Método DRD: Organizando sua Agenda de Forma Simples e Efetiva

Não há dúvida de que quanto maior a sua organização, melhor a sua eficiência e Produtividade. Se você está desorganizado, você sabe bem do que eu estou falando!

Quando você se encontra nesse tipo de situação, aposto que não consegue encontrar os papéis importantes na sua mesa, não acha o que está procurando no seu computador, chega atrasado em reuniões ou outros compromissos, e não tem muita noção do que precisará fazer amanhã ou na próxima semana.

Você sabe também que ter um sistema de agenda, que te permita trabalhar de maneira eficaz, é essencial. Você sabe que ter um sistema que lhe permita saber exatamente o que será feito a cada dia da semana pode realmente salvar a sua pele.

Contudo, nós também sabemos que a teoria é diferente da prática, não é mesmo? Muito provavelmente você já tentou ter uma agenda, e anotar cada compromisso. Tentou uma, duas, três vezes, mas com tantos compromissos e responsabilidades, é muito complicado manter um sistema que você consiga confiar.

Portanto, hoje não estarei falando apenas de colocar suas tarefas em uma agenda. Vamos falar hoje sobre o método DRD (Descarregar, Reunir e Distribuir), uma estratégia simples, mas extremamente eficaz para quem busca utilizar agenda, mas ainda não sabe por onde começar.

Então vamos lá!

 

O que é DRD e como ele funciona?

O método DRD foi elaborado pelo Gerônimo Theml, criador da Academia da Produtividade, para servir como uma evolução de uma agenda.

 

DRD – Descarregar

Assim como praticamente todos os métodos de organização, a estratégia DRD começa descarregando todas as tarefas da semana em algum documento, que pode ser um pedaço de papel, ou um arquivo digital.

É importante aqui que sejam colocadas absolutamente todas as tarefas que você executa durante a semana e que fazem parte da sua rotina. Por exemplo, você pode colocar que precisa pagar as contas, levar o cachorro para passear, ligar para os seus pais, responder e-mails, verificar o WhatsApp, buscar as crianças na escola, fazer as compras no mercado, cozinhar, etc.

Coloque absolutamente tudo que faz parte da sua semana. Caso não tenha certeza de que colocou tudo, passe uma semana com um caderninho, e anote absolutamente tudo o que você fez durante o seu dia.

Ao final, é bem provável que você tenha dezenas, se não centenas de tarefas que você executa todas as semanas.

 

DRD – Reunir

O próximo passo é reunir todas as tarefas que tenham alguma similaridade em blocos de tarefas.

Por exemplo: Facebook, WhatsApp, Instagram, Twitter, LinkedIn são todas redes sociais. Dessa forma, se você precisa verificar cada uma dessas redes durante a semana, você pode agrupar todas elas em apenas um bloco, que você chamará de “Bloco das Redes Sociais”.

Da mesma forma, se você realiza diversas reuniões durante a semana, que podem ser reuniões com seus parceiros de negócios, ou com fornecedores, ou reuniões financeiras da empresa, então você pode agrupar todas essas reuniões no que chamará de “Bloco de Reuniões”.

De forma similar, se você precisa ligar para 10 potenciais clientes durante a semana, e ainda ligar para seus fornecedores, então crie um “Bloco de Ligações”. Se você precisa fazer compras no mercado, ir na frutaria, e pagar as contas na lotérica, então crie o bloco “Tarefas Feitas na Rua”.

Eu poderia ainda te dar diversos outros exemplos disso funcionando, mas imagino que você já tenha conseguido pegar a ideia de como o processo funciona. Dessa forma, busque não complicar muito o processo e reúna os itens que exigem recursos parecidos para serem executados.

 

DRD – Distribuir

Pronto, já chegamos no último passo do método. Simples, não é mesmo?

Então, como última tarefa, precisamos distribuir nossos blocos de tarefas nos turnos da semana. No livro “Produtividade para quem quer tempo”, o Geronimo Theml explica que você pode distribuir seus blocos de diferentes formas, dependendo da quantidade de “turnos” que você possui no seu dia, e da quantidade de “dias” que você passa executando suas tarefas.

A partir desses dois fatores, você construirá uma matriz, onde distribuirá todas as suas tarefas.

Então, por exemplo, se você quer organizar sua manhã, tarde e noite (3 turnos), nos 7 dias da semana, então você deve distribuir seus blocos em uma matriz 7×3. De maneira similar, se você gosta de organizar apenas a sua manhã e a sua tarde (2 turnos), em cinco dias (deixando o sábado e domingo de lado), então você terá uma matriz 5×2.

Estratégia DRD - Distribuir

Não existe certo ou errado quando estamos definindo o tamanho de nossa matriz, e isso até mesmo se altera ao longo da vida. Existem anos em que você pode estar cheio de responsabilidades e precisando de uma matriz 7×3, enquanto que em outros anos uma matriz 6×2 já é o suficiente. Portanto, defina o tamanho de sua matriz conforme a sua atual situação de trabalho.

 

Como distribuir os itens na matriz?

Bom, uma vez que você já tenha definido o tamanho de sua matriz, chegou a hora de realmente colocarmos cada um dos blocos dentro dela. Existem basicamente duas formas de fazermos isso, e isso depende muito da sua personalidade.

De um lado, existem aquelas pessoas que gostam de estipular quais tarefas serão feitas hora a hora, e para essas pessoas eu recomendo que reorganizem as tarefas que possuem dentro de cada bloco, colocando-as em ordem de acordo com o que devem ser feitas. Em seguida, elas devem ser colocadas nessa ordem dentro da matriz. Dessa forma, fica até mesmo mais fácil criar o hábito de executar a mesma tarefa todas as semanas, sem precisar consultar tantas vezes seu DRD.

Contudo, do outro lado, existem aquelas pessoas que são mais soltas, e não gostam muito de uma organização rígida, com tarefas estipuladas hora a hora para fazer. Para essas pessoas, é recomendado que apenas coloquem suas tarefas dentro de cada turno, sem se preocupar muito com os horários. Dessa forma, o objetivo aqui é que você apenas conheça quais são os seus blocos para cada turno do dia, permitindo que você trabalhe de maneira mais focada em cada um dos seus afazeres.

 

Por que a metodologia funciona?

Uma vez que você tenha entendido como o método funciona, um passo que eu acho extremamente valioso é você também entender por que o método funciona?

 

A importância de descarregar

“Nossa cabeça foi feita para ter ideias e não para mantê-las” ~ David Allen

Dentre todas as práticas que existem dentro do estudo da Produtividade Pessoal, eu penso que a mais utilizada e mais difundida é a que devemos retirar da nossa cabeça todas as tarefas que precisamos fazer, e passá-las para um documento que possamos posteriormente revisar.

Essa é uma prática que você encontra em diversas metodologias de organização, inclusive no Rapid Planning Method (RPM), ou no Getting Things Done (GTD), ou Zen to Done (ZTD), ou ainda o Método Action.

Todos eles se iniciam dessa mesma forma, e isso acontece exatamente pelo mesmo motivo: nossa cabeça possui uma quantidade limitada de itens que consegue processar por vez. Em outras palavras, nossa cabeça possui uma memória operacional limitada, que geralmente não consegue trabalhar com mais do que 4 a 6 itens de cada vez.

Dessa forma, se você precisa realizar 10 tarefas hoje, você provavelmente não conseguirá pensar em todas essas tarefas de uma única vez. Por esse motivo, fica muito mais fácil lembrar e organizar as tarefas se elas estiverem em um documento a sua frente.

 

A importância de reunir

De maneira similar ao item “Descarregar”, reunir suas tarefas em blocos é extremamente importante pela forma com que nosso cérebro comumente trabalha.

Então, por exemplo, você já deve ter reparado que a linguagem que você utiliza ao falar no telefone é geralmente diferente da linguagem que você utiliza ao mandar um e-mail para um colega de trabalho. Da mesma forma, o pensamento que você precisa ter em uma reunião é diferente da linha de pensamento que você possui quando está fechado sozinho no seu escritório.

Isso acontece porque nosso cérebro aplica diferentes “regras” de conduta dependendo do contexto onde estamos inseridos. Se estamos sozinhos, nosso cérebro aplica um conjunto de regras que talvez não sejam tão bem-vindas quando estamos com outras pessoas. Se estamos em casa, aplicamos um conjunto de regras diferentes de quando estamos na rua.

Esses conjuntos de regras foram construídos ao longo dos anos, e comumente utilizamos diversos desses conjuntos em um único dia. Contudo, a cada vez que precisamos alternar entre esses modos de trabalho, nosso cérebro se desgasta, já que precisa ficar buscando e rebuscando informações na memória, o que resulta na perda da capacidade de você permanecer focado.

Então, quando agrupamos nossas tarefas em blocos, e executamos cada tarefa sucessivamente, não precisamos ficar trocando entre nossos diversos modos de trabalho, economizando uma energia preciosa para nosso cérebro.

Dessa forma, é bem provável que você chegue ao final do dia mantendo sua capacidade de foco, já que mesmo trabalhando duro, você não desgastou seu cérebro alternando entre os diversos conjuntos de regras existentes para cada contexto de trabalho.

 

A importância de distribuir

Por último, falta ainda discutirmos a importância de distribuirmos nossos blocos de tarefas dentro de uma matriz. Existem aqui dois benefícios principais que eu quero estar discutindo.

Então, em primeiro lugar, distribuir suas tarefas em uma matriz é importante para que você ganhe clareza a respeito de como você executará cada uma de suas tarefas na semana. Em outras palavras, ao final do seu DRD, você poderá acordar na segunda-feira sabendo exatamente como quer que seu dia passe. Você saberá quais os itens que terão a sua atenção durante o dia, e conseguirá se organizar de maneira muito mais precisa.

Em segundo lugar, distribuir suas tarefas é importante para que você determine e saiba quando executará cada uma de suas tarefas. De acordo com um estudo publicado em 2002, no British Journal of Health Psychology, estabelecer dia e horário para executar uma tarefa pode até mesmo dobrar as suas chances de realmente executar o que está pretendendo fazer.

Isso sem falar na paz que você adquire ao saber que todas as suas tarefas caberão na sua semana. De acordo com o Geronimo Theml, quando seus alunos e clientes de coaching fazem seu DRD pela primeira vez, surge a sensação de que tudo cabe, e que com organização até sobra tempo na semana.

 

Considerações Finais

Bom, esse foi apenas um resumo de como eu entendo e interpreto a estratégia DRD, criada pelo Geronimo Theml.

Dessa forma, caso você precise de mais informações a respeito do método, recomendo que adquira já o livro “Produtividade para quem quer tempo”, ou se inscreva na página “Estratégia DRD”, onde o próprio Geronimo disponibiliza um vídeo explicativo de toda a estratégia.

Espero que eu tenha lhe ajudado e que você passe a ser uma pessoa mais Produtiva e organizada a partir de hoje aplicando a estratégia DRD!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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5 Respostas para “Método DRD: Organizando sua Agenda de Forma Simples e Efetiva

  • Eu já utilizava de forma parecida, exceto sem criar os blocos de tarefas.
    Excelente. Eu prefiro esse método do que pegar uma tarefa para fazer na hora igual GTZ e ZTD fala.
    Mas gostos de alguns hábitos do ZTD.

    • É engraçado como o método DRD realmente é intuitivo para algumas pessoas.
      Muitas vezes, mesmo sem nunca ter lido nada sobre Produtividade antes, algumas pessoas executam ele exatamente como eu descrevi no artigo.
      Eu imagino que seja pela simplicidade e pela necessidade que alguma pessoas tem em usar o calendário.

      Obrigado pelo comentário!
      Abraço,
      Leonardo Polak

  • Adorei esse texto! Resumiu e comentou bem a técnica que o Geronimo explica no livro.
    Gratidão!

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