Getting Things Done (GTD): O Guia Completo para Organizar seus Afazeres e Retomar o Controle da sua Vida!

A arte de fazer acontecer (GTD)

No mundo em que vivemos, estamos sempre correndo de um lugar para o outro, tentando ao máximo entregar todos nossos projetos a tempo. Dessa forma, quando outras pessoas nos perguntam como estamos, a resposta é sempre a mesma: “Estou na correria, meio sem tempo”.

Mas será mesmo o tempo o grande problema da maioria das pessoas? Se você tivesse mais duas horas todos os dias, você acha que daria conta de tudo?

Infelizmente, para a maior parte das pessoas, a resposta é “não”. Provavelmente, se você tivesse mais duas horas por dia, seriam apenas mais duas horas se sentindo sobrecarregado, ansioso, não realizado, entediado ou cansado.

Para a maior parte das pessoas, ter “mais tempo” não é a solução. Dessa forma, talvez você ainda não tenha notado, mas quando está pedindo por mais tempo, o que você realmente gostaria é mais espaço para pensar. O que você realmente está precisando é de uma ferramenta que te permita ter maior clareza de pensamento, melhor tomada de decisões, e maior confiança de que conseguirá dar conta das suas tarefas.

É justamente por isso falaremos hoje da metodologia Getting Things Done (GTD), um método amplamente testado, extremamente completo, que permitirá a você reganhar o controle da sua vida, organizar os seus afazeres, e viver uma vida consciente em todos os sentidos.

Se preferir, você pode clicar nos links abaixo para ir direto a uma seção particular do artigo que te interessa, ou pode simplesmente continuar a leitura para ver o artigo completo.

I. Introdução

A Descoberta de Bluma Zeigarnik

Por volta de 1920, a pesquisadora Bluma Zeigarnik fez uma observação interessante, referente ao efeito que interrupções exercem sobre a nossa memória.

Conta a história que ela trabalhava na Universidade de Berlim, junto ao professor Kurt Lewin, que notou que o garçom de um restaurante parecia lembrar de pedidos incompletos com maior eficiência do que aqueles pagos ou completos.

Em outras palavras, era como se a mera finalização de um pedido pudesse levá-lo a ser esquecido pelo garçom, enquanto que pedidos incompletos, como aqueles de uma mesa que ainda não terminou sua refeição, conseguissem permanecer por mais tempo na sua memória.

Dentro do laboratório, Zeigarnik resolveu testar essas observações. Primeiramente, ela pediu para que os diversos participantes do estudo resolvessem alguns quebra-cabeças. Então, na metade do experimento, alguns participantes eram subitamente interrompidos e levados para outra sala. Os demais participantes permaneciam até finalizar a tarefa.

A hipótese da pesquisadora era que os participantes interrompidos conseguiriam lembrar com maior facilidade dos detalhes de cada tarefa. Dessa forma, após o experimento, cada participante foi devidamente entrevistado, sendo as conclusões do experimento primeiramente publicadas em 1927.

Os experimentos de Zeigarnik mostraram que os participantes que foram interrompidos durante a execução das tarefas eram cerca de 90% melhores para recordar os detalhes de suas tarefas do que aqueles que não foram interrompidos.

Nascia aqui, portanto, o que chamamos hoje de “Efeito Zeigarnik”.

Bruma Zeigarnik - 1921 - Getting Things Done (GTD)

Bluma Zeigarnik, 1921 – Fotógrafo Desconhecido. Fonte: Gestalt Theory

 

O Efeito Zeigarnik

Ao longo dos anos, diversas pesquisas foram feitas com o intuito de confirmar a existência do Efeito Zeigarnik, e na tentativa de averiguar os motivos cognitivos que levam o cérebro a trabalhar dessa forma.

Nesse contexto, surgiram duas grandes teorias que dominaram o debate. Uma hipótese é que o inconsciente está mantendo suas metas sob controle, e trabalhando para que elas sejam alcançadas. Dessa forma, a teoria dita que ao lembrar de tarefas que ainda não estão completas, o cérebro está se assegurando de que elas serão finalizadas em algum momento.

Em contrapartida, a teoria rival defende que o inconsciente está procurando ajuda da mente consciente para finalizar a tarefa. Para averiguar qual das teorias está mais correta, os pesquisadores E. Masicampo e Roy Baumeister realizaram alguns estudos na Universidade da Flórida.

Segundo os autores, “o Efeito Zeigarnik não é, como foi pressuposto por décadas, um lembrete que prossegue constante até que a tarefa seja realizada. A persistência dos pensamentos distrativos não é um indicativo de que o inconsciente esteja trabalhando para concluir a tarefa. Tampouco, o inconsciente está importunando a mente consciente para terminar a tarefa imediatamente.

Em vez disso, o inconsciente está pedindo à mente consciente que elabore um plano. A mente inconsciente, aparentemente, não consegue fazer isso sozinha, de modo que atazana a mente consciente para que esta trace um plano detalhado, incluindo o momento, lugar e a oportunidade. Uma vez que o plano é concebido, o inconsciente pode parar de incomodar a mente consciente com os lembretes”.

Em outras palavras, nossas tarefas não ficam “pipocando” nas nossas cabeças porque nosso inconsciente está trabalhando nelas, ou porque quer vê-las finalizadas. O que o inconsciente quer é que você monte um plano, definindo qual a próxima tarefa a fazer, e especificando quando e como fará o seu trabalho.

 

Gerenciamento de Acordos Internos

Você já deve ter percebido que normalmente, há uma relação inversamente proporcional entre a quantidade de coisas que há na sua mente, e a quantidade de coisas que está conseguindo fazer.

Da mesma forma, você também já deve ter notado que grande parte do estresse que você passa dia a dia é proveniente da má gestão que você tem dos “acordos” que fez consigo mesmo ou com outras pessoas.

É provável que você tenha feito mais acordos consigo mesmo do que se dá conta, e cada um deles, seja grande ou pequeno, é perseguido por uma parte do seu inconsciente.

De acordo com o que aprendemos até aqui, nossa inconsciente busca traçar um plano de ação para cada uma das nossas pendências, e enquanto não fazemos isso, as tarefas permanecem “pipocando” na nossa cabeça.

Portanto, a partir do momento em que você aprende a controlar tudo aquilo que você permitiu que entrasse em seu mundo físico ou psicológico, mas que não está onde deveria, invariavelmente você passa a ficar mais relaxado, com mais foco e energia produtiva.

Enquanto os seus pensamentos não forem esclarecidos, e as decisões não forem tomadas, e as informações resultantes desse processo não forem armazenadas em um sistema que você tenha certeza de que vai acessar quando for necessário, seu cérebro não abandonará a questão.

 

II. O que é?

O que é o Getting Things Done (GTD)?

A metodologia Getting Things Done (GTD) é uma ferramenta de Produtividade Pessoal desenvolvida por David Allen, e primeiramente publicado em 2001 no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”.

O método fornece um sistema para esclarecer pensamentos, tomar decisões, e armazenar todos os seus processos de maneira confiável, para que você tenha acesso a tudo que precisa no momento que achar necessário.

Mais do que apenas uma ferramenta para gerenciar tarefas e projetos, o GTD se preocupa com questões fundamentais de trabalho com significado, vida consciente e bem-estar psicológico. Ele permite que você gerencie os seus “acordos” de maneira extremamente eficaz, permitindo que seu inconsciente fique livre para pensar e criar novas oportunidades.

O método foi traduzido para o português no livro “A Arte de Fazer Acontecer – Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.

Em 2015, o livro foi amplamente revisado pelo autor, e foram inseridos novos conteúdos relacionados ao uso de tecnologias digitais, a globalização do GTD, e sobre como deixar o método mais inclusivo. Dessa forma, se estiver procurando comprar o livro, recomendo que procure por edições de 2016 em diante.

 

O Mindset

Para que a metodologia seja aplicada corretamente, eu acho importante que primeiramente entendamos quais os princípios básicos defendidos pela técnica.

Em outras palavras, vamos começar entendendo quais são alguns pressupostos utilizados no GTD, e em seguida passaremos ao “como” eles são utilizados.

Princípio 1: Sua mente não foi feita para armazenar informações

Sua mente é para ter ideias, e não para mantê-las” ~David Allen

A primeira grande ideia defendida no GTD é que nossa cabeça não deve ser utilizada para manter informações. Na realidade, Allen defende que o motivo de nos sentirmos tão sobrecarregados com nosso trabalho é que utilizamos toda nossa energia criativa lidando com problemas, remendando estragos e recordando o que mais precisamos fazer.

Para Allen, não estamos utilizando nossa criatividade para termos novas ideias, e por isso não conseguimos ter o tempo ou o espaço necessário para executarmos nossos projetos.

Você provavelmente já ouviu falar de um famoso estudo, publicado em 1956 pelo professor George Miller, onde ele defendia que nossa cabeça consegue processar e armazenar em média 7 informações a qualquer momento. Em teoria, esse é o motivo pelo qual as empresas telefônicas estipularam que inicialmente os números de telefone deveriam possuir 7 dígitos (você ainda se lembra desse tempo?).

Contudo, em 2001 o pesquisador Nelson Cowan refutou os resultados de Miller, e apresentou um novo estudo, relatando suas conclusões sobre uma coletânea de experimentos feitos até então. Cowan concluiu que nossa cabeça consegue reter apenas 4 informações na memória operacional, sendo que para cada nova informação que temos que processar, nossa cabeça precisa abrir mão de alguma das outras informações mantidas até então.

Em termos práticos, o que isso significa?

É claro que isso é apenas uma média, e você pode conseguir manter em mente mais informações que isso, ou até menos. Mas em termos práticos, isso significa que caso hoje você tenha que mandar um e-mail, participar de uma reunião, conversar com dois funcionários, comprar determinado insumo e ainda ligar para seu cônjuge, sua cabeça terá dificuldade de manter tudo isso em mente.

O resultado é um sentimento de que está sobrecarregado, e que não possui controle sobre tudo que está acontecendo no seu dia. Para sua cabeça, todos os seus “acordos” parecem necessitar de uma mesma quantidade de atenção, mesmo que não precisem. Em decorrência disso, sentimos que estamos cheios de coisas para fazer, e não conseguimos nos organizar para executar tudo isso.

Dessa forma, a metodologia GTD visa fornecer um fluxo de trabalho, onde você possa retirar os seus acordos da sua cabeça, e colocar todas essas informações em um sistema confiável, onde nenhuma informação seja perdida.

Princípio 2: Mente como a água (Mind like water)

A segunda grande ideia defendida no GTD foi retirada das artes marciais, e dita que nossa mente precisa estar constantemente se adaptando. Se você coloca água dentro de uma garrafa, ela adquire a forma da garrafa, se você coloca água dentro de um jarro, ela adquire a forma do jarro.

Nossa mente precisa possuir a mesma capacidade. Se formos colocados em uma situação difícil no trabalho, precisamos que nossa mente esteja completamente engajada com essa situação. Se no momento seguinte recebemos uma ligação de casa, relatando um problema familiar, precisamos que nossa mente se adapte instantaneamente a essa nova situação, de forma que possamos estar completamente engajados com a ligação.

Como a maior parte das pessoas possui informações demais ocupando sua memória operacional, a tendência é que elas não consigam permanecer constantemente engajadas em apenas uma tarefa por vez. Provavelmente, existem pessoas que estão lendo esse texto e pensando que horas são, ou no que vão comer, ou no que vão fazer logo em seguida.

Como resultado, não nos sentimos totalmente realizados naquilo que estamos fazendo, já que estamos sempre pensando no que mais ainda precisa ser feito.

Princípio 3: Lidando com Acordos Internos

A terceira grande ideia defendida na metodologia GTD é uma união de tudo que discutimos até aqui.

Para que sua cabeça entenda qual a melhor maneira de se manter engajados com suas tarefas, é necessário retirá-las da cabeça, de forma que você ganhe maior perspectiva e controle sobre o que ainda deve ser feito e o por que está fazendo isso.

Sem um sistema confiável, sua cabeça tende a se perder na imensidão de informações que está tentando processar, e sobre quais são as reais prioridades a serem feitas.

Sem um sistema confiável, sua cabeça não terá o espaço necessário para avaliar corretamente em quais projetos você está atualmente trabalhando, e sobre quais outras possibilidades ou ideias ainda existem para serem aplicadas.

Princípio 4: Perspectiva Ampla vs. Detalhes Práticos

Uma enorme quantidade de livros de negócios, modelos, seminários e gurus enalteceram a busca por “contextos mais amplos” como a solução para se tornar mais produtivo.

De acordo com essa proposta, conhecer as nossas metas mais importantes confere ordem, significado e rumo ao nosso trabalho. Na prática, contudo, o bem-intencionado exercício de ponderar as metas não costuma alcançar os resultados desejados.

Sem dúvida, o foco nos resultados, nas metas e valores é um exercício de extrema relevância, mas isso não quer dizer que com eles o seu trabalho ficará mais fácil ou com menos desafios. Na maior parte das vezes, justamente o contrário acontece. A maior parte das pessoas está tão envolvida com compromissos do dia a dia que sua capacidade de se concentrar num contexto mais amplo fica muito limitada.

Falta, portanto, uma peça em nossa cultura de trabalho: um sistema coerente de comportamentos e ferramentas que funcione efetivamente no trabalho real. Um sistema que gerencie múltiplas camadas de prioridades e mantenha o controle sobre as centenas de novas informações recebidas todos os dias.

 

Os 5 Passos do GTD

O princípio chave defendido na metodologia GTD é que precisamos retirar da nossa cabeça todo tipo de informação que requer nossa atenção.

Para isso, David Allen desenvolveu um fluxo de trabalho, que conta com 5 passos, de forma a facilitar e sistematizar todo o processo. São eles:

Passo 1: Coletar ou Capturar

O primeiro passo a ser tomado quando estamos buscando implementar o sistema GTD é começar a coletar tudo aquilo que requer nossa atenção, e colocar em apenas alguns lugares chaves. Alguns exemplos são:

– Caixa de entrada do seu e-mail: caso possua mais de uma conta de e-mail, procure encaminhar todos os e-mails para apenas uma caixa de entrada, de forma a facilitar o posterior processamento.

– Caixa de entrada física: são colocados aqui todos os papeis, relatórios, cartões de visita, post-its, recados, etc.

– Caixa de entrada digital: para colocar arquivos digitais, crie uma nova pasta no seu desktop, ou coloque os arquivos direto em algum aplicativo de anotações, como o Laverna, WorkflowyEvernote ou OneNote.

Não importa o que seja, se algo precisa ou precisará da sua atenção, então ele deve ser coletado e processado. O objetivo desse primeiro passo é desenvolver uma visão geral de tudo aquilo que compõe o seu mundo, e tirar da sua cabeça ideias e projetos que ficam pipocando de tempos em tempos.

Por onde começar? – Checklist

Para facilitar, sugiro que siga a lista abaixo, para fazer suas coletas.

– Comece com a sua mesa de trabalho: colete post-its, recados, relatórios, cartões de negócios. Tudo que se encontra na sua mesa, mas que você não usa constantemente (canetas, grampeador, etc.), também deve ser coletados.

– Gavetas e armários no escritório: em seguida, colete tudo aquilo que está nas suas gavetas e armários, e que ainda não faz parte de um sistema de referências dentro da empresa.

– Bancadas, prateleiras e outros lugares: continue coletando todos os itens que estão no ambiente de trabalho, e que você sabe que não pertencem ao lugar onde atualmente estão.

– Em seguida, passe a coletar tudo que está na sua cabeça: projetos, ideias, afazeres, compromissos, comunicados, relatórios, artigos, reuniões, leituras, planejamentos, problemas financeiros ou administrativos, problemas relacionados a clientes, vendas, suprimentos, informações que você ainda está esperando de outras pessoas, ligações, pesquisas, etc. Colete tudo que passar pela sua cabeça, passando essas informações para um bloco de notas físico ou no seu computador.

– Assim que terminar, colete também tudo aquilo que estiver incorretamente arquivado no seu computador: Sejam e-mails, relatórios, itens salvos na sua área de trabalho, ou quaisquer outros arquivos que baterem com a descrição.

Pensa que acabou? Assim que finalizar tudo no escritório, é hora de coletar tudo aquilo que se encontra na sua casa e no seu carro, de forma que você colete absolutamente tudo que compõe o seu mundo. De nada adianta ser extremamente organizado no trabalho, se não consegue encontrar algo em casa.

Para que o método seja efetivo, é necessário coletar absolutamente tudo!

Passo 2: Processar ou Esclarecer

O próximo passo na metodologia é esclarecer o que deve ser feito com cada um dos itens que você capturou. Independentemente de ser uma ideia, um livro, um post-it, ou qualquer outra coisa, todos os itens devem seguir conforme os passos descritos na ilustração abaixo:

O primeiro passo a ser seguido para cada item é perguntar “Isso demanda alguma ação?”.

Caso a resposta seja NÃO:

– Opção 1: O item pode ser considerado como lixo, devendo ser reciclado, jogado fora ou deletado.

– Opção 2: O item pode ser considerado como incube, devendo ser inserido em uma lista chamada “Algum dia/Talvez”.

– Opção 3: O item pode ser considerado como referência, devendo ser inserido em uma lista chamada “Referência/Arquivo”.

Caso a resposta seja SIM:

– Opção 1: O item pode ser considerado como projeto. Projetos são todos os afazeres, ideias, compromissos e outros itens que requerem mais que uma ação para serem finalizados. Crie uma lista “Projetos” para agrupar todos esses itens.

– Opção 2: O item pode ser considerado como faça agora. Você deve fazer agora todos os itens que demoram menos que dois minutos para serem concluídos. Em outras palavras, tarefas que demoram menos de dois minutos nunca entram nas suas listas.

– Opção 3: O item pode ser considerado como delegue. Todos os itens que devem ser feitos por outras pessoas são agrupados em uma só categoria, na lista “Aguardando Resposta”.

– Opção 4: O item pode ser considerado como calendário. Na metodologia GTD, entram no calendário apenas os itens que possuem data e/ou horário específico para serem feitos.

– Opção 5: O item pode ser considerado como lista de afazeres. Todos os demais itens que devem ser feitos por você, mas que não possuem horário e/ou data específica, devem ser colocados na “Lista de Próximas Ações”, também conhecida como “Lista de Afazeres”.

Portanto, o principal objetivo aqui é agrupar os diferentes itens capturados em uma das 7 listas criadas pela metodologia:

Lista 1 – Caixa de Entrada

Lista na qual você agrupou todos os itens que foram capturados. A partir daqui os itens são reagrupados para todas as demais listas.

Lista 2 – Algum dia/Talvez

Lista na qual estão todos os itens que não requerem ação imediata, mas que posteriormente podem exigir alguma ação. Alguns exemplos de itens que entram nessa lista são:

  1. Convite para uma formatura que acontecerá daqui dois meses;
  2. Reunião com um cliente que acontecerá daqui três semanas, mas você ainda não sabe se conseguirá confirmar;
  3. Ingresso para um show que ocorrerá daqui seis meses;
  4. Ideias de viagem;
  5. Projetos que você talvez queira desenvolver no futuro.

Lista 3 – Referência

Lista na qual são agrupados todos os itens que você ainda vai precisar. Alguns exemplos de itens que entram nessa lista são:

  1. Relatórios de anos anteriores;
  2. Projetos já finalizados;
  3. Documentos pessoais;
  4. Exames médicos anteriores;
  5. Cartões de visitas de clientes e fornecedores;
  6. Extratos bancários;
  7. Recibos de compras;
  8. Notas fiscais.

Lista 4 – Projetos

Lista na qual são colocados todos os itens que requerem mais de uma ação, e que você está atualmente trabalhando.

Atenção, caso tenha colocado algum item nessa lista que não está atualmente trabalhando, realoque esse item para a lista “Algum dia/Talvez”.

Lista 5 – Aguardando Resposta

Lista na qual são colocados todos os itens que você está aguardando que outras pessoas façam. Alguns exemplos que entram na lista são:

  1. Cotações de insumos;
  2. Confirmações de reuniões;
  3. Aprovações de transferência bancária;
  4. Produtos que ainda não chegaram;

Lista 6 – Calendário

Lista onde são colocados todos os itens que possuem data e/ou horário específico para acontecer. Alguns exemplos que entram na lista são:

  1. Reunião com o pessoal da logística no dia 25/04/17;
  2. Retirada de extrato financeiro no último dia do mês;
  3. Consultas médicas com horário marcado;
  4. Entrega de projetos conforme prazo estipulado;
  5. Ligações para amigos ou parentes na data de aniversário.

 Lista 7 – Lista de Próximas Ações

Por último, na lista de próximas ações são colocados todos os itens que ainda devem ser feitos por você, mas que não possuem horário ou data específicos. Alguns exemplos são:

  1. Comprar frutas no caminho para casa;
  2. Solicitar cotação do insumo X;
  3. Ligar para cliente Y;
  4. Comprar presente de aniversário para pessoa Z;
  5. Agendar consulta com o dentista.
Quer saber mais? Então leia   Getting Things Done (GTD): A arte de fazer acontecer - Com Thais Godinho

Passo 3: Organizar

Agora que você já terminou de esclarecer qual o lugar certo para cada um dos itens que você capturou, e já criou as diversas listas que compõe a metodologia GTD, chegou a hora de você organizar melhor suas anotações.

É importante notar aqui que não existem formas certas e erradas de se organizar. Você deve sempre buscar se organizar da maneira que melhor funciona para você. Por esse motivo, não vou colocar aqui uma só forma de se organizar, pois sei que não agradará a todos os gostos. Ainda assim, vou colocar aqui algumas dicas que acho interessantes no processo de organização:

  • Quando estiver colocando os itens na sua lista de afazeres, busque separá-los por contextos

Existem itens que precisam de internet para serem feitos, enquanto que outros precisam de um telefone, e outros ainda precisam ser feitos fora do escritório. Se você agrupar todos esses itens em apenas uma lista, perderá um bom tempo para encontrar quais tarefas podem ou não podem ser feitas agora.

Por exemplo, você não acha que seria mais produtivo fazer todas as tarefas que precisam ser feitas fora do escritório de uma só vez? Agrupe essas tarefas em uma só aba, de forma que consiga facilmente encontrá-las.

Artigo Relacionado: Método DRD: Organizando sua Agenda de Forma Simples e Efetiva

  • Crie um Sistema de Arquivamento Pessoal

Esse é um grande tópico, e por si só daria um artigo bem extenso. Dessa forma, eu recomendo inicie seu sistema com a leitura do artigo “Montando um sistema de arquivos de referência no GTD”, da Thais Godinho.

  • Confie na sua organização

Se você não colocar todas as informações necessárias no seu sistema, ou se ele estiver muito chato ou complexo, em pouco tempo você vai deixar de usar o sistema e perderá todo o trabalho que teve até agora.

Dessa forma, se organize de maneira que você perceba que é muito melhor e mais confiável guardar informações no seu sistema, do que confiar na sua memória.

  • Utilize tags

Quando estiver organizando suas referências, busque utilizar diferentes etiquetas (tags) que permitam encontram o que precisa com facilidade e agilidade.

  • Se organize de acordo com o tempo

Você também pode organizar sua lista de afazeres conforme a quantidade de tempo que a tarefa demora para ser finalizada.

Por exemplo, caso tenha apenas 15 minutos até a próxima reunião, é extremamente útil possuir uma lista organizada com todas as tarefas que podem ser finalizadas nesse tempo. Portanto, se organize utilizando espaços de tempo, como “Até 15 minutos”, ou “Entre 15 minutos e 1 hora”, ou “Entre 1 e 2 horas”.

Passo 4: Refletir ou revisar

O quarto passo na metodologia GTD é refletir e revisar as diferentes listas, de forma que você sempre saiba o que ainda precisa fazer.

Você pode escolher fazer revisões nos mais diversos intervalos de tempo, como revisões diárias, semanais, mensais, quinzenais, semestrais, anuais ou sazonais. Ainda assim, de acordo com David Allen, se você não está fazendo ao menos a revisão semanal, você não está praticando GTD.

Para que o seu sistema funcione, você precisa no mínimo atualizar semanalmente todas as suas listas, de forma que crie um sistema confiável, que você sinta vontade de estar consultando.

De maneira geral, praticantes de GTD preferem fazer suas revisões nas sextas-feiras, de forma que consigam aproveitar bem o fim de semana, enquanto deixam tudo nos trilhos para segunda-feira, ou alguns ainda preferem fazer no domingo, pois é um dia mais tranquilo, onde a cabeça geralmente está mais desanuviada.

Algumas diretrizes para realizar as revisões são:

1. Processe cada item antes de começar

Caso haja algum item em alguma de suas caixas de entrada, processe cada um dos itens antes de iniciar sua revisão.

2. Verifique seu calendário

Verifique seu calendário, atentando para todos os compromissos que terá durante a semana. Atente também para os tempos de deslocamento e quais são os itens que você precisará para cada compromisso.

3. Verifique a lista “Algum dia/Talvez”

Verifique a lista de “Algum dia/Talvez” e veja se é preciso passar algum dos itens para outra lista.

4. Verifique a lista “Projetos”

Verifique a lista “Projetos”, e reflita sobre qual a próxima ação, ou sobre quais as próximas ações que devem ser tomadas ainda essa semana para o andamento do projeto.

Coloque essas próximas ações na sua lista de afazeres, calendário, ou aguardando resposta. Transfira projetos concluídos para a pasta referência, e projetos que não está trabalhando para a lista “Algum dia/Talvez” ou diretamente para o lixo.

5. Verifique a lista “Aguardando Resposta”

Revise a lista “Aguardando Resposta”, e veja se não existe mais nada que pode ser feito por você para acelerar a entrega do que precisa.

6. Verifique sua lista de afazeres

Verifique sua lista de afazeres (próximas ações) e priorize a lista da maneira que melhor lhe convir. Além disso, busque sempre estar reorganizando sua lista de afazeres, de acordo com os contextos necessários para cada tarefa.

Passo 5: Fazer ou engajar

O quinto e último passo da metodologia GTD é fazer, ou engajar, com as tarefas propostas nas suas listas. Aqui não existem segredos ou dicas que eu possa fornecer. A única informação que eu acho importante ressaltar, é que para o sistema ser eficiente, você precisa adaptar ele para a sua realidade.

De nada adianta passar por todos os passos descritos até agora se você ainda mantém informações na sua cabeça, e não está fazendo o sistema funcionar para você. Portanto, se você chegar nesse passo, e ainda não conseguir engajar propriamente com o que precisa ser feito, procure modificar o sistema para sua realidade.

Um bom indicativo de que o sistema está funcionando, é que você está continuamente pensando sobre melhores maneiras de adaptá-lo para você, e sobre o quão bom ele está sendo para sua Produtividade.

III. Como Implementar o GTD?

Os 5 Principais Erros que Você Deve Evitar

Ao longo do tempo, eu já me encontrei e conversei com diversas pessoas que estão procurando instaurar o método GTD no seu cotidiano.

Dessa forma, já vi várias delas implementando as técnicas do GTD por algumas semanas, ou até por alguns meses, antes de cometerem alguns erros clássicos que tornam o método insustentável.

Inevitavelmente para essas pessoas, chega um ponto em que a sua lista de tarefas começa a apresentar mais tarefas do que elas conseguem fazer, e lentamente elas começam a desistir do método exatamente quando elas mais precisam dele.

Então, depois de perder um ou dois prazos de entrega, elas recomeçam o método, capturam todos os afazeres, processam e organizam tudo, e voltam a recuperar o controle. O problema, contudo, é que elas voltam a repetir os mesmos erros, e novamente desistem do GTD depois de algumas semanas ou meses.

Dessa forma, eu quero comentar aqui contigo os 5 principais erros, que podem definitivamente te afastar do GTD, e que você deve evitar a todo custo, certo?

Então vamos lá!

Erro 1: Você Não Está Capturando Tudo

Basicamente, você não confia no seu sistema porque ele não possui todas as informações que você precisa, nos momentos em que mais precisa.

Você ainda não possui noção de quais são todas as suas caixas de entrada, ou ainda não desenvolveu o hábito de processar cada uma delas. Você continua com post-its aleatórios grudados no seu computador, ou na sua mesa, e não faz ideia de como fará para juntar todos eles em um só sistema.

Lembra-se que no início do texto eu coloquei o GTD como uma ferramenta para gerenciar todos os seus pensamentos e acordos internos e externos? Pois é, se você continuar dependendo da sua memória para processar cada um deles, o GTD não vai funcionar para você.

Capture absolutamente tudo, e só depois julgue se algo é ou não é necessário na sua vida.

Erro 2: Você Não Coloca Informações Suficientes nas Suas Notas

Você até começa a capturar tudo o que passa pela sua cabeça, ou que faz parte do seu dia, mas você não anota informações cruciais para conseguir processá-las depois.

Ou seja, suas anotações se parecem com “Mãe”, “Banco”, “Médico”, “Babá”, “Reunião”, etc.  Com esse tipo de anotações, não é desafio algum entender a razão pelo qual o GTD não funciona para você.

O segundo passo do método GTD é processar tudo aquilo que você coloca na sua caixa de entrada. Isso é impossível de ser feito se você não se recorda o que fez você colocar algum item na sua caixa de entrada. Por exemplo, se você coloca o item “Mãe”, isso significa que você precisa ligar para ela? Por acaso hoje é o aniversário da sua mãe? Você precisa de algum favor?

Quando estiver escrevendo notas na sua caixa de entrada, sempre escreva como se estivesse solicitando algo para outra pessoa. Identifique qual o seu objetivo com aquilo, ou quais informações são cruciais para o processo. Se você precisa ligar para sua mãe, qual o número dela? Se você precisa fazer uma visita, qual é o endereço? Se você quer pedir um favor, que favor seria esse?

Erro 3: Você Pensa Demais Sobre Como se Organizar

Basicamente, você está criando diversos contextos antes mesmo de precisar deles. Você está pensando sobre seus projetos inativos, e sobre como fará para implementar alguns deles antes do tempo. Você está tentando resolver problemas antes mesmo deles existirem.

O objetivo final de todas as metodologias de Produtividade Pessoal é que você realmente faça o seu trabalho, e que passe a menor quantidade possível de tempo se planejando ou se organizando.

Dessa forma, adapte seu sistema e crie soluções conforme elas forem necessárias. Isso porque de nada adianta utilizar seu tempo hoje criando soluções e otimizando seu sistema para problemas que você nem sabe se vão acontecer.

Erro 4: Você Não Faz as Revisões

Você não está fazendo suas revisões diárias e semanais. De alguma forma, você acha que conseguirá se sair bem sem elas.

Como eu coloquei acima, o próprio David Allen coloca que se você não está fazendo ao menos a revisão semanal, então você não está praticando o GTD.

As revisões semanais são fundamentais para o sistema funcionar. Sem elas, você não conseguirá se planejar afrente do tempo, e acabará surpreso com os imprevistos que aparecerão ao longo do caminho.

Portanto, mesmo que você ache que já sabe o que precisa ser feito, encontre no seu cronograma uma ou duas horas na semana para que você faça a sua revisão semanal e consiga se planejar adequadamente.

Se possível, também defina 5 a 10 minutos no final do expediente para refletir sobre quais tarefas serão feitas no próximo dia.

Erro 5: Você Não Faz o Seu Trabalho

Por último, o seu sistema está deixando o seu trabalho mais fácil de ser feito?

Caso a resposta seja sim, ótimo! Caso a resposta seja não, descomplique! O seu sistema precisa ser tão complexo quanto necessário e não mais do que isso.

Muitas pessoas, logo ao começarem o GTD, querem aplicar todos os conceitos defendidos por David Allen, sem se preocupar com o fato de que nem tudo é necessário ou faz sentido dentro da sua realidade.

Se a separação de tarefas por contextos apenas te dá mais trabalho, sem muitos benefícios, elimine essa prática! Se o arquivamento de referências está muito confuso e o jeito que você fazia antes era melhor, então volte atrás e faça do jeito que funciona!

O objetivo final do GTD é que você engaje com o seu trabalho, e não que perca tempo com o sistema. Dessa forma, não complique as coisas mais do que necessário e foque no seu trabalho!

 

Por onde começar? – O Guia para Iniciantes

No tópico “Os 5 Passos do GTD”, eu descrevi em detalhes os principais passos recomendados dentro do Getting Things Done.

Contudo, é bem possível que você se sinta sobrecarregado com a quantidade de informações colocadas em cada passo. Não se preocupe, isso é absolutamente normal.

Para te ajudar, eu resolvi listar uma versão simplificada do método, que já consegue te ajudar se estiver começando.

Para ser claro, o passo a passo abaixo é baseado no livro de David Allen, mas não é defendido por ele. Dessa forma, é obvio que você não colherá todos os resultados que o GTD promete apenas com a versão simplificada, mas já começará a se organizar com maior facilidade.

O passo a passo é o seguinte:

Passo 1: Capturando

Esse é o único passo que realmente não temos como simplificar. Se você não listar todas as suas caixas de entrada, e não começar a capturar tudo o que faz parte do seu mundo, é inevitável que até mesmo a versão mais simples do GTD acabe falhando.

Portanto, liste quais são as suas “Caixas de Entrada”, e comece a agrupá-las para então processar cada um dos itens.

Passo 2: Processando

Ao invés de criar já no início 7 diferentes listas, na versão simplificada teremos apenas 5 listas.

A primeira delas, a caixa de entrada, você já criou no passo acima. As demais listas são:

  • Lista Algum dia/Talvez
  • Lista Projetos
  • Lista Calendário
  • Lista de Próximas Ações (Afazeres)

Para o processamento, primeiramente você se pergunta:

Este item precisa ser feito essa semana?

Caso a resposta seja “não”, ele vai diretamente para sua lista “Algum dia/Talvez”. Caso a resposta seja “sim”, ele vai diretamente para sua lista “Projetos.

Em seguida, para cada item na sua lista “Projetos”, você se pergunta: Isso possui data ou horário específico para ser feito?

Caso a resposta seja “não”, ele vai diretamente para sua lista “Próximas Ações”. Caso a resposta seja “sim”, ele é prontamente ajudado dentro do seu “Calendário”.

Simples, não é mesmo?!

Passo 3: Organizando

Caso você naturalmente queira adicionar algo ao processo, insira agora. Ainda assim, a maior parte das pessoas consegue se sair bem no começo apenas utilizando apenas as 5 listas colocadas acima.

Passo 4: Revisando

Basicamente, continuam sendo defendidas aqui tanto a revisão diária, assim como a revisão semanal. Como itens que eu considero indispensáveis para revisão constam:

Revisão Diária

  • No calendário, conferir quais serão os compromissos do próximo dia e se planejar de acordo;
  • Na lista de afazeres, organizar suas prioridades utilizando a ferramenta da sua preferência. Pessoalmente, eu gosto muito da “Matriz de Eisenhower”.

Revisão Semanal

  • Processe cada um dos itens na sua caixa de entrada;
  • Na lista “Algum dia/Talvez”, confira se algum item precisará ser feito na próxima semana, e passe-o para a lista “Projetos”.
  • Na lista Projetos, confira quais tarefas possuem data e ou horário específico para serem feitos e coloque-os no seu calendário;
  • Para os itens que sobrarem na lista “Projetos”, passe-os para sua lista de “Próximas Ações”.
  • Execute os 2 passos da revisão diária, levando em conta o seu próximo dia de trabalho.

Passo 5 – Fazendo

Por último, apenas faça as tarefas que constam no seu calendário e lista de próximas ações.

Não poderia ficar mais simples do que isso!

 

Como Continuar Implementando?

No livro, David Allen ainda defende diversas outras práticas e técnicas que te ajudarão a implementar e se tornar um verdadeiro mestre no GTD.

Dentro dessas práticas, algumas que você definitivamente deve conhecer estão relacionadas aos “horizontes de foco” e ao “planejamento natural de projetos”.

Como cada uma dessas técnicas daria por si só um artigo bem grande e completo, eu prefiro recomendar artigos de outros autores que já conhecem e aplicam o GTD a mais tempo do que eu, e que, portanto, podem explicar mais a fundo como elas funcionam.

Dessa forma, se estiver procurando por conteúdos online, as minhas recomendações são:

Horizontes de Foco:

  • A Thais Godinho, do blog Vida Organizada, possui um artigo introdutório, no qual lista os 6 horizontes de foco utilizados no GTD. No artigo, ela também lista o que você deve fazer em cada um dos níveis. Vale a pena conferir!
  • O artigo online mais completo que eu achei sobre horizontes de foco foi escrito pela Ana Carolina, do blog Eu Organizado. Nele, você encontra exatamente o que precisa saber já de início sobre cada nível do GTD.

Planejamento Natural de Projetos

  • O Rafael Perrone, do blog FazendoAcontecer.net, publicou já há algum tempo uma série de 5 artigos sobre como planejar seus projetos no modelo GTD.
  • A Thais Godinho produziu em 2015 um webinário a respeito do modelo de planejamento natural de projetos utilizados no GTD.

IV. Como Continuar Implementando?

Ferramentas para o uso do GTD

A Thais Godinho possui guias muito legais onde fala de algumas ferramentas que podem ser utilizadas para o uso correto da metodologia GTD.

Guia 1: Como implementar o GTD sem tecnologia

Guia 2: Como implementar o GTD no Evernote

Guia 3: Como implementar o GTD no Todoist

Recomendo que conferira cada um dos guias caso ainda esteja em dúvida sobre quais ferramentas você deve usar para montar o seu sistema.

 

Onde Encontrar Mais Informações?

Por ser uma das metodologias mais conhecidas e utilizadas no mundo da Produtividade Pessoal, existem diversos materiais disponíveis na internet para conseguir mais informações. Algumas dessas fontes são:

Ainda assim, é importante eu deixar claro que nenhum material na internet consegue ir tão a fundo nos conteúdos de David Allen como os seus livros: “A Arte de Fazer Acontecer” e “Ready for Anything”.

Dessa forma, se você realmente deseja aplicar o método no seu dia a dia, recomendo que compre os livros, ou vá direto para a sessão “Treinamentos” logo abaixo.

 

Treinamentos

No Brasil, o representante oficial da David Allen Company, a qual também possui certificação internacional para ensinar e divulgar o Getting Things Done (GTD), é a Call Daniels.

Dessa forma, se estiver procurando por treinamentos individuais ou empresariais no método GTD, recomendo que acesse as seguintes páginas:

 

V. Considerações Finais

É realmente complicado montar um artigo que faça jus a todo conhecimento e aplicabilidade do método Getting Things Done (GTD). A realidade é que existem blogs que publicam conteúdos apenas sobre essa metodologia a anos, e mesmo assim, eles ainda possuem mais e mais conteúdos para publicar.

Dessa forma, o meu intuito aqui foi apenas te passar a minha visão do método, te alertar sobre alguns possíveis erros que você vai experimentar ao longo da sua jornada, e te recomendar alguns outros artigos e autores que utilizam o GTD.

Dito isso, o que eu mais gosto dentro do GTD é que independentemente de seus projetos surgirem de um pensamento, ou de conversas, ou de telefonemas, ou de qualquer outra forma, todos eles são processados exatamente da mesma forma e com o mesmo raciocínio em mente.

Portanto, independentemente de quem você é, ou com o que você trabalha, você pode aplicar o método GTD e colher bons resultados! Isso é o que a minha experiência me diz, e o que vem sendo mostrado dia após dia pelos milhares de praticantes do GTD em todo o globo.

“A ansiedade é consequência da falta de controle, de organização, de preparação e de ação” ~David Kekich

 

Referências

 Livros:

Vídeos:

Artigo Científico:

Artigos:

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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