Calendário Digital: 7 Dicas para Utilizá-lo de Maneira mais Produtiva

É surpreendente o número de pessoas que não sabem utilizar seus calendários de maneira eficiente. Afinal de contas, ninguém nunca nos ensinou exatamente como utilizá-los corretamente, e como resultado acabamos não empregando grande parte das suas inúmeras funcionalidades (principalmente quando falamos de calendários digitais).

Nesse artigo, vamos falar de 7 dicas que podem te ajudar a tirar mais proveito do seu calendário, e fazer com que você nunca mais se perca no meio de seus compromissos! Portanto, se você é uma pessoa que luta para lembrar dos seus compromissos, eventos, ou reuniões, essas dicas foram feitas pensando em você.

Eu adicionei dicas tanto para o “Calendário OS X’s (Apple)”, como para “Google Agenda”, que são as duas ferramentas digitais mais populares no mercado. Ainda assim, antes de começar, vamos relembrar quando devemos utilizar nosso calendário.

 

Quando utilizar o calendário?

Bom, isso depende muito dos seus hábitos, e da sua organização. De maneira geral, eu recomendo colocar no seu calendário apenas as tarefas ou compromissos que possuem data e/ou horário específico. Isso contrasta com a utilização da lista de tarefas, que deve ser utilizada para os compromissos que não possuem data ou horário específico para serem feitas.

Artigo relacionado: “Lista de Tarefas: Entenda Como e Quando Você Deve Utilizá-la

Alguns exemplos de tarefas que devem ser colocadas no calendário são:

– Reuniões no trabalho;

– Consultas médicas;

– Encontros sociais;

– Tempo reservado para focar em uma tarefa importante.

 

Posso colocar tudo no calendário?

Ainda assim, existem pessoas que preferem colocar absolutamente tudo na sua agenda, separando tempo exato para o que querem fazer durante todo o dia. Essa estratégia é descrita em mais detalhes no artigo sobreTimeboxing”.

Embora funcione para algumas pessoas, e você pode querer testar se você é uma delas, o timeboxing exige muita organização, e a instauração de hábitos produtivos muito bem definidos. Por esse motivo, muitas pessoas que tentam organizar minunciosamente seu dia acabam se frustrando, pois são constantemente interrompidas, ou se distraem, e o tempo planejado para cada tarefa passa e muito do estipulado, fazendo com que todo o sistema não funcione.

Pronto, uma vez que já sabemos exatamente quais tarefas queremos colocar no nosso calendário ou agenda, podemos passar para as 7 dicas que farão com que você use seu calendário de maneira muito mais eficiente.

 

1 – Mude a duração padrão de eventos

Tanto o calendário da Apple, como o Google Agenda possuem como padrão colocar cada evento com a duração de 1 hora. Por experiência própria, eu sempre precisava alterar manualmente essa configuração, pois meus compromissos geralmente demoram de 30 a 45 minutos.

Se seus compromissos ou eventos também não duram em média 1 hora, você pode mudar essas configurações da seguinte forma:

Apple:

Vá em “Aplicações”, e então em “Utilidades”, e digite:

defaults write com.apple.iCal ‘Default duration in minutes for new event’ 30

Isso alterará a duração padrão dos eventos para 30 minutos. Se sua necessidade for outra, apenas altere o número conforme preferir.

Google Agenda:

No topo direito da tela, clique no ícone da engrenagem, e então em “Configurações”. Na aba “Geral”, encontre “Duração padrão do evento”, e altere conforme a sua preferência.

 

2 – Utilize alertas estratégicos

A ideia base aqui é utilizar seu calendário para te lembrar das suas metas, ou outras coisas em horários específicos. Você apenas cria um evento de 5 minutos, e o nomeia com algo que você gostaria de lembrar. Então, você coloca um alerta para disparar, conforme a sua necessidade.

Por exemplo, se você quer criar o costume de refletir se seu dia está sendo produtivo, você pode criar um evento diário, ao meio dia, intitulado “Você está sendo produtivo, ou não? ”. Dessa forma, você receberá todos os dias uma notificação às 12h, que servirá de gatilho para a criação do seu novo hábito.

Algumas outras alternativas podem ser:

– Lembrete diário às 11h, e às 16h para checar e-mails;

– Todas as Sextas-feiras às 16h, lembrete para organizar a sua mesa;

– Todas as Segundas-feiras, lembrete às 9h para planejar a sua semana;

– Todos os dias, às 8h30, lembrete para definir suas 3 maiores prioridades para o dia.

Esses lembretes podem se tornar muito úteis na criação e estruturação dos seus hábitos, funcionando como poderosos gatilhos. Procure brincar um pouco com eles, e veja o que funciona melhor para você.

 

3 – Agende reuniões facilmente

Quantas vezes você já tentou marcar uma reunião, ou videoconferência, e ficou frustrado por precisar trocar uma dúzia de e-mails até encontrar um horário que funcionasse para você e para a outra pessoa?

Pois é, todos os dias diversas pessoas passando por esse tipo de problema. Felizmente, existem aplicativos que permitem facilitar muito esse processo, realizando automaticamente o agendamento de reuniões.

Para citar apenas alguns exemplos, você pode testar aplicativos como Calendly, Acuity Scheduling, ou ScheduleOnce. Todos esses são bons aplicativos, que permitem que você primeiramente coloque quais são os horários que funcionam para você, e em seguida envie um link para os demais participantes da reunião encontrarem um horário que também funcione para eles.

Ao realizar o agendamento, tanto você como os demais participantes recebem uma notificação por e-mail, reduzindo muito o desgaste para encontrar um horário favorável para ambas as partes.

 

4 – Utilize os campos extras

Quando você está adicionando um novo evento ao seu calendário, você pode adicionar mais informações do que apenas o nome do evento. Existem campos extras, que podem se tornar excepcionalmente úteis quando utilizados da maneira correta.

Já aconteceu algumas vezes comigo de eu precisar ligar para uma pessoa, e não ter o seu número já gravado no meu celular, ou de eu precisar me encontrar com alguém em algum lugar, e não ter facilmente o endereço do encontro. Essas informações podem ser facilmente colocadas já quando criamos um novo evento.

Aqui vão algumas informações que você deveria considerar colocar em cada evento:

  1. Endereços: para almoços, jantares, ou qualquer compromisso presencial;
  2. Números de telefone: quando você precisará ligar para algum cliente ou fornecedor;
  3. Contato no Skype: Para videoconferências no Skype, é muitas vezes importante você deixar anotado qual a conta de cada participante;
  4. Outras notas: Você também pode adicionar no campo de descrição do evento o que você deve levar, qual o cronograma do evento, o que você deve vestir, ou qualquer outra informação que julgar importante.

 

5 – Organize seu calendário utilizando cores

Uma ótima forma de organizar o seu calendário é através da utilização de diferentes cores para diferentes situações.

Por exemplo, você pode definir que todos os compromissos relacionados a exames e consultas médicas permanecerão em verde, todos as reuniões presenciais serão colocadas em cinza, todas as videoconferências serão colocadas em amarelo, e todos os seus lembretes ficarão em azul.

Dessa forma, você ganha uma perspectiva maior sobre o que está acontecendo no seu dia ou semana, apenas com uma simples olhada no seu calendário.

 

6 – Conheça alguns atalhos

Quando estamos rotineiramente adicionando ou editando eventos no nosso calendário, podemos otimizar esse processo aprendendo algumas teclas de atalho. Se você não deseja se aprofundar no assunto, eu recomendo que você ao menos aprenda o atalho para adicionar novos eventos.

Tanto o Google Agenda, como o iCal possuem teclas que permitem adicionar rapidamente eventos, sendo que no iCal essas teclas são “⌘ + N”, e no Google Agenda a tecla para adição rápida de eventos é o “c”.

Para encontrar todos os atalhos que você pode utilizar em cada plataforma, acesse este link para atalhos do iCal, e este link para atalhos do Google Agenda.

 

7 – Adicione múltiplos fusos horários

Se você trabalha com pessoas que estão em diferentes fusos horários, é sempre uma boa ideia já possuir esses fusos no seu calendário, e não ficar dependendo da sua cabeça para calcular a diferença de horários.

Para isso, no iCal você deve ir em “Preferência”, e então na aba “Avançado” você deve marcar a caixinha “Permitir suporte de fusos horários”. Em seguida, no canto superior direito você verá um menu onde você poderá adicionar fusos horários ao seu calendário, ou alterar o seu caso necessário.

No Google Agenda, basta clicar na engrenagem no canto superior direito da tela, e ir em “Configurações”. Na aba “Geral”, você pode adicionar novos fusos horários, que aparecerão no seu calendário ao lado do seu fuso atual.

 

Considerações Finais  

Aí estão as 7 dicas para você tirar melhor proveito do seu calendário. Procure implementar uma por vez, de forma que você não se perca com tantas alterações.

Além disso, eu adoraria saber se existe alguma dica ou funcionalidade que você utiliza atualmente no seu calendário, e que não foi colocada aqui nesse artigo. Deixe sua dica nos comentários, para que muitas outras pessoas possam ter acesso a esse conhecimento. Obrigado!

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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