10 Dicas Simples para Otimizar a sua Comunicação via E-mail

Quantos e-mails você envia todos os dias? A maior parte de nós envia cerca de uma dúzia, ou até mais. Esse meio de comunicação foi crescendo cada vez mais e hoje se faz indispensável no nosso dia-a-dia.

É através do e-mail que nós nos comunicamos com o mundo sem sair do lugar, como por exemplo, para entrar em contato com o nosso chefe, clientes, fornecedores, aquele amigo que está do outro lado do mundo e com a nossa família. Mas alguma vez você já tirou um tempo para prestar atenção na maneira como você os escreve? Como as pessoas respondem as suas mensagens? Elas deixam informações relevantes passarem despercebidas?

Com algumas regras simples, podemos mudar o padrão com que as pessoas enxergam e respondem às nossas mensagens, e fazer com que os problemas de comunicação mais comuns sejam facilmente combatidos.

 

1. Preste atenção ao escolher o “Assunto”

O “assunto” é a primeira frase do seu e-mail que o leitor terá contato, sendo responsável por fornecer os indicativos do que se trata a mensagem. Dessa forma, o ideal é que ele seja claro, específico e conciso, para que assim o leitor saiba prontamente como abordar o seu conteúdo.

Imagine que você está enviando um e-mail para lembra um colega sobre uma reunião. Uma forma simples e prática de escrever o assunto seria “*Lembrete de Reunião* – 14/12/16 (Quarta-feira), às 15 horas”.

Isso fornece ao leitor uma interpretação rápida do que o espera ao abrir o e-mail. É possível que no conteúdo da mensagem sejam encontrados alguns outros pontos importantes, como o local do encontro, e os temas para discussão.

Você também pode utilizar algumas palavras chaves para chamar a atenção do leitor, adicionando no assunto da mensagem informações como “Urgente”, “Informação sobre Cliente Faltando”, “Confirme essa data”, ou “Preciso de uma resposta até Sexta-feira”. Dessa forma, a compreensão da mensagem fica muito mais simples e eficaz.

 

2. Especifique a resposta que você deseja

Um dos problemas de comunicação que mais encontro em e-mails é a falta de clareza. De maneira geral, procure especificar o que está procurando quando entra em contato com alguém.

Talvez você esteja apenas precisando uma resposta rápida, ou talvez precise que te atualizem quanto a determinado assunto. É possível que você esteja apenas enviando um e-mail informativo, que não requer resposta, ou esteja esperando uma ligação caso a outra pessoa esteja com dúvidas. Independentemente de qual é a situação, procure deixar isso claro na sua mensagem.

Além disso, tenha certeza de que inseriu todas as informações necessárias para contato, como o seu nome, emprego e número de telefone. A maior parte dos provedores de e-mail possuem uma área onde você pode inserir uma assinatura. Utilize essa área para inserir todas as suas informações de contato.

 

3. Fale apenas sobre um assunto em cada e-mail

Alguma vez você já teve dificuldades para encontrar uma mensagem ou informação importante dentro da sua caixa de entrada, para depois de um tempo perceber que ela estava inserida em um e-mail fora do contexto? Colocar apenas um assunto por e-mail permite ao leitor acessar e arquivar informações chave de maneira simples.

Imagine que você escreveu para um e-mail para um membro da equipe, solicitando que atualizem uma cotação para um cliente. O assunto do e-mail relata diretamente que você procura atualizar a cotação, mas ao final da mensagem você coloca um lembrete sobre uma reunião importante que será realizada na próxima semana. A não ser que essa pessoa adicione a reunião no seu calendário, ela terá grandes dificuldades para acessar as informações necessárias para a reunião.

Ao invés disso, escreva 2 e-mails, solicitando que atualizem a cotação em um deles, e inserindo o lembrete para a reunião em outro.

Mau Exemplo

Bom Exemplo

Assunto: Atualizar a cotação BC-160

Olá Paulo,

Estou em processo de negociação com um cliente e preciso que atualize a cotação cod. BC-160.

Além disso, teremos uma reunião na próxima segunda-feira às 13h com o Bruno da logística para discutirmos o prazo de entrega dos insumos.

Me avise caso não consiga chegar a tempo.

Obrigado!

Leonardo

Assunto: Atualizar a cotação BC-160

Olá Paulo,

Estou em processo de negociação com um cliente e percebi que os preços dos produtos na cotação cod. BC-160 estão desatualizados.

Você poderia atualizar a cotação para mim?

Obrigado!

Leonardo

(Leonardo então manda um outro e-mail, relatando que terão a reunião na segunda-feira).

 

4. Decida cuidadosamente quem deve ser copiado nos e-mails

Eu não sei você, mas eu já fui copiado em diversos e-mails que eu não tinha ideia do porquê estavam na minha caixa de entrada.

Isso pode acontecer por diversos motivos. O remetente pode ter escolhido a opção “Responder a Todos” sem que houvesse a necessidade, ou inseriu meu e-mail pois supôs que eu já sabia do que se tratava o e-mail. Talvez, ele simplesmente estava querendo me manter informado, ou talvez mais de uma dessas opções. Independente do motivo, eu precisei correr atrás para descobrir o que estava acontecendo, e muitas vezes acabei apenas desperdiçando o meu tempo.

Quando estiver escrevendo e-mails, procure copiar apenas as pessoas que precisam mesmo receber a mensagem. Para todas elas, procure adicionar o motivo pelo qual foram copiadas.

Exemplo:

Imagine que você está enviando um e-mail, solicitando a atualização de um relatório. Na mensagem, você copia Ricardo, Kelly e Júlia. Para que cada um entenda o que deve ser feito, você poderia inserir no corpo da mensagem:

Ricardo: Preciso que atualize o relatório em anexo com os dados de 2014 e 2015 e envie para a Kelly.

Kelly: Preciso que envie o relatório para nosso contador, alegando que agora todos os dados estão atualizados.

Júlia: Não precisa responder. Copiei você apenas para te manter informada.

 

5. Evite excesso de elogios

Algumas pessoas imaginam que quanto mais elogios elas escrevem nos e-mails que enviam, mais as outras pessoas vão estar dispostas a concordar com as suas ofertas e pedidos.

Entretanto, existe uma grande diferença entre um elogio sincero e genuíno, e elogios onde você dá voltas para chegar em algum lugar. Todos nós possuímos a capacidade de perceber frases insinceras, até mesmo em e-mails.

Dessa forma, para evitar constrangimentos, procure elogiar apenas quando essa for uma intenção sincera, e procure ir direto ao ponto caso ainda precise de alguma ajuda do destinatário.

 

6. Use um português simples

Eu também já perdi as contas da quantidade de e-mails que recebi onde constavam palavras difíceis, que apenas atrapalharam minha compreensão. Não me entenda mal, um vocabulário amplo é um excelente indicativo de cultura e conhecimento. Ainda assim, na escrita de e-mails, busque focar na compreensão do seu leitor, e não na robustez do seu vocabulário.

De maneira geral, uma escrita simples e correta serve de maneira muito mais adequada aos interesses de ambos, facilitando a compreensão do leitor e a permitindo uma resposta mais rápida.

 

7. Confira o tom do e-mail

Quando estamos conversando pessoalmente com alguém, utilizamos pistas como expressões faciais, expressão corporal e tom da voz para entender o que a outra pessoa está comunicando. Entretanto, por e-mail temos apenas nossas palavras para nos fazer entender.

Dessa forma, busque checar se o tom do seu e-mail não pode ser mal interpretado.

Coloque-se na posição do leitor e veja como se sentiria caso recebesse um e-mail como aquele. Caso suas intenções possam ser mal interpretadas, procure encontrar uma maneira melhor de se comunicar.

Mau Exemplo

Bom Exemplo

Roberto,

Eu preciso do seu relatório completo até às 15h ou vou perder o meu prazo de entrega.

Att.

Guilherme

Olá Roberto, tudo certo?

Você poderia entregar o seu relatório até às 15h de hoje, de forma que eu não perca o meu prazo de entrega?

Obrigado,

Guilherme

 

Além disso, a utilização de letras maiúsculas e pontuação em excesso (exclamação e interrogação) também pode levar a maus entendidos. De maneira geral, procure sempre utilizar negrito para realçar informações importantes no texto.

Preste atenção também no tamanho e na cor da sua fonte. Nada compromete mais a sua mensagem que utilizar fontes gigantes e cores diversas para chamar a atenção no texto.

 

8. Releia antes de enviar

Antes de clicar em “enviar”, tire um momento para revisar o que escreveu. É muito comum que erros de pontuação, acentuação e gramática tenham sido cometidos durante a escrita. Esses erros muitas vezes minam a nossa imagem profissional, fazendo com que pareçamos descuidados. Obviamente, um erro ou outro passa despercebido, o que é normal, mas não deixe que isso vire um hábito.

Além disso, quando estiver revisando o e-mail, atente-se ao tamanho da mensagem. A maior parte das pessoas prefere e-mails pequenos e concisos, então procure escrever mensagens tão curtas quanto possível, sem deixar de lado qualquer informação relevante.

 

9. Seja rápido e responda a e-mails importantes

Procure responder a e-mails em 1 ou até 2 dias depois da sua chegada. Eu considero esse um tempo bom, já que ficar respondendo e-mails o tempo todo fortalece o aparecimento de alguns maus hábitos que destroem sua produtividade. Em contrapartida, demorar mais que dois dias pode aparentar que você não recebeu a mensagem, ou que não se importa o suficiente para respondê-la.

Mesmo que você não consiga cuidar da mensagem logo que ela seja aberta, procure informar à pessoa que enviou o e-mail que você leu e cuidará da solicitação assim que possível. Isso mostrará profissionalismo e atenção.

 

10. Pergunte-se se e-mail é a melhor forma de comunicação para essa mensagem.

Uma das grandes funcionalidades que os e-mails possuem hoje em dia é que através deles podemos compartilhar arquivos em diversos formatos, inclusive texto, imagens e tabelas.

Entretanto, e-mails não são a melhor forma de trabalhar com documentos que requerem colaboração.

Todos nós já nos perdemos ao menos uma vez durante a confecção de relatórios que possuem diversas versões. Muitas vezes, não conseguimos encontrar a versão anterior que foi enviada em algum outro e-mail, ou não temos certeza da data que ele foi modificado pela última vez, e acabamos desperdiçando um tempo precioso para recuperar essas informações.

Dessa forma, eu recomendo a utilização de outras plataformas que permitam melhor compartilhamento de arquivos, de forma que informações não sejam perdidas. Eu recomendo a utilização dos softwares gratuitos Slack + Dropbox, ou Slack + Google Drive.

Ambos vão atender facilmente às suas necessidades.

 

Considerações Finais

Se comunicar de maneira eficiente não é nenhum bicho de sete cabeças. Independente da forma como estamos nos comunicando, seja escrita, áudio, vídeo, por telefone ou pessoalmente, o importante é saber exatamente o que estamos buscando comunicar, e fazer isso da maneira mais clara possível. Fazendo isso, tenho certeza que terá ótimos resultados!

“A comunicação é uma habilidade que você pode aprender. É como aprender a andar de bicicleta ou aprender a digitar. Se você está disposto a trabalhar nisso, você pode melhorar rapidamente a qualidade todas as partes da sua vida. ” – Brian Tracy

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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