Como delegar de maneira eficiente, com Christian Barbosa e Zachary Sexton

Delegar

“A incapacidade de delegar é um dos maiores problemas que vejo com os gestores em todos os níveis.” – Eli Broad

Alguma vez você já teve problemas ao delegar tarefas? Não sabia como fazer, ou não tinha as ferramentas necessárias? Infelizmente, essa é a realidade da maior parte dos gestores que eu converso.

É por isso que eu solicitei para que dois especialistas em produtividade pessoal comentassem um pouco sobre o processo que utilizam com seus clientes ao ensinar como delegar de maneira mais eficiente.

As perguntas que eu enviei foram “Que passos devo seguir para delegar de forma mais eficiente?” e “Que medidas devo tomar antes de eu começar a delegar?”

 

Christian Barbosa
Christian Barbosa

Especialista em Administração do Tempo e Produtividade em TriadPS

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Que passos devo seguir para delegar de forma mais eficiente?

Acho que o primeiro grande passo é a pessoa se conscientizar que ela precisa delegar. Porque hoje a maior parte das pessoas são extremamente centralizadoras, e isso vem de um ranço muito técnico. As pessoas eram muito operacionais, e quando elas começam a delegar, elas precisam ir para um nível mais estratégico, e isso muitas vezes cria um gap na pessoa e na gestão dela.

Então a pessoa precisa se conscientizar que quanto mais ela delega, mais tempo ela fica disponível, e ela pode subir na cadeia da empresa, na cadeia da produtividade, porque obviamente ela fica com muito mais tempo disponível para evoluir em outras áreas.

Outro passo é que tem que ter tempo. Ela tem que se planejar com tempo, e não delegar do dia para a noite. Então ela tem que fazer reunião com a equipe, mostrar datas futuras, fazer um planejamento daquilo que vai acontecer. E não no dia, delegar para o dia tem que ser a exceção. Claro que isso é comum, acontece, mas isso não pode ser o padrão, mas sim a exceção.

 

Quais medidas devo tomar cuidado antes que eu comece a delegar?

Acho que a melhor medida que você precisa tomar cuidado é você ter clareza daquilo que vai ser delegado, e ter clareza para passar isso para o seu time, ou para as pessoas que você vai estar delegando.

Quando eu digo clareza, eu digo normalmente fazer um desenho daquilo que você vai fazer. As vezes isso significa montar um esquema, montar um cronograma, escrever em detalhes o que vai ser feito. As vezes até fazer um rabisco mesmo, um desenho, literalmente um desenho para a pessoa entender. Porque, a gente está muito apressado, e nessa pressa toda, as pessoas acabam não passando a forma correta da atividade. E quando volta, a pessoa reclama.

Então, quando você tem clareza, e você passa essa clareza, e você define prazo claramente daquilo que vai ser estabelecido, aí todo mundo fica satisfeito.

Você pode acessar aqui o áudio com as respostas originais eviadas pelo Christian Barbosa.

 

Zachary SextonZachary Sexton

Escritor e Coach de Produtividade em Asian Efficiency

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Que passos devo seguir para delegar de forma mais eficiente?

Bom, muito do que eu sei, eu pego da equipe na qual eu trabalho, assim como de uma entrevista que eu fiz com a Julia Tunstall. Ela é uma expert em delegar tarefas, e é também entrevistada no episódio 49 do nosso podcast “The Productivity Show”. É daí que eu peguei várias das minhas ideias. Você pode entrar em contato com ela no site Effortless Workflow.

Além disso, eu me refiro também ao Sam Carpender e a equipe técnica do Work the System, já que suas ideias e mentalidade fazem parte do nosso processo de delegação.

Basicamente, a técnica consiste em:

  • Eu faço a tarefa;
  • Eu continuo fazendo até que eu sinta que possuo o sistema perfeito para ela;
  • Eu escrevo um Procedimento Operacional Padrão (POP);
  • Então, após escrever o POP, eu gravo um vídeo onde eu mesmo realizo a tarefa;
  • Eu aplico uma técnica que aprendi quando ainda era professor, chamada “Eu faço, nós fazemos, você faz”.
  • Eu peço então para que a pessoa que está lendo o POP também assista ao vídeo, e então nós vamos para uma ligação, na qual fazemos a tarefa juntos.

 

Quais medidas devo tomar antes que eu comece a delegar?

Então, por exemplo, vamos falar que você está aprendendo a escrever um e-mail em HTML. Eu primeiramente garanto que você possui todas as ferramentas necessárias para fazer isso, e então nós vamos para a ligação onde faremos isso juntos. Eu então deixo que a pessoa faça sozinha a tarefa, e checo algumas vezes para garantir que os erros mais comuns não estão acontecendo. Talvez, eu possa ter escrito algo um tanto esquisito no POP, então eu reescrevo essa parte. Eu dou permissão para que a pessoa reescreva o POP caso encontre uma maneira mais eficiente de fazer as coisas, desde que ainda encontre o mesmo resultado.

Apenas para você ver como nossos POPs ficam, eles possuem:

  • O que o processo é;
  • Qual os passos, então “passo 1”, passo 2, passo 3;
  • Imagens são sempre bem-vindas, já que deixam o processo mais fácil.
  • Em seguida, vem o resultado esperado, que é onde todos os nossos POPs se encerram.

Espero que isso tenha conseguido te ajudar.

Você pode acessar aqui o vídeo com as respostas originais eviadas pelo Zachary Sexton.

 

Minha opinião

Delegar não é apenas dar direções

Ambos os consultores foram muito felizes ao mostrar que delegar de maneira eficiente é muito mais que apenas dar direções do que se deve fazer.

Para o Christian Barbosa, é necessário sair de um nível mais técnico e passar para um nível mais estratégico na definição do que precisa ser delegado. Para que isso seja feito, é necessário tempo de planejamento.

Um dos grandes causadores de problemas que empreendedores encontram é a falta de planejamento para delegar. A maior parte das pessoas delega quase que de maneira reativa, apenas por demanda, e começa a passar suas tarefas para seus subordinados apenas quando realmente não existe outro jeito.

Na realidade, o que precisaria ser feito é um planejamento, onde as tarefas são delegadas antes mesmo da real necessidade. Ao se antecipar às necessidades, você estará delegando de maneira mais calma e pode ajudar seus funcionários a iterar melhor sobre o procedimento.

 

Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)

Além disso, ambos os consultores colocam a importância de passar para o papel (ou vídeo) o planejamento e as instruções do que precisa ser delegado. Para a equipe Asian Efficiency, onde Zachary trabalha, são utilizados os chamados POPs (procedimentos operacionais padrão).

Esses procedimentos visam direcionar de maneira detalhada qual o passo a passo da atividade, garantindo que até mesmo os novatos possam entender como um procedimento funciona do início ao fim.

 

Considerações Finais

Comumente, esses passos não são tomados antes do processo de delegação, o que causa grande parte das frustrações que gestores possuem todos os dias, quando buscam delegar suas tarefas.

Ao não cometer os erros comentados no artigo “Os 5 erros mais comuns que gestores cometem ao delegar suas tarefas”, assim como seguindo as direções passadas pelo Christian Barbosa e pelo Zachary Sexton, tenho certeza de que você ficará muito mais satisfeito com os resultados que obterá dos seus funcionários.

 

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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