Os 5 Erros Mais Comuns que Gestores Cometem ao Delegar suas Tarefas

Erros Delegar

Você ainda se lembra do dia em que resolveu abrir sua empresa? Lembra de como se sentiu ao começar a trabalhar por conta própria, ou do entusiasmo para trabalhar para o crescimento da sua empresa? Tenho certeza que foram dias e dias de planejamento.

Mas por acaso você também planejou como responderia ao cansaço pelas inúmeras horas de de trabalho, necessárias para manter sua empresa em crescimento? Na maior parte dos casos, a resposta para essa última pergunta é não.

Se você é como a maior parte dos empresários, o estresse passa então a dominar os seus dias. Não adianta, em um determinado momento das nossas carreiras, nos confrontamos com mais trabalho do que conseguimos lidar. Chegamos então a conclusão que precisamos de ajuda no nosso negócio e nos confrontamos com a difícil tarefa de ensinar aos nossos funcionários as tarefas que passamos meses fazendo. Precisamos finalmente aprender a delegar!

Mas como? Grande parte das pessoas que converso possuem dificuldade em delegar tarefas, e muitas vezes isso ocorre por erros simples, que poderiam ser facilmente corrigidos. Como o líder dentro da sua empresa, procure checar se não está cometendo nenhum dos erros listados abaixo, de forma a que passe a delegar com maior eficiência.

 

1. Não delegamos tarefas que já estamos habituados a fazer.

Uma tentação natural que possuímos como gestores, é buscar manter todo o controle em nossas mãos a todo momento. Dessa forma, corremos o risco de pensamos que se temos plena capacidade de desempenhar determinada tarefa, devemos então continuar a exercê-la.

Muito cuidado nesses casos!

Esse tipo de pensamento pode facilmente te levar a subutilização da sua equipe, enquanto seu prato continua cheio. Lembre-se que ao delegar suas tarefas para sua equipe, você estará passando muito mais tempo nas atividades de maior impacto dentro da organização.

 

2. Não consideramos corretamente o custo de trabalharmos em tarefas de baixo impacto.

Quando estamos trabalhando para nós mesmos, constantemente perdemos a noção do quanto vale nosso trabalho. Faça o seguinte cálculo:

  • Multiplique o número médio de horas que trabalha na semana (de maneira geral de 40 a 50 horas), pelo número de semanas que trabalha em 1 ano (no geral de 48 a 52 semanas).
  • Divida agora sua renda anual pelo número de horas calculado acima.

Para ilustrar, vamos dizer que você possui renda anual de R$180.000, e trabalha 50 horas por semana durante 50 semanas no ano. O cálculo, portanto, seria:

50×50 = 2500

180000    =  72 reais por hora de serviço

2500

 

Reflita se vale mesmo a pena pagar o valor encontrado no exercício acima para cada uma das tarefas que você executa diariamente. Você perceberá que grande parte das tarefas que está atualmente executando poderiam ser feitas por outra pessoa a um gasto muito mais baixo.

 

3. Culpamos nossos funcionários por não entenderem corretamente a tarefa proposta.

De maneira geral, procure encarar problemas de entendimento como erros na sua comunicação. Existem duas grandes categorias de erros de comunicação que eu gostaria de comentar:

 

a) Erros ao comunicar os resultados esperados

Como chefes ou gerentes, tendemos a pensar que outras pessoas naturalmente entendem o que estamos solicitando. Isso ocorre, pois, como chefes possuímos uma visão geral das etapas do processo, assim como do resultado que estamos esperando. O mesmo não ocorre para maior parte dos funcionários, os quais possuem uma visão limitada dentro da empresa.

Procure sempre iniciar o processo de delegação discutindo claramente qual o resultado que você espera ao final da tarefa. Com isso, você reduz as chances de ser surpreendido um resultado inesperado.

 

b) Erros ao comunicar o nível de autoridade que seus funcionários possuem na tarefa.

O outro erro de comunicação que geralmente cometemos é relacionado ao nível de autoridade que damos aos nossos funcionários. Existem 5 níveis diferentes de autoridade, os quais foram originalmente discutidos por Michael Hyatt no post “The Five Levels of Delegation”. São eles:

Nível 1: Faça exatamente o que eu pedi: “Não desvie das instruções passadas. Eu já sei qual a melhor maneira de desempenhar a tarefa e determinei o que quero que você faça. ”

Nível 2: Pesquise um pouco sobre o tema e me informe: “Após discutirmos o assunto, eu decidirei o que quero que você faça. ”

Nível 3: Pesquise o tópico, descreva as opções e faça uma recomendação: “Pense sobre o que você acha que poderia funcionar. Caso eu concorde com a sua ideia, eu irei autorizar que siga em frente. ”

Nível 4: Tome uma decisão e então relate o que você fez: “Eu confio que você saberá tomar a decisão mais apropriada. Apenas me mantenha informado. “

Nível 5: Tome a decisão que achar melhor: “Tenho certeza que tomará a decisão mais acertada. Eu confio em você completamente e não precisa nem mesmo me informar da decisão. “

Você provavelmente percebe que caso esteja delegando determinada tarefa em nível 2, enquanto seu funcionário pensa que possui nível 4, vocês terão problemas ao longo do caminho. Portanto, esclareça quais são as expectativas que possui para seu funcionário. Caso prefira que o funcionário siga à risca o que está prescrito, deixe isso claro da melhor maneira possível.

 

4. Não explicamos o porquê da realização da tarefa.

Ao delegarmos, geralmente nos preocupamos mais em comunicar o como do que nos preocupamos em comunicar o porquê. Isso é natural, já que atribuímos maior importância a ação em si que precisa ser realizada, do que com como funcionário enxerga essa tarefa. Entretanto, peço que reconsidere dois fatores:

  • A motivação do seu funcionário está altamente vinculada ao impacto que ele possui, ou pensa possuir, dentro da sua empresa. Se o funcionário não entende o porquê está desempenhando determinada tarefa, também não terá motivação para desempenhá-la no tempo pretendido.
  • No post anterior “Força de Vontade: O Que Fazer Para Evitar Péssimas Decisões!”, eu discuti que força de vontade é um recurso limitado, e que até mesmo pequenas decisões no início do dia podem fazer com que tomemos piores decisões mais tarde. Ao desempenhamos uma tarefa sem saber o porquê, estamos constantemente gastando nossa força de vontade para completar aquela tarefa. Isso, no caso do seu funcionário, pode fazer com que ele tome piores decisões no decorrer do dia, afetando assim sua empresa.

Portanto, procure sempre que possível explicar ao funcionário a importância de estar desempenhando determinada tarefa. Dessa forma, você aumenta as chances de alcançar um bom resultado, enquanto mantém uma boa relação com seus funcionários.

 

 5. Pensamos que outras pessoas não conseguiriam desempenhar a tarefa tão bem quanto nós mesmos.

Outra tendência natural que possuímos, é acreditarmos que outras pessoas não conseguiriam desempenhar determinadas tarefas tão bem quando nós mesmos. O meu conselho, contudo, é para que não subestimar a capacidade das outras pessoas.

Com uma comunicação apropriada, você ficará surpreso com o que outras pessoas podem fazer quando recebem a oportunidade certa. Seus funcionários podem acabar não desempenhando a função 100% como você gostaria, mas não existe problema se a pessoa apenas atingir 90% ou 95% do que foi proposto. Você sempre poderá completar o trabalho para alcançar os 100% pretendidos, enquanto economiza o tempo necessário para a maior parte do trabalho.

 

Considerações Finais

Delegar suas tarefas requer mais tempo e esforço que fazer tudo por conta própria. Entretanto, isso só ocorre no início. Ao longo dos dias, sua margem de tempo tende a aumentar, ainda mais quando você se concentrar nas tarefas que lhe trazem maior impacto. Seu tempo é limitado, e caso queira que sua empresa atinja níveis ainda mais altos, você precisa estar disposto a investir para colher os frutos.

“Decidir o que não fazer é tão importante quanto decidir o que fazer.” – Steve Jobs

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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