3 Estratégias Essenciais para Otimizar sua Produtividade!

Estratégias Essenciais de Produtividade

No ritmo acelerado do mundo empresarial, é fácil perdemos constantemente o foco das nossas metas e objetivos, o que acaba nos tornando reativos ao invés de proativos.

Quando isso acontece, esquecemos de nos planejar e nos organizar para reuniões próximas ou eventos importantes. Acabamos esquecendo de tomar notas em nossos encontros, nos perdemos em uma imensidão de tarefas que nunca parecem acabar, e consequentemente perdemos perspectiva no que realmente importa na nossa vida. Acabamos envergonhados, desencorajados e principalmente frustrados na frente de clientes, colegas de trabalho, amigos ou família.

Mas não precisa ser sempre assim. Em posts anteriores, discutimos como nossos hábitos estão estruturados, e como podemos alterar nossa rotina a nosso favor. Nesse artigo, buscarei discutir alguns dos hábitos que considero essenciais para nossa produtividade.

 

Estratégia 1 – Revisões semanais

Popularizada no livro “A arte de fazer acontecer – Getting Things Done” de David Allen, as revisões semanais são uma das melhores maneiras de ganharmos perspectiva sobre o que está acontecendo nas nossas vidas. Além disso, elas permitem que facilmente visualizemos quais são os próximos passos que precisamos dar rumo ao alcance de nossas metas.

Artigo Relacionado: Getting Things Done (GTD): O Guia Completo para Organizar seus Afazeres e Retomar o Controle da sua Vida!

Nas palavras de Allen: “Se você for como eu e a maior parte das pessoas, não importa o quão boas as suas intenções possam ser, você terá o mundo vindo até você mais rápido do que consegue se manter. O turbilhão de atividades é o que faz com que sua revisão semanal seja tão valiosa. ”

Eu, Leonardo, reservo duas horas de todo domingo de manhã para fazer minhas revisões. Esse é um tempo no qual reflito sobre o progresso que tive durante a minha semana, assim como quais são as atividades mais importantes que ainda preciso fazer. Caso precise de um modelo inicial para sua revisão, procure identificar nos passos abaixo aqueles que poderiam te ajudar.

1. Revise os seus “porquês”

Em uma semana conturbada, é comum nos concentrarmos sobre nossas tarefas e perdermos o foco sobre o real motivo pelo qual trabalhamos. É por essa razão que precisamos constantemente revisar nossos “porquês” e refiná-los sempre que possível.

2. Escreva 3 coisas que funcionaram essa semana, assim como 3 coisas que ainda precisa melhorar

Nesse passo, procure refletir sobre quais foram suas vitórias nessa semana. Pense no que funcionou e congratule-se pelo seu progresso e por ter finalizado o que planejou na semana. Reflita também sobre 3 aspectos que ainda precisam melhorar, sejam eles pessoais ou profissionais.

3. Revise suas metas

No artigo “Método SMART: Estabelecendo Metas Inteligentes para uma Vida de Sucesso”, eu discuti como traçar metas inteligentes, assim como relatei a importância de revisarmos constantemente nossas metas para alcançá-las.

Busque programar um plano de ação semanal, onde você estipula uma meta menor, a qual deve ser concluída até o início da próxima semana.

4. Quebre seu plano de ação em pequenas tarefas

Ao dividir suas metas em pequenas tarefas, você terá maior clareza sobre o que precisa ser feito até que a tarefa seja concluída. Dessa forma, você reduz a resistência inicial de iniciar uma tarefa.

5. Revise o seu calendário

As revisões semanais são uma ótima maneira de se antecipar sobre os eventos e reuniões que terá durante a semana, assim como nas semanas subsequentes. Procure manter no calendário todos os compromissos que possuem data específica.

Durante minhas revisões semanais, eu gosto de usar três aplicativos que facilitam o processo citado acima. Todos eles podem ser utilizados em Mac e Windows:

Revisão de porquês e metas: Workflowy

Calendário: Google Calendar

Plano de Ação Semanal: Todoist

 

Estratégia 2 – Diário de Produtividade

Quando li pela primeira vez sobre manter diários de produtividade, pensei qual seria a real utilidade de adicionar ainda mais uma tarefa à minha lista. Que benefícios eu receberia por deixar de lado o meu trabalho para escrever o que estava fazendo?!

Foi então que me recomendaram um artigo publicado pela Harvard Business School. Esse estudo mostrou que funcionários que passaram os últimos 15 minutos de seu expediente refletindo sobre seu trabalho tiveram desempenho superior (22,8%) quando comparados com os demais participantes, os quais passaram os mesmos 15 minutos trabalhando.

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Além do benefício relacionado a eficiência, o mesmo artigo defende que refletir e manter um registro diário das tarefas completadas no dia permite aos indivíduos construírem confiança quanto a habilidade de lidar com as suas tarefas, o qual é traduzido em melhor performance quando voltam a trabalhar.

Ao escrever no seu diário de produtividade todos os dias, você estará aumentando a perspectiva que possui sobre o trabalho que está fazendo, enquanto simplifica a parte de saber o que funcionou e o que não funcionou durante a sua revisão semanal.

Para aqueles que preferem ter um modelo a ser seguido para iniciar suas revisões, aqui vai:

1. Escreva quais foram as tarefas concluídas no dia

Faça uma lista de quais foram as tarefas que conclui no decorrer do dia. Veja o que funciona para você e escreva conforme julgar necessário. Caso prefira, por exemplo, escreva um resumo do que aprendeu ao realizar a tarefa, assim como se sentiu a respeito.

2. Escreva quais foram as tarefas não concluídas no dia

Escreva quais foram as tarefas não concluídas no dia e reflita sobre os motivos que levaram a isso. Você não teve tempo? Não teve disposição? Faltou organização? Procrastinou e acabou não fazendo? Independente do motivo, registre a informação para que ela não se perca.

3. Escreva quais as tarefas que gostaria de fazer no dia seguinte

Após revisar quais foram os itens concluídos e não concluídos no dia, você estará em uma ótima posição para julgar o que deve ser trabalhado no próximo dia. Escreva quantas tarefas julgar conveniente, mas lembre-se de escolher apenas 3 como suas tarefas absolutas, aquelas que de qualquer maneira você completará no dia seguinte.

4. Escreva sobre sua vida pessoal

Seu diário de produtividade não precisa ser apenas sobre trabalho. Produtividade não engloba apenas o lado profissional. Técnicas de produtividade estão vinculadas a consciência de estar fazendo a coisa certa, esteja isso vinculado ao lado pessoal ou ao profissional.

Para escrita do diário, eu recomendo utilizar:

Mac: DayOneApp

Windows: Journey

Estratégia 3 – Técnica de Pomodoro

Distrações e interrupções são os maiores vilões quando falamos de tempo mal aproveitado. Existem vários métodos e técnicas que visam combater ambos, mas a técnica que eu acho mais simples, e que possui maior eficiência é a técnica de Pomodoro.

O princípio da técnica é muito simples. Ele trabalha com o princípio de “timeboxing”, onde você aloca uma determinada quantidade de tempo para uma atividade planejada. A premissa é focar toda a sua atenção em uma tarefa por um período de tempo e então recarregar sua energia com um tempo de descanso.

Dessa forma, ao completar pequenos pedaços de determinada tarefa em um determinado tempo, você cria um sentimento de produtividade e eficiência, o qual o manterá focado nas atividades mais importantes.

Basicamente a técnica consiste nos 5 passos a seguir:

1. Identificar qual a tarefa a ser trabalhada

O primeiro passo é definir qual tarefa deve ser trabalhada no próximo ciclo. Procure escrever em algum lugar visível qual seu objetivo, de forma que você não perca o foco mesmo quando ocorrer uma interrupção.

2. Armar o temporizador para 25 minutos

Você pode utilizar diversos tipos de temporizador, sejam eles físicos, como os de cozinha, ou digitais.

3. Trabalhar na tarefa até que o tempo acabe

Trabalhe com foco total na tarefa identificada no passo 1. Caso perceba que precisa de mais tempo, mova a tarefa para o próximo ciclo de Pomodoro. É extremamente importante que você pare de trabalhar assim que o temporizador tocar.

4. Ter 5 minutos de descanso

É importante que você se desligue do trabalho por 5 minutos para que possa voltar a ter os 25 minutos de foco total. Sem esse tempo de descanso, você provavelmente torrará sua capacidade mental em muito menos tempo.

Durante esse tempo de descanso, aproveite para reconhecer o quanto você progrediu durante a execução do seu projeto. Aproveite também para tomar um copo de água, e retirar os olhos da tela, caso esteja trabalhando em um computador.

5. Após quatro sequências de 25 minutos, retirar 15 minutos de descanso

Após quatro ciclos completos no Pomodoro, retire cerca de 15 minutos para recarregar todas as suas energias. Não se esqueça, o descanso é fundamental durante esse processo!

 

Não existem muitos estudos por detrás dos 25 minutos estipulados para a técnica de Pomodoro. Algumas pessoas argumentam que esse seria o tempo médio que uma pessoa consegue permanecer focada em uma tarefa sem se distrair.

Contudo, veja o que funciona melhor para você. É possível também testar outros ciclos de tempo, como de 45 minutos com 10 minutos de descanso, ou ciclos com 60 minutos trabalhando e 15 minutos descansando.

A técnica de Pomodoro não é a solução para todas as pessoas na execução de suas tarefas. Entretanto, ela é ótima para afazeres que precisam ser feitos no computador ou em um escritório. Teste e veja por você mesmo!

Os aplicativos relacionados ao temporizador que recomendo são:

Temporizador online: EggTimer

Mac: Pomodoro Time

Windows: Pomodoro Timer

 

Considerações Finais

A maioria das técnicas de produtividade possuem um mesmo princípio: fazer com que você adquira maior consciência sobre as tarefas que está trabalhando. Todas as técnicas colocadas nesse artigo aumentam muito sua percepção sobre o que está trabalhando, mesmo sendo técnicas simples.

Lembre-se que grande produtividade não está vinculada a saber utilizar diversas metodologias, mas sim em adquirir maestria em algumas técnicas particulares. Busque dar uma chance real as estratégias listadas no artigo. Tenho certeza que você não se arrependerá!

Se alguma das estratégias colocadas aqui no artigo fez sentido para você, utilize os links logo abaixo para compatilhá-lo nas redes sociais. Assim, pessoa a pessoa vamos juntos deixando o mundo mais produtivo.

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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