descrição do termo. Inbox Zero não descreve que você deve executar ou finalizar tudo aquilo que está sendo pedido no e-mail, mas descreve que todos os e-mails devem ser processados, e que informações relevantes devem ser retiradas das mensagens. Dessa forma, o importante para atingir inbox zero é que você verifique do que se trata a mensagem, retire (caso haja) as informações importantes, e arquive a mensagem, de forma que você não precise mais abri-la.

 

A regra dos 30 dias

Quando as pessoas percebem que para utilizar o GTD precisam atingir Inbox Zero e que, portanto, precisam processar cada um dos e-mails que estão atualmente na sua caixa de entrada, o natural para muitas pessoas é desistir completamente do processo.

Eu conheço pessoas que atualmente possuem mais de 1000 e-mails não lidos na sua caixa de entrada. Sem dúvida, processar todas essas mensagens seria uma tarefa extremamente difícil e trabalhosa. Por esse motivo, eu geralmente aconselho que as pessoas sigam a regra dos 30 dias, a qual dita que todos os e-mails que já estão na sua caixa de entrada a mais de 30 dias podem ser automaticamente arquivados ou excluidos.

Essa regra funciona, pois, caso o e-mail seja realmente importante, seu remetente reencaminhará a mensagem, perguntando se você a recebeu. Caso o remetente não se dê ao trabalho de reencaminhar a mensagem, provavelmente a mensagem não era assim tão importante.

Ao arquivar e-mails mais antigos, tenho certeza que o peso de processar as mensagens diminuirá, e você terá maior motivação para seguir o processo. Dessa forma, processe apenas as mensagens dos últimos 30 dias, e após finalizar esses e-mails, marque todas as demais mensagens e clique em “Arquivar”.

 

Processe cada um dos seus e-mails em menos de dois minutos

No método GTD, David Allen é categórico ao colocar que tarefas que levam menos de dois minutos para serem concluídas não entram no sistema. Dessa forma, ao abrir cada um dos seus e-mails, verifique se consegue processá-lo em menos de dois minutos. A verdade é que a maior parte deles podem ser facilmente processados nesse tempo. Grande parte das mensagens correspondem a propagandas e marketing, e, portanto, você nem mesmo precisa lê-las até o final antes de decidir se deve excluir, arquivar ou comprar o que está sendo oferecido.

Além disso, outra grande parte dos seus e-mails correspondem a pequenas mensagens, que apenas requerem uma resposta rápida, ou que sejam automaticamente arquivadas. Uma regra importante aqui é que você responda esses e-mails agora. Se a resposta leva menos de 2 minutos para ser escrita, não deixe para responder depois. Abra esse e-mail apenas uma vez e já se livre dessa tarefa! Caso seja um e-mail que requeira um pouco mais do seu tempo e de sua atenção para responder, coloque-o em alguma das suas outras listas.

 

Como passar informações para cada lista?

Referências

Ficou no passado o tempo em que possuíamos uma quantidade pequena e limitada de memória para estocagem de mensagens nas nossas contas de e-mail. Hoje em dia, são raras as pessoas que precisam até mesmo pagar por mais espaço em suas contas. Dessa forma, e-mails são por si só uma ótima ferramenta de estocagem de referências, já que a maior parte dos provedores também possuem excelentes algoritmos de busca, que permitem rastrear uma mensagem ou arquivo em segundos.

Ainda assim, caso não confie nos mecanismos de busca, sugiro organizar seu material com diferentes etiquetas, de forma que fique mais simples encontrar o material posteriormente. Por experiência, eu sei que existem pessoas que gostam de utilizar hierarquia de pastas para arquivar seu material dentro do e-mail. Essa prática não é muito recomendada, já que dessa forma você só pode colocar cada material em apenas uma pasta, o que muitas vezes dificulta encontrá-lo depois. O mesmo não acontece com etiquetas, que podem ser utilizadas na quantidade que desejar.

 

Aguardando Resposta

Essa lista sim pode ser organizada dentro de uma pasta, caso seja da sua preferência. Ainda assim, pessoalmente eu prefiro utilizar outro método para rastrear aquilo que estou aguardando resposta.

Como minha conta está no Gmail, eu posso instalar o aplicativo Boomerang for Gmail, o qual me permite voltar conversas não finalizas à minha caixa de entrada em datas específicas. Dessa forma, sempre que estou esperando uma resposta, marco que quero que aquele e-mail volte a minha caixa de entrada em 7 ou 10 dias. Assim, não preciso ficar me preocupando em conferir constantemente minha lista, para ver se existe algo a mais que ainda preciso fazer. Além disso, essas conversas são automaticamente etiquetadas com “Boomerang”, permitindo que eu as encontre facilmente ao procurar pela etiqueta.

 Boomerang - Inbox Zero

Calendário

De acordo com a metodologia GTD, são colocados no calendário apenas encontros ou tarefas que possuem data e/ou horários definidos para serem feitos. Eu sigo isso à risca, e utilizo o Google Calendar para inserir facilmente compromissos no meu calendário.

 google calendar - Inbox Zero

Lista de Próximas Ações

Se todas as ações que possuem data e/ou horário específico vão para o calendário, todas as demais tarefas devem ser colocadas na sua lista de afazeres. Dessa forma, caso ainda não esteja utilizando uma lista de afazeres, recomendo que utilize um dos três aplicativos abaixo, que devem atender facilmente suas expectativas.

Wunderlist e sua Integração para Gmail (Para usuários que ainda estão começando)

Todoist e sua Integração para Gmail (Para usuários Windows)

OmniFocus e sua Integração para Gmail (Para usuários Mac)

 

Demais listas

As demais listas, como a lista “Algum dia/Talvez” e a lista “Projetos” provavelmente se encontram em algum outro aplicativo de sua escolha, ou até mesmo são listas físicas, colocadas no papel. Dessa forma, não recomendarei aplicativos ou integrações, pois essas listas são muito particulares, não existindo preferências mais comuns de onde elas devem ser mantidas.

 

Para finalizar…

Existem diversas maneiras efetivas de organizar seu e-mail em pouco tempo. Para citar apenas alguns, você pode analisar algumas dicas da Thais Godinho, ou do Efetividade.net, que também utilizam o sistema GTD. Caso procure mais alguns aplicativos que possam ser acoplados ao seu e-mail, sugiro que acesse a página de ferramentas disponibilizada aqui no blog e passe a usar você também o que estou atualmente utilizando!

 

 

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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