Equipe Produtiva: 5 Estratégias para Aumentar a Performance do seu Grupo – com Christian Barbosa

Boas equipes são, e sempre foram, um ingrediente essencial para criar um empreendimento bem-sucedido. Contudo, criar um bom grupo de trabalho, onde as pessoas trabalham de maneira produtiva, não é algo que acontece por acaso.

Líderes inteligentes sabem que para que sua equipe trabalhe bem, eles precisam também fazer a sua parte, e aplicar diversas estratégias que visam aumentar o engajamento da equipe como um todo, e técnicas para despertar a motivação e performance de cada indivíduo.

Afinal de contas, nós não criamos uma empresa mais produtiva. O que criamos são pessoas mais produtivas, que consequentemente formarão equipes mais produtivas, e são essas mesmas equipes que formam empresas bem-sucedidas.

Por esse motivo, o Christian Barbosa (fundador da TriadPS) publicou recentemente um vídeo onde procurou trabalhar 5 estratégias que podem aumentar consideravelmente a performance do grupo em que você trabalha.

Nesse artigo, eu busco utilizar e expandir algumas das ideias colocadas no vídeo, de forma que você consiga ter um entendimento mais rico e aplicado a respeito do tema.

Então vamos começar?

 

1) Clareza nos Objetivos

Essa não é a primeira vez que coloco aqui no blog a importância de todos nós, tanto como indivíduos, como também em equipes, termos clareza a respeito das nossas metas e objetivos.

Caso você ainda não tenha lido meus artigos que tocam nesse tema, sugiro a leitura dos artigos “Como Melhorar o Foco: O Guia Definitivo para Dar Atenção ao que Realmente Importa” e “Como delegar de Maneira Eficiente”. Tenho certeza que ambos abrirão sua visão a respeito desse tema.

Da mesma forma que o Christian Barbosa, eu penso que clareza é essencial para que as pessoas não se percam na priorização do que deve ser feito, e não passem o dia apenas ocupadas sem progredir ou concluir as suas tarefas mais importantes.

Entretanto, mais do que isso, eu penso que clareza é essencial para que a equipe passe a agir alinhada como uma unidade. Clareza é essencial para manter seus funcionários engajados e se sentindo parte do trabalho que estão fazendo.

Portanto, quando estiver definindo as metas e objetivos da sua empresa, recomendo utilizar a seguinte estratégia para dialogar com seus funcionários.

  • Articule claramente sua visão e estratégia para seus funcionários: Você não pode esperar que seus funcionários te entendam sem que você primeiramente articule o que deseja que seja feito. Frequentemente, lideres assumem que estão se comunicando bem, quando na realidade não estão.
  • Crie um ambiente seguro para dissidências: Uma vez que você tenha comunicado o que quer que seja feito, peça por feedback. Encoraje o debate, de modo que você não entre na defensiva, mas sim saiba aprender e tornar suas ideias ainda melhores.
  • Tire um tempo para ponderar sobre a sua decisão: Mesmo que você pense que já sabe a resposta, tire um dia ou dois para repensar sobre o que deseja fazer. Isso fará com que seus funcionários vejam que você está realmente ponderando os comentários e feedbacks que te deram antes de tomar uma decisão. Além disso, fará com que se sintam ouvidos e como parte da equipe.
  • Anuncie a sua decisão e peça para que as pessoas se alinhem: Uma vez que você tenha ponderado sobre os comentários que te fizeram, anuncie sua decisão e pergunte se as pessoas estão alinhadas com o que você está falando. Atenção para esse ponto! Você não precisa que as pessoas concordem com você, mas sim que estejam alinhadas com sua visão. Isso significa que mesmo que as pessoas não concordem, elas precisam estar dispostas a aceitar que essa é a sua decisão final, e que elas devem estar dispostas a fazer o necessário para que a sua visão se torne realidade.

 

 2) Tenha Indicadores

Como diria Peter Drucker: “O que não é medido não é gerenciado”.

No artigo “A Tríade do Tempo: Rastreando sua Produtividade e Otimizando seus Resultados”, eu comentei que não é possível melhorarmos nossa produtividade ou desempenho sem primeiramente definirmos onde estamos e onde queremos chegar.

Se você quer perder peso, então precisará saber quanto pesa hoje. Se você deseja aumentar o lucro dos seus negócios, então precisa saber quanto está ganhando hoje. Se você quer passar mais tempo com a sua família, precisa definir quanto tempo você já passa hoje com eles.

Portanto, abaixo você pode encontrar 5 exemplos de indicadores que te ajudarão a calcular a performance da sua equipe:

  • Percentual de Defeitos do Produto: Para examinar a taxa de defeitos dos produtos, pegue a quantidade de unidades produzidas com defeito e divida pelo total de unidades produzidas naquele período. Obviamente, quanto menor esse valor, melhor para sua empresa.
  • Tickets de Suporte de Clientes: Analise o número de novas reclamações que estão chegando, o número de tickets resolvidos, e o tempo de resolução médio de cada reclamação. Procure se tornar o melhor serviço de atendimento ao consumidor na sua região.
  • Valor de Longevidade do Cliente: Por quanto tempo em média um cliente permanece fiel à sua marca ou empresa? Esse pode ser um grande indicador para verificar tanto a qualidade dos seus produtos, como o relacionamento de longo prazo que sua equipe mantém com seus clientes.
  • Vendas por Região: Por último, esse indicador já é mais direto. Ao analisar cada região, você pode verificar tanto como estão as suas metas de vendas, assim como se a sua equipe está tendo uma performance satisfatória.

 

 3) Tenha uma Ferramenta de Gestão

Como terceiro ponto, se você deseja ter uma equipe mais produtiva, é extremamente necessário que você esteja utilizando alguma ferramenta de produtividade e gestão, que te permita visualizar o andamento de cada projeto. Sem isso, é muito fácil você acabar se perdendo em uma montoeira de e-mails, que visam facilitar a comunicação e andamento dos projetos, mas que só servem como interrupções que impedem o real prosseguimento do seu trabalho.

No vídeo, o Barbosa recomenda o programa criado pela equipe dele, o “NeoTriad”. Entretanto, por ser uma ferramenta paga, eu geralmente gosto de fazer outras recomendações.

Em primeiro lugar, para aqueles que utilizam a metodologia “Kanbam” no gerenciamento de suas equipes, eu gosto de recomendar o aplicativo “Trello”, o qual pode ser utilizado nas mais diversas plataformas, e é extremamente simples e fácil de aprender a utilizar.

Caso você não goste de utilizar o método “Kanbam”, e prefira trabalhar diretamente da sua lista de tarefas, o aplicativo “Asana” também oferece diversas funcionalidades bacanas para equipes, e pode ser a escolha certa para você.

Agora, se você está na dúvida, e quer uma opção híbrida, onde pode escolher tanto trabalhar com listas de tarefas, ou com a divisão em colunas típica do “Kanbam”, o aplicativo que eu recomendo chama-se “Freedcamp”.

Infelizmente, todas essas plataformas se encontram em inglês. Atualmente, desconheço boas plataformas gratuitas para gerenciamento de projetos em português. Caso você esteja atualmente utilizando uma opção gratuita, e no nosso idioma, peço que deixe a recomendação nos comentários, e ficarei feliz em adicioná-la ao artigo.

 

4) Crie Padrões de Comunicação

Toda empresa possui padrões de comunicação estabelecidos, mesmo que eles não sejam oficiais. Todos sabem quais são os funcionários que são chatos de conviver, e ninguém quer chegar perto, ou qual é a secretária mais eficiente, e que realiza rapidamente o que é solicitado, ou ainda qual o horário que é mais fácil encontrar o chefe na sua sala para fazer um pedido ou dar um recado.

Dessa forma, se toda empresa possui padrões de comunicação, por que não os deixar ainda mais eficientes?

Em seu vídeo, o Christian Barbosa cita o papel do “dispatcher”, o qual se refere a um cargo muitas vezes de gerência, e que é responsável pela delegação de tarefas dentro de uma equipe.  A função principal nesse cargo é assegurar que cada pessoa esteja fazendo as tarefas que são de acordo com as suas competências, e se assegurar que ninguém esteja sobrecarregado por ter recebido mais tarefas do que consegue lidar.

Por possuir uma visão do que a equipe como um todo está fazendo, o dispatcher é capaz de repassar tarefas de um membro da equipe para outro, sem perda na produtividade.

Entretanto, essa não é a única maneira de alterarmos os padrões de comunicação dentro de uma empresa. Por exemplo, dentro da metodologia “Scrum”, o chamado “Scrum Master” é responsável por fazer o papel do “dispatcher”, e assegurar que todos os integrantes da equipe estão progredindo, mas também é responsável por agendar e realizar reuniões diárias de 10 ou 15 minutos para manter a equipe em sincronia.

Dessa forma, ao participarem de pequenas reuniões diárias, todos os membros da equipe conseguem manter um bom nível de comunicação, sem que haja a necessidade de tantas interrupções e e-mails ao longo do dia.

 

 5) Tenha uma Estratégia para Envolver a sua Equipe

Por último, mas não menos importante, é necessário que exista uma estratégia dentro da empresa para envolver mais a equipe e fazer com que todos entrem em sincronia. Como líder dentro da equipe, é também sua responsabilidade se dedicar a criar esse envolvimento entre os diversos integrantes do grupo.

Para isso, é importante que endentamos a relevância dos três grandes componentes no sucesso de uma equipe. São eles:

  • Contato: É impossível manter-se envolvido com os integrantes da sua equipe quando você não entra em contato com eles frequentemente. Todos os seus funcionários farão o melhor com o que você está dando a eles, sendo que caso você não se mantenha em contato constante, é obvio que tomarão algumas atitudes que você não gostará tanto.
  • Comunicação: Contato não é o suficiente. Você precisa comunicar suas ideias para seus funcionários sem esperar que eles adivinhem o que está passando pela sua cabeça. Você precisa verbalizar qual a sua visão, sua missão e os objetivos desejados.
  • Conexão: Até mesmo comunicação não é o suficiente. Você também precisará se conectar com as pessoas, e fazer com que elas confiem em você, de forma que elas estejam realmente comprometidas com o seu sucesso e com o sucesso da equipe como um todo. Talvez, ao ver isso, você esteja tentado a pensar que todo funcionário já está comprometido com o seu sucesso pelo simples fato de você estar lhe dando um emprego. Entretanto, ele não está. Você pode comprar a presença de uma pessoa, mas não o seu desejo de sucesso ou comprometimento. Isso você precisará conquistar!

 

Considerações Finais

Indivíduos e equipes eficientes são a base de qualquer negócio, e devem ser uma de suas maiores preocupações ao montar um empreendimento.

Obviamente, encontrar bons funcionário é uma atividade desgastante e trabalhosa, ainda mais quando não temos certeza alguma de até quando um funcionário permanecerá trabalhando conosco. Entretanto, esse é o tipo de investimento que pode te trazer grandes retornos quando feito da maneira correta, sendo uma excelente utilização do seu tempo e energia.

E você? Conhece alguma tática para melhorar a performance dos seus funcionários? Deixe nos comentários abaixo qual a sua estratégia favorita, aquela que você acredita que realmente pode fazer a diferença na vida de outros líderes e empreendedores!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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