Agile Results: O Guia Completo para Planejar, Priorizar e Atingir Rapidamente seus Resultados Pessoais

Agile Results 3

Em março de 2015, eu ainda trabalhava como Técnico de Produção. Nessa fase da minha vida, eu estava com sérios problemas de Produtividade, e ainda não fazia ideia de que 6 meses mais tarde largaria meu emprego para estudar e ensinar outras pessoas a serem mais produtivas e organizadas.

Foi nessa mesma época, que li pela primeira vez um artigo relacionado a Produtividade Pessoal, chamado “Productivity System Overview: “Getting Results the Agile Way”.

No artigo, o autor trazia uma descrição breve do método Agile Results, uma metodologia nova, baseada puramente em ações e resultados, e com conceitos diferentes dos métodos mais clássicos de Produtividade Pessoal.

Conforme eu lia o artigo, alguns desses conceitos foram fazendo sentido para mim, e eu me tornava cada vez mais instigado a procurar por mais informações sobre o método.

Hoje, anos mais tarde, eu posso falar que o Agile Results foi um dos grandes responsáveis por eu me apaixonar pelo mundo da Produtividade Pessoal, sendo um dos métodos que eu mais utilizo até os dias de hoje.

Dessa forma, nesse artigo eu quero te trazer o que eu sei e o que eu já apliquei dessa metodologia, e te orientar sobre as diretrizes necessárias para você também inicie a sua prática.

Se preferir, você pode clicar nos links abaixo para ir direto a uma seção particular do artigo que te interessa, ou pode simplesmente continuar a leitura para ver o artigo completo.

 

I. Introdução

J.D. Meier e As Metodologias Ágeis

Em 1997, quando J.D. Meier foi contratado pela Microsoft como engenheiro de suporte para desenvolvedores, ele não tinha ideia de onde estava se metendo.

“Resultado” era o nome do jogo, mas não havia um manual de instruções. Todos os dias, era como se ele estivesse brincando de pega-pega com o dia anterior.

Sua caixa de entrada estava transbordando com tantos e-mails, sua lista de tarefas possuía mais itens do que ele tinha tempo disponível para fazê-las, e ele era constantemente confrontado com desafios que estavam além das suas habilidades na época.

Contudo, ele também não havia se mudado para o outro lado do país para falhar tão rápido no trabalho. Uma das primeiras coisas que ele fez, portanto, foi estudar o que havia de melhor no campo da Produtividade Pessoal.

Metodologias que permitissem o melhor gerenciamento do seu foco e de suas prioridades. Técnicas que facilitassem o gerenciamento de informações no ambiente de trabalho. Métodos que promovessem uma administração de projetos rápida, flexível, e ao mesmo tempo eficaz.

A verdade seja dita, Meier se encontrava em um dos melhores lugares para fazer isso na época. Dentro da Microsoft, ele tinha livre acesso às metodologias ágeis, ou agile, desenvolvidas desde a década de 80, e muito utilizadas no desenvolvimento de softwares.

 

O Nascimento do Agile Results

Conforme seus estudos foram avançando, Meier então começou a juntar as peças do quebra-cabeça, e começou a montar seu próprio método de Produtividade Pessoal. Dessa forma, conforme seus resultados foram melhorando, ele foi sendo promovido até atingir em 2008 o cargo de Diretor dos Gerentes de Programação.

Nesse cargo, como Meier estava continuamente criando e orientando novas equipes, ele também precisava de um sistema para agilizar os resultados de novos integrantes.

Isso porque uma coisa era ele conseguir resultados por conta própria, e outra completamente diferente era conseguir alavancar os resultados de outras pessoas.

Esses desafios forçaram Meier a simplificar seu próprio sistema de Produtividade Pessoal, e focar apenas nos seus componentes mais essenciais, de forma que conseguisse ensiná-los com facilidade. O resultado foi a criação do método Agile Results, um sistema amplamente testado, que funciona bem tanto para grandes equipes, como também para uso individual.

O método foi publicado primeiramente em 2010, no livro “Getting Results the Agile Way: A Personal Results System for Work and Life”. Infelizmente, ele ainda não foi traduzido para o português.

 

II. O que é o Agile Results?

O Método Agile Results consiste em uma forma diferente de organizar a sua vida e o seu trabalho. Ele se baseia no conceito de estabelecer metas e objetivos próprios, e então vincular essas metas e objetivos diretamente aos nossos afazeres diários, semanais, mensais e anuais.

Além disso, ele também introduz algumas mentalidades bem importantes para quem está progredindo nos seus estudos de Produtividade Pessoal, e ajuda na criação de sistemas e hábitos extremamente produtivos.

A parte mais importante disso tudo é que ao mesmo tempo ele é um sistema simples, que você pode facilmente começar, ou retornar quando perder a prática.

 

O Mindset

Em seu livro, Meier introduz 13 princípios que considera fundamentais para quem está começando no sistema Agile Results.

Contudo, para que essa descrição não fique muito longa, eu vou resumir os 5 princípios que eu considero mais importantes. São eles:

1. Resultados sobre Atividades

Para se dar bem no sistema Agile Results, seu foco precisa estar obrigatoriamente nos seus resultados, e nos sistemas que possibilitam alcançar as suas metas de forma sustentável. Isso porque apenas realizar mais atividades, e marcar mais itens na sua lista de afazeres, não resolverão os seus problemas.

Além disso, ao começar focando diretamente nos seus resultados, você define um caminho que te cativa a dar sempre o seu melhor.

2. Tempo em Primeiro Lugar

O tempo é o único recurso pessoal que não podemos renovar. Dessa forma, a otimização do uso do tempo é um dos principais focos do Agile Results.

Como Meier coloca em seu livro, “Ao invés de tentar descobrir quanto tempo algo pode levar, comece por descobrir quanto tempo você deseja investir nisso”.

3. Novos Começos

A cada dia, semana, mês e ano, você adquire um novo começo. Isso é, no Agile Results, você sempre tem a chance de recomeçar, independentemente de quais foram os seus resultados no passado.

Portanto, ao invés de focar nas coisas que você não fez, e que já passaram, você baseia seu dia no que deseja realizar, e no que tem o maior impacto ou valor para você no momento.

4. Teste os Seus Resultados

No Agile Results, trabalhamos bastante com ciclos de iteração, que nos permitem testar algo novo, ver se isso funciona, e então rapidamente adaptar os nossos dias e semanas de acordo com as correções que precisam ser feitas.

Conforme Meier descreve, “Faça, revise e então melhore. Em adição a isso, você perceberá que ações criam inspiração. Muitas pessoas esperam por um momento de inspiração antes de começar, mas o que elas não percebem é que simplesmente ao começar, a inspiração aparece”.

5. Pontos Fortes sobre Fraquezas

Por último, ao invés de utilizar seu tempo tentando melhorar seus pontos fracos, o Agile Results nos ensina a focar e alavancar os nossos pontos fortes. Isso porque enquanto que é importante reduzirmos nossas responsabilidades, podemos ir muito mais longe, e produzir resultados muito melhores, se focarmos nos nossos pontos fortes.

Como Meier descreve no livro, “Lembre-se que não é fazendo menos que você se sente melhor ou mais forte. É utilizando mais tempo nos seus pontos fortes e seguindo sua paixão”.

 

Principais Armadilhas Combatidas pelo Agile Results

Em adição ao conjunto de mentalidades introduzidas no método, Meier comenta no seu livro as 25 armadilhas mais comuns no mundo da Produtividade Pessoal, e como o Agile Results nos ajuda a combater cada uma delas.

Novamente, para que a descrição não fique muito longa, eu cito abaixo as 5 principais. São elas:

1. Paralisia por Análise

Grande parte das pessoas permanecem atadas a um ciclo de análise, planejamento e organização que paralisa elas no tempo. Permanecem sempre considerando qual é a melhor opção, e em razão disso acabam não saindo do lugar.

Dessa forma, o Agile Results quebra esse ciclo através dos seus ciclos de iteração, onde você age primeiro, revisa mais tarde, e então faz as correções necessárias.

Artigo Relacionado: Combatendo a Indecisão: 5 Dicas para Combater a Paralisia por Análise

2. Faço Quando Eu Quiser

A armadilha “faço quando eu quiser” trabalha contra você de diferentes formas. Isso porque você nem sempre sente vontade de fazer suas atividades, mesmo quando elas estão alinhadas com os seus interesses.

Se você apenas faz as coisas quando está com vontade, você acabará perdendo a oportunidade de praticar e aprimorar suas habilidades. Isso funciona de maneira parecida com um atleta, que caso fique esperando pela vontade de praticar, não terá o condicionamento necessário para fazer um bom trabalho mais tarde.

A melhor maneira de combater isso é estabelecendo algumas rotinas e agendando as suas atividades.

3. Não Saber O Que Precisa Ser Feito

Essa armadilha é outra arqui-inimiga dos seus resultados.

Ao não saber o que precisa ser feito, você não conseguirá estimar quanto tempo ou energia precisará para realizar seu projeto. Pior que isso, ao não saber o que precisa ser feito, você não saberá encontrar as pessoas certas para te ajudar ao longo do caminho, e acabará surpreendido com o aparecimento de problemas que não conseguiu antecipar.

A melhor forma de combater isso é através do mapeamento das suas metas e dos seus pontos focais, que te ajudarão a saber quais são seus projetos atuais, e onde você deve utilizar prioritariamente o seu tempo.

4. Falta de Limites

Essa é a armadilha mais comum quando falamos do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Ela geralmente aparece de diferentes formas, e podem ser coisas simples, como pular o café da manhã, ou o almoço para continuar trabalhando. Ou talvez, você esteja estendendo o seu dia de trabalho até de noite, ou nos fins de semana. Uma terceira opção ainda seria você exceder seus limites de energia, e, por isso, já estar colhendo resultados reduzidos.

Independentemente de qual é o seu caso, o estabelecimento de alguns limites simples pode realmente fazer a diferença.

5. Perfeccionismo

Por último, a armadilha número 5 diz respeito à tentativa de fazer algo perfeitamente já na primeira tentativa, como se isso fosse possível. Existem 3 grandes problemas com essa abordagem.

Em primeiro lugar, talvez você se desencoraje para começar um projeto, pois já sabe que ele não sairá perfeito. Em segundo lugar, talvez você não termine um projeto a tempo, pois você está muito ocupado tentando aperfeiçoá-lo. Em terceiro lugar, talvez você permaneça se cobrando demais pelos resultados, ao invés de utilizar sua energia para crescer e aprender novas habilidades.

A chave para combater o perfeccionismo é aceitar que você não conseguirá fazer algo perfeito já na primeira tentativa, e que uma estratégia muito mais efetiva é você fazer, revisar e iterar seu projeto ao longo do caminho.

 

III. Como Implementar o Agile Results?

Certo, uma vez que você entenda a teoria por detrás do Agile Results, chegou a hora de partirmos para a prática, e começarmos a utilizar propriamente o método.

Abaixo, você encontrará 7 etapas, que correspondem ao passo a passo que eu recomendo para quem está iniciando, ou retomando o método. A cada dia, você aprende e aplica uma técnica nova, e com isso vai rapidamente progredindo na metodologia.

Para deixar claro, o passo a passo abaixo é baseado no livro de J.D. Meier, mas possui algumas alterações feitas por mim. Dessa forma, meu objetivo aqui é que você o utilize apenas como um modelo, e a partir dele comece a fazer suas próprias adaptações, as quais são ideais para a sua realidade.

 

Domingo – Estabeleça Metas com a Regra dos 3

A “Regra dos 3” se refere a um conceito extremamente simples, empregado em diversas metodologias de Produtividade Pessoal, e amplamente utilizado no Agile Results. Ele nos ajuda a lidar com a sobrecarga de informações, e é uma maneira simples e efetiva de estabelecer limites e agrupar tarefas.

Basicamente, nosso cérebro trabalha agrupando pensamentos de três em três. Por exemplo, textos possuem começo, meio e fim. Suas refeições principais são café da manhã, almoço e janta. Em filmes, temos os três patetas, os três porquinhos e os três mosqueteiros. No exército, são ensinadas técnicas de sobrevivência levando em conta 3 minutos sem respirar, 3 dias sem água e 3 semanas sem comida.

Mesmo que você nunca tenha percebido, a Regra dos 3 faz parte do nosso cotidiano. Dessa forma, para iniciar o método, eu peço que você retire talvez uma ou duas horas do seu domingo, para refletir sobre a seguinte pergunta:

“Se o ano estivesse acabando hoje, quais são as 3 vitórias que você se orgulharia de ter conquistado? ”

Em outras palavras, quais são os seus 3 maiores objetivos para o ano? Atenção, pois são apenas 3 objetivos de maneira geral, e não 3 objetivos para cada área da sua vida.

Reflita sobre essa pergunta, e então as escreva em um pedaço de papel, ou documento online. Pessoalmente, eu gosto de fazer minhas anotações online, utilizando aplicativos como o Workflowy, Laverna, ou o Evernote. Ao meu ver, fica muito mais fácil organizar e rever minhas anotações dessa forma.

Em seguida, após escrever suas 3 vitórias para o ano, reflita sobre quais são os 3 resultados esperados para esse mês, referentes a cada uma de suas vitórias.

No final do dia, você terá:

  • Lista com seus 3 maiores objetivos, ou suas 3 maiores vitórias para o ano;
  • Lista com seus 3 objetivos para o mês, que sejam condizentes com seus objetivos anuais.

 

Segunda-feira – Segunda Visionária

Animado para a segunda-feira? Eu espero que sim! É justamente aqui que iniciamos um hábito que nos acompanhará em absolutamente todas as semanas. No livro, o hábito é chamado de Segunda-feira Visionária.

Basicamente, o exercício que faremos aqui é uma continuação do que fizemos no dia anterior.

Primeiramente, identifique 3 resultados que espera para essa semana. Ou seja, identifique quais são as 3 vitórias que caso conquistadas, fariam com que você se sentisse satisfeito ao final da semana.

Lembre-se aqui que o método Agile Results é baseado em resultados, e não simplesmente em planejamento. Portanto, busque não complicar o processo e defina 1 resultado nessa semana para cada um dos seus objetivos mensais.

Basicamente, essa é uma ótima forma de começarmos a semana a partir do zero, sem trazer toda aquela bagagem da semana anterior que ainda não foi feita. Além disso, é uma ótima forma de priorizar tarefas e estabelecer o foco da semana, consequentemente melhorando os seus resultados.

Por último, continue o processo e defina 3 objetivos para hoje. Isso mesmo, 3 objetivos que você consegue fazer ainda hoje para evoluir nos seus projetos! Não precisa ser nada muito grande. Pode ser que a simples leitura de um texto já seja o suficiente para você.

Independentemente de qual é o caso, procure listar tarefas simples e pequenas, que não atrapalharão muito a ordem das suas demais tarefas para o dia.

No final do dia, você terá:

  • Lista com seus 3 maiores objetivos, ou suas 3 maiores vitórias para o ano;
  • Lista com seus 3 objetivos para o mês, que sejam condizentes com seus objetivos anuais;
  • Lista com seus 3 maiores objetivos para a semana, que sejam condizentes com seus objetivos mensais;
  • Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e que são condizentes com seus 3 objetivos semanais.

 

Terça-feira – Descarregue e Priorize

Chegamos à terça-feira, e antes de mais nada, precisamos seguir nosso planejamento até aqui. Dessa forma, comece definindo mais 3 tarefas para serem feitas hoje. Três tarefas simples, que te aproximarão dos seus objetivos semanais, e que novamente não vão alterar muito seu planejamento para o dia.

Em seguida, iniciamos um novo hábito, que também nos acompanhará ao longo dos dias. Vamos descarregar e priorizar as tarefas que não fazem parte dos nossos objetivos.

Então, todos nós temos tarefas no trabalho, ou talvez em casa, que não nos aproximam dos nossos objetivos. Tarefas que muitas vezes são urgentes, e que preenchem nossos dias, mesmo sem nos levar aonde queremos.

Dessa forma, é bem verdade que algumas dessas tarefas poderiam ser eliminadas do nosso dia a dia, liberando tempo para afazeres mais importantes. Contudo, outra parte dessas tarefas são funções obrigatórias, e não podem ser abolidas. Então, precisamos criar um sistema para organizar e executar essas tarefas assim que possível.

O sistema sugerido no Agile Results leva em conta duas práticas, as quais são descritas abaixo.

Descarregue

Primeiramente, é importante que você retire da sua cabeça todos os seus afazeres. Ou seja, é necessário que você anote em um pedaço de papel, ou em documento online, quais são todos os afazeres que estão pendentes na sua vida.

Portanto, retire 5 minutos no início do seu dia e anote absolutamente tudo que passar pela sua cabeça. Tarefas, projetos, prazos de entrega, ideias e outros pensamentos. Não seja crítico nessa fase, e apenas retire tudo da sua cabeça.

Após a finalização dos 5 minutos, mais tarefas podem continuar a aparecer. Conforme elas apareçam, coloque-as nas suas anotações. Ainda assim, após a finalização do tempo, procure focar na priorização do que você acabou de escrever.

Devo, Deveria e Poderia

Como segunda prática do dia, é importante que você comece a caracterizar suas tarefas e projetos em 3 categorias:

Categoria “Devo”: Aqui são colocados todos os itens você deve fazer hoje, independentemente do que aconteça. Geralmente, você terá entre 1 e 5 itens nessa categoria. Obviamente, as 3 tarefas que você definiu previamente, e que são condizentes com as suas metas semanais, são colocadas nessa categoria.

Categoria “Deveria”: Aqui são colocados todos os itens que você deveria fazer hoje, mas que caso não faça, podem esperar tranquilamente até amanhã ou depois disso. A maior parte das suas tarefas provavelmente fazem parte dessa categoria.

Categoria “Poderia”: Aqui são colocadas todas as tarefas que você poderia fazer hoje, caso tenha tempo e energia de sobra. Comumente, essa lista é muito pequena quando estamos iniciando o método, mas conforme os dias vão passando, é comum que itens previamente caracterizados com “Deveria”, passem a ser vistos como “Poderia”.

Caracterize cada um dos seus afazeres em uma dessas categorias. Provavelmente, isso não deve demorar mais do que alguns minutos. Se você fez sua lista em um documento online, fica ainda mais fácil. Basta copiar e colar seus itens em listas separadas, para ver que itens fazem parte de cada categoria.

Após finalizar o processo, comece a realizar suas atividades “Devo”. Se sobrar tempo, comece então a fazer algumas atividades “Deveria”, e se sobrar ainda mais tempo passe para as atividades “Poderia”.

No final do dia, você terá:

  • Listas com seus 3 maiores objetivos anuais, mensais e semanais.
  • Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e que são condizentes com seus 3 objetivos semanais.
  • Lista com itens caracterizados como “Devo”, os quais foram finalizados até o final do dia;
  • Lista com itens caracterizados como “Deveria”, os quais foram ou não finalizados até o final do dia;
  • Lista com itens caracterizados como “Poderia”, os quais provavelmente não foram feitos até o final do dia.

 

Quarta-feira – Reduza o Atrito

Chegamos à quarta-feira! Como está se sentindo? Já está colhendo algum benefício da prática?

Bom, antes de mais nada, voltamos novamente às práticas que aprendemos nos dias anteriores. Primeiramente, definimos mais 3 tarefas para serem feitas hoje, as quais são condizentes com nossos objetivos semanais, e essas são as primeiras tarefas caracterizadas como “Devo” no seu dia.

Em seguida, passe mais 1-5 minutos tentando lembrar de mais tarefas ou projetos que passaram despercebidos no dia anterior, e os anote na ferramenta de sua preferência. Reorganize suas tarefas, de acordo com as suas novas prioridades para o dia.

Embora possa parecer muita coisa, essa rotina não deve durar mais do que 10 minutos. Caso ela esteja demorando mais que isso, provavelmente você está tentando aperfeiçoar demais suas listas. Como perfeccionismo não é bem visto no Agile Results, pare de complicar o processo e concentre-se mais na prática do que na teoria.

Reduza o Atrito

Uma vez que você tenha finalizado a sua organização das suas listas “Devo”, “Deveria” e “Poderia”, chegou a hora de refletirmos um pouco sobre um dos fatores que mais afeta nossas decisões ao longo do dia, e sobre como tirar o melhor proveito dele.

No artigo “Força de Vontade: O Que Fazer Para Evitar Péssimas Decisões!”, eu descrevi que nossa força de vontade é um recurso limitado, que se estingue ao longo do dia conforme vamos tomando mais e mais decisões.

Dessa forma, conforme o dia vai passando, diminuem as chances de tomarmos decisões acertadas, principalmente no que diz respeito à utilização do nosso tempo e da nossa energia.

Uma das recomendações colocadas no Agile Results é para que reduzamos a chance disso acontecer, planejando previamente quais são os resultados que esperamos para cada um dos compromissos que temos ao longo do dia.

Se você não sabe por onde começar, apenas comece escrevendo o que comerá no seu café da manhã, almoço e janta. Ao tomar essas decisões logo pela manhã, você aumenta suas chances de ter refeições mais balanceadas ao longo do dia.

Outro exemplo, se você já sabe que terá uma reunião no final do dia, escreva exatamente quais os seus próprios objetivos dentro da reunião. Isso diminuirá as chances de você permanecer desfocado enquanto outras pessoas estão falando.

No final do dia, você terá:

  • Listas com seus 3 maiores objetivos anuais, mensais e semanais;
  • Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e que são condizentes com seus 3 objetivos semanais;
  • Listas atualizadas com itens “Devo”, Deveria” e “Poderia”;
  • Lista com seus objetivos claros para cada um dos compromissos do dia.

 

Quinta-feira – Resguarde suas Horas de Poder

Iniciamos a quinta-feira, e você já sabe qual a rotina, não sabe?

Defina 3 objetivos para o dia, retire da sua cabeça todas as tarefas e projetos e passe-as para sua ferramenta de preferência, e reorganize suas listas “Devo”, “Deveria” e “Poderia”. Em seguida, escreva objetivos claros para cada um dos compromissos que farão parte do seu dia.

Simples, não é mesmo?

Horas de Poder

Como próxima técnica, vamos falar um pouco sobre nossas “Horas de Poder”.

Todos nós possuímos algumas horas no dia quando estamos mais energizados. Horas que conseguimos trabalhar com maior fluência, e que geralmente correspondem ao tempo que fazemos nosso melhor trabalho. Em outras palavras, todos temos algumas “Horas de Poder”.

Para algumas pessoas, esse tempo é logo pela manhã, enquanto que para outras pessoas, as horas produtivas se encontram no final do dia.

Quer saber mais? Então leia   Momentum: o princípio chave para consolidação de hábitos

Independentemente de qual é o caso, se você ainda não sabe onde se encontram suas Horas de Poder, seu objetivo para o dia é justamente descobrir isso. Qual o seu período do dia mais produtivo? Qual o período em que você faz seu melhor trabalho?

Caso você já saiba onde se encontram suas horas de poder, seu objetivo será então começar a defender, ou resguardar essas horas. Por exemplo, se suas horas de poder se encontram entre as 9h e as 11h, então você deve alertar seus colegas de que não deve ser interrompido nesse horário, pois essas são as horas que você faz o seu melhor trabalho.

Você também pode marcar essas horas no seu calendário ou agenda, de forma que outros compromissos como reuniões não sejam agendados no mesmo horário.

No final do dia, você terá:

  • Listas com seus 3 maiores objetivos anuais, mensais e semanais;
  • Lista com 3 tarefas simples, que você já deve ter finalizado até o final do dia, e que são condizentes com seus 3 objetivos semanais;
  • Listas atualizadas com itens “Devo”, Deveria” e “Poderia”;
  • Lista com seus objetivos claros para cada um dos compromissos do dia;
  • Conhecido as suas “Horas de Poder”, e terá resguardado essas horas de alguma forma.

 

Sexta-feira – Reflexão

Chegamos finalmente à sexta-feira, e é aqui que instauramos um dos hábitos mais fundamentais dentro do Agile Results: As Reflexões de Sexta-feira.

Diferentemente das demais práticas colocadas até aqui, esse é o único hábito que deve ser feito a tarde ou a noite, para colher os melhores resultados.

Dessa forma, inicie seu dia com a mesma rotina que foi passada acima. Estabeleça seus 3 objetivos para o dia, retire as tarefas da sua mente, organize suas listas e defina objetivos claros para os compromissos do dia.

Feito isso, realize todo o seu dia de trabalho, e no final do expediente realize os 4 passos abaixo:

1. Reflita sobre quais foram as 3 coisas que deram certo nessa semana

Independentemente do quão difícil ou tempestuosa foi a sua semana, sempre existem coisas que deram certo, ou que funcionaram conforme o planejado.

Congratule-se pelos resultados alcançados, e principalmente por ter feito a sua parte. Nem sempre conseguimos controlar todos os resultados dos nossos projetos, principalmente quando esses resultados também dependem de outras pessoas.

Identifique quais foram as decisões inteligentes que você fez, e preste atenção em como fará para colocá-las em prática novamente.

2. Reflita sobre quais são as três coisas que você ainda precisa melhorar

Essa é muitas vezes uma questão complicada, mas que merece toda a nossa atenção. Se queremos melhorar em alguma área, independente de qual seja ela, precisamos refletir sobre o que não está funcionando e sobre como podemos melhorar essa situação.

Dessa forma, não se martirize por algo não ter funcionado. Ficar se culpando não fará com que você saia do lugar. Apenas pense quais são 3 maneiras específicas de melhorar a execução dos seus projetos na semana seguinte.

3. Identifique três coisas que você mudará na semana seguinte

Em seguida, tome a decisão do que precisará mudar na próxima semana. Você provavelmente conseguirá fazer uma lista de possibilidades sobre o que ainda precisa ser alterado. Pegue algumas dessas possibilidades e tente colocar em prática.

Não passe tanto tempo analisando qual a melhor ideia. Coloque seu foco em testar essas ideias e tirar conclusões apenas através dos seus resultados. A ideia aqui é aprender a melhorar constantemente sua vida, e não necessariamente alterar algo de uma vez por todas.

4. Avalie seus Níveis Energéticos e Carregue as Lições para a Próxima Semana

Por último, faça uma avaliação de como está se sentindo. Alguma diferença comparando às últimas semanas? Está mais ou menos cansado? Sua cabeça está mais dispersa ou mais centrada?

Independentemente do caso, essas lições serão úteis na próxima semana, quando estiver definindo seu cronograma.

Dessa forma, reflita um pouco, e anote o que encontrou de interessante. Com isso, na próxima segunda-feira visionária, você já sabe por onde começar quando estiver definindo seus 3 objetivos semanais, e as tarefas que sucederão disso.

 

Sábado – Pontos Focais

Por último, chegamos ao sábado! Dia de descanso, não é mesmo? Muito pelo contrário. No sábado, aprendemos umas das maiores lições do método Agile Results.

O que são Pontos Focais?

No Agile Results, pontos focais são um conjunto de categorias onde gastamos nosso tempo e nossa energia. Basicamente, seu intuito é fornecer um mapa, ou uma visão rápida, de como estamos em cada área da nossa vida, para, em cima disso, fazermos ajustes.

No livro, os Pontos Focais são separados da seguinte forma:

Agile Results - Pontos Focais

Existem três pontos que devemos notar aqui:

  1. Nossos pontos focais são divididos em três listas: Quadro da Vida, Trabalho e Pessoal. Essas correspondem a três listas simples que te ajudarão a entender o que está acontecendo na sua vida.
  2. Nas listas “Trabalho” e “Pessoal”, existe um item chamado de “Backlog”, que eu estou traduzindo como lista “Algum dia / Talvez”, para ficar com a mesma nomenclatura utilizada em outras metodologias. Esse item corresponde a todos os itens que atualmente não estão ativos. Dessa forma, você não confunde os projetos que está e não está trabalhando no momento.
  3. No quadro da vida, existem 7 categorias que se mantem estáveis, e que são de alguma forma importantes para nossa felicidade. A todo momento, buscamos balancear essas categorias, pois sabemos que se investirmos muito mais em uma categoria em detrimento das outras, teremos problemas. Por exemplo, é extremamente complicado ser realmente bom no seu trabalho quando seus relacionamentos não estão funcionando, ou também é muito difícil se divertir quando suas emoções não estão em ordem.

Mapeando os Pontos Focais

Para utilizarmos os Pontos Focais, precisamos primeiramente considerá-los como listas simples. Atenção para esse último ponto, pois se suas listas não forem feitas de maneira simples, elas não terão grande utilidade.

Lembre-se que o intuito aqui é que você tenha uma visão rápida de como sua vida está, e isso não é possível de ser feito quando complicamos o sistema.

Os 3 passos para usarmos os Pontos Focais são:

·         Mapeie quais são os seus Pontos Focais no Trabalho

Escreva em uma lista quais são suas funções principais, projetos e atividades no trabalho. Mantenha a lista em um nível macro, já que essa aqui não será sua lista de tarefas.

Por exemplo, no meu caso, eu escreveria algo como “Produção de Conteúdos”, “Assuntos Administrativos”, “Consultoria em Produtividade Pessoal”, “Estudo” e “Comunicação com Leitores”. A partir dessas categorias, eu consigo definir quais são os projetos que eu tenho dentro de cada área, e também quais são as atividades que estou desenvolvendo.

Para ficar claro, a distinção entre um projeto e uma atividade é que projetos possuem início, meio e fim, enquanto que atividades são feitas de forma recorrente.

·         Mapeie quais são seus Pontos Focais Pessoais

Escreva em uma lista quais são as suas funções principais, projetos e atividades em casa. Novamente, escreva a lista em nível macro.

Por exemplo, você poderia colocar como projetos a “Organização dos armários da cozinha”, e “Reforma da garagem”. Da mesma forma, você pode colocar como atividades “Compras no Mercado” e “Limpeza da Casa”.

·         Mapeie quais são os Pontos Focais na sua Vida

Nessa lista, apenas mantenha as áreas da sua vida que julga importante. No livro, J.D. Meier nos fornece as 7 categorias que são mais importantes para ele, sendo elas: Mente, Corpo, Emoções, Carreira, Finanças, Relacionamentos e Diversão.

Se preferir adicionar mais alguma área, como por exemplo “Espiritualidade”, ou “Comunidade”, fique à vontade. Da mesma forma, se você sentir que alguma área, como Diversão ou Mente, não é importante para você, retire da sua lista. O importante aqui é que todas as categorias façam sentido para você.

Como Utilizar os Pontos Focais?

Parabéns! Agora você já possui uma visão geral de tudo que está acontecendo na sua vida. Portanto, chegou a hora de darmos um passo atrás e averiguarmos como estamos utilizando nosso tempo e energia.

Em outras palavras, todos nós temos 128 horas por semana, e essas horas podem ser divididas no nosso “Quadro da Vida”, no nosso “Trabalho”, e no nosso “Pessoal”. Dessa forma, o próximo passo é estabelecer a média de horas que você tem gasto todas as semanas em cada um dos seus projetos e atividades.

Atenção, se algum projeto ou atividade não está sendo executado atualmente, é importante que você o mantenha na sua lista “Algum dia / Talvez”.  Durante esse exercício, é importante que você mapeie como sua vida está hoje, e não como você gostaria que estivesse.

Após finalizar esse exercício, você já pode testar se está investindo adequadamente seu tempo. Por exemplo, você está passando tempo suficiente cuidando das suas emoções? Por acaso você está trabalhando demais e não está cuidando do seu descanso? Você está tirando um tempo para sua diversão todas as semanas?

A chave aqui é nos perguntarmos quais os motivos de estarmos utilizando nosso tempo dessa forma, e se estamos felizes com isso. Ou seja, ao visualizar como está utilizando seu tempo hoje, você está contende? Ou talvez queira mudar alguma coisa?

Como dito no texto “Elevando os padrões: como está a qualidade das suas perguntas?”, se você não está tendo os resultados que deseja, provavelmente sua dificuldade não está nas respostas que está tendo, mas sim nas perguntas que está se fazendo.

Estabelecendo Limites e Regras

Bom, agora que já sabemos como estamos utilizando nosso tempo, e já possuímos uma boa ideia do que gostaríamos de fazer diferente, chegou a hora de montarmos um plano para fazer isso funcionar.

Uma das melhores formas de fazermos isso é através do estabelecimento de limites e regras.

Mas o que isso significa?

Bom, se considerarmos nossa vida como um jogo, existem regras a respeito do que devemos ou não fazer, e do que podemos ou não fazer. Para muitas pessoas, essas regras são definidas por outras pessoas, e, portanto, não é mistério algum do porque elas se sentem perdedoras. Se a vida é sua, que sentido faz que as regras do jogo sejam definidas por outras pessoas?

Se você não estabelece regras e limites para você, outras pessoas o farão. Portanto, chegou a sua hora de sair do piloto automático, e equilibrar as diversas áreas da sua vida. Chegou a hora de impormos limites. Um modelo simples para se fazer isso é colocado abaixo:

Agile Results - Limites

Impondo Limites na Prática

Perceba que você não precisa impor limites para todas as áreas da sua vida. Imponha limites apenas para as áreas que ainda não se sente satisfeito.

Por exemplo, se está trabalhando demais, e quer passar mais tempo com a família, ou cuidando do seu corpo, imponha um limite máximo para o trabalho e um limite mínimo para seus relacionamentos e para seu corpo.  O importante aqui é que você primeiramente decida o que você vai fazer, e só então se preocupe com o como vai fazer.

Caso você perceba que limites não são o suficiente, e que você precisa de algo a mais, essa é uma boa hora para você começar a criar algumas regras. Por exemplo, você pode definir como uma regra que “Domingo é reservado apenas para família”, ou que “Após as 20h não abrirá mais e-mails”, ou que “Algum tipo de exercício físico deverá ser feito todos os dias logo pela manhã”.

Procure estipular regras que tenham alguma constante, como “todos os dias”, ou “todos os domingos”, ou “todas as noites após as 20h”. Assim, você garante que seu corpo terá maiores chances de automatizar essa tarefa e transformá-la em um hábito.

 

IV. Como Continuar Implementando o Agile Results?

Pronto, chegamos novamente ao domingo, e agora você já tem toda a base de técnicas e estratégias utilizadas dentro do Agile Results.

Dessa forma, você pode estar se perguntando quais são os próximos passos? Quais são as demais estratégias que você pode utilizar para melhorar ainda mais seu sistema?

Existe uma gama bem diversa de possibilidades, sendo que algumas delas estão organizadas abaixo de acordo com a frequência que elas devem ser feitas: diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente.

 

Otimize o seu Dia

Crie uma Rotina Matinal e uma Rotina de Desligamento

Você já reparou como todos os dias, você tende a desenvolver os mesmos hábitos logo ao acorda, e antes de dormir.

Não importa quem você é, ou com que você trabalha, todos nós possuímos algumas rotinas que praticamos quase todos os dias.

Dessa forma, por que não utilizar essa tendência natural ao nosso favor? Por que não criar uma rotina matinal, e outra de desligamento, que favoreçam seus níveis de energia, e te economizem tempo ao longo do dia?

Portanto, primeiramente liste quais são seus hábitos matinais e noturnos atualmente. Qual é a ordem que você prefere fazer cada uma das tarefas? Primeiramente vai ao banheiro antes de passar o café, ou prefere fazer o contrário? Você primeiro escova os dentes, ou prefere primeiro arrumar a cama?

Em seguida, adicione alguns hábitos produtivos, como meditar, escrever em um diário, refletir sobre os seus acertos e erros no dia, ou qualquer outro hábito que achar interessante.

Triagem de Tarefas

Como uma segunda opção no método Agile Results, você pode triar suas tarefas utilizando outro modelo de priorização. Isso é, ao invés de utilizar as categorias “Devo”, “Deveria” e “Poderia”, você pode categorizar cada uma das suas tarefas de acordo com os 4 itens abaixo:

  1. Faça agora: Essa é a próxima tarefa que deve ser feita, aquela que vai te dar o maior valor, ou que tem o maior custo se deixada para fazer mais tarde.
  2. Liste: Essas são as tarefas que você não deve fazer agora, mas deve fazer assim que possível. Tarefas que você deixa na sua lista de afazeres, esperando pela sua atenção.
  3. Agende: Essas são as tarefas que devem ser feitas em dias ou horários específicos, e, portanto, devem ser agendadas no seu calendário ou agenda. Outra opção ainda seriam as atividades que requerem grandes blocos de tempo para serem feitas, e que devem ser agendadas dentro das suas horas de poder.
  4. Delegue: Por último, sobraram as tarefas em que você não é a pessoa mais adequada para fazer. Tarefas que as vezes não estão dentro das suas habilidades, ou que simplesmente podem ser feitas por outras pessoas a um custo mais baixo.

Utilize Histórias ou Metáforas

De acordo com J.D. Meier, outro hábito interessante é transformarmos nossos 3 objetivos diários em histórias, onde nós somos os heróis.  Por exemplo, suas três tarefas podem ser:

  • Finalizar o planejamento do projeto “X”;
  • Criar slides para minha apresentação;
  • Lavar roupa.

Bom, nenhuma delas parece muito atraente, não é mesmo?! Bom, então podemos transformar essas tarefas em histórias de uma só linha, para aumentarmos nossa motivação. Talvez se escrevêssemos:

  • Ganhar a corrida para terminar o planejamento do projeto “X” em tempo recorde;
  • Criar uma apresentação de slides que eleve meu padrão para o melhor que já consegui fazer;
  • Derrotar e conquistar a pilha de roupa suja.

Histórias e metáforas nos ajudam a adicionar um componente emocional às nossas tarefas, fazendo toda a diferença na nossa motivação para as completarmos. Você também pode conectar suas histórias aos seus valores pessoais, deixando-as ainda mais atraentes de serem feitas.

 

Otimize a Sua Semana

Semana Forte

Um conceito extremamente simples, mas que não é encontrado em grande parte das metodologias de Produtividade Pessoal, é defendido por J.D. Meier como o nome de “Semana Forte”.

Basicamente, uma semana forte é aquela onde você faz já na segunda e terça-feira as tarefas mais difíceis ou trabalhosas da semana. Um conceito similar pode ser encontrado na metodologia “Eat that Frog”, de Brian Tracy.

Contudo, a maior diferença entre os dois conceitos é que na estratégia de Tracy, você inicia seu dia realizando as tarefas mais difíceis, e para Meier, você inicia não só o dia, mas a sua semana fazendo o mesmo.

Artigo Relacionado: Eat that Frog: 10 Estratégias para Deixar de Procrastinar

Encontre seus Pontos Fortes e Pontos Fracos

O que você diria se eu te contasse que existe uma forma de obter resultados exponenciais em todas as áreas da sua vida?

Bom, isso é justamente o que acontece quando trabalhamos rotineiramente com nossos pontos fortes. Isso porque com eles, naturalmente conseguimos fazer um ótimo trabalho, enquanto renovamos nossa mente, corpo, emoções e nosso espírito. Isso sem contar na aceleração drástica que ganhamos sobre nosso aprendizado e crescimento.

Contudo, se manter trabalhando sobre nossos pontos fortes pode ser extremamente complicado, ainda mais quando não temos clareza sobre quais são eles.

Exatamente por isso, J.D. Meier recomenda que façamos o teste desenvolvido por Donald Clifton e Marcus Buckingham intitulado “Descubra seus Pontos Fortes”.

Para realizar o teste, você deve primeiramente adquirir o livro “Descubra seus Pontos Fortes”, na livraria de sua escolha. Através dele, você adquire um código onde pode realizar seu teste online, e então descobrir seus maiores pontos fortes.

 

Otimize o seu Mês

Revisões Mensais

Da mesma forma que as revisões semanais, o Agile Results aconselha que você reflita uma vez por mês sobre os seus três objetivos mensais.

A estrutura das reflexões é exatamente a mesma:

  1. Reflita sobre quais foram as 3 coisas que deram certo nesse mês;
  2. Reflita sobre quais são as três coisas que você ainda precisa melhorar;
  3. Identifique três coisas que você mudará no mês seguinte;
  4. Avalie seus Níveis Energéticos e Carregue as Lições para o próximo mês.

Sprints Mensais

Basicamente, um Sprint é um período de tempo pré-definido para conclusão de determinadas tarefas. Eles são amplamente utilizados dentro das metodologias ágeis, e, portanto, não poderiam faltar no Agile Results.

A ideia aqui é muito simples: você seleciona uma habilidade que quer desenvolver esse mês, e então define quais são todas as tarefas referentes a ela que devem ser feitas esse mês.

Dessa forma, vamos dizer que você que aprender a programar em HTML, e encontrou um bom curso para te ensinar dentro do Khan Academy. Dessa forma, você entra dentro do curso, pega cada uma das aulas e módulos, e começa a separá-los no seu cronograma, de forma que consiga fazer todo o curso rapidamente.

Como dica extra, geralmente utilizamos o quadro do Kanbam Pessoal dentro de um Sprint, de forma que consigamos facilmente visualizar o trabalho que ainda precisa ser feito.

Artigo Relacionado: Kanbam Pessoal: Como Visualizar seu Trabalho de Forma Simples e Efetiva

 

Otimize o seu Ano

Revisões Anuais

Da mesma forma que as revisões semanais e mensais, o Agile Results aconselha que você reflita ao menos uma vez por ano sobre suas metas e objetivos.

A estrutura das reflexões é exatamente a mesma:

  1. Reflita sobre quais foram as 3 coisas que deram certo nesse ano;
  2. Reflita sobre quais são as três coisas que você ainda precisa melhorar;
  3. Identifique três coisas que você mudará no ano seguinte;
  4. Avalie seus Níveis Energéticos e Carregue as Lições para o próximo ano.

Artigo Relacionado: Minha Revisão Anual de 2016!

Identifique suas “Personas”

Por último, uma ideia extremamente interessante, defendida dentro do Agile Results está vinculada aos diferentes estilos de Produtividade Pessoal.

No artigo “Work Simply: Um Teste Simples para Desvendar seu Próprio Estilo de Produtividade Pessoal”, eu já comentei a diferença básica entre 4 estilos diferentes de Produtividade Pessoal. Contudo, no Agile Results, J.D. Meier introduz o conceito de 20 “Personas”, que correspondem a diferentes formas de pensar e trabalhar de forma produtiva.

Para te dar uma ideia, algumas personas são:

  • Começador: Começa as coisas, mas nem sempre termina. Sua energia está em pensar sobre novas ideias, mas necessariamente em colocá-las em ação.
  • Terminador: Traz os projetos até o fim. Finaliza seus projetos antes de seguir em frente. Quando dizem que algo está terminado, então está terminado.
  • Sonhador: Gosta de sonhar com melhores formas de trabalhar. Comumente, preferem sonhar mais do que fazer, sendo que não precisam colocar seu plano em ação para apreciá-lo;
  • Marqueteiro: Gosta de comunicar valores. Vender ideias é a sua função;
  • Controlador: Gosta de controlar as pessoas, os projetos, e, se possível, o mundo.

 

Onde Encontrar Mais Informações?

Por último, eu gostaria de dar algumas dicas extras a respeito de onde encontrar mais conteúdos a respeito do Agile Results.

Infelizmente, mesmo sendo uma metodologia primeiramente publicada em 2010, ainda não existem muitos conteúdos em português que se referem a ela. Dessa forma, já deixo o alerta que todos os conteúdos abaixo estão em inglês.

  • 30 Days of Getting Results: Esse é um guia completo, criado pelo próprio J.D.Meier, onde ele te ensina uma nova prática a cada dia, por 30 dias consecutivos.
  • Asian Efficiency – Agile Results: A equipe Asian Efficiency é uma das grandes defensoras do método Agile Results, e possui diversos guias para te ajudar a implementar o método.
  • Source of Insights: Este é o blog pessoal do J.D Meier, onde ele fornece diversos conteúdos de Gestão de Projetos e Produtividade Pessoal.
  • D. Meier’s Blog: Esse é o espaço do J.D. Meier dentro do blog da Microsoft. Aqui, você também encontra diversos conteúdos relevantes para aplicação do Agile Results.


 

V. Considerações Finais

A metodologia Agile Results é um sistema que pode te ajudar pelo resto da sua vida, independentemente do que você faz.

O que eu acho mais interessante no sistema é que a cada dia, e a cada semana, você tem a chance de começar do zero, de estabelecer novas metas e resultados, e de melhorar gradualmente e constantemente ao longo da sua vida.

A cada dia você acorda e escreve “Quais são os três resultados que eu espero para hoje?”, e a partir disso, você escreve e reescreve a sua história!

“A chave para o sucesso é olhar apenas o suficiente para frente, para saber os próximos passos vitais que contribuem para os resultados que pretende realizar.” ~ J.D. Meier

 

Referências

Livros:

Vídeos:

Artigos:

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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2 Respostas para “Agile Results: O Guia Completo para Planejar, Priorizar e Atingir Rapidamente seus Resultados Pessoais

  • Leonardo,
    Excelente post!
    Minha empresa está implementando o Agile e eu estava procurando uma abordagem com o foco do seu artigo, com o foco no lado pessoal mesmo.
    Ou seja, veio a calhar, na hora certa.
    Parabéns pela qualidade na abordagem e, diria que em função do tamanho do post, daria um livro.
    Grande abraço!

    • Que bom que gostou Fernando!
      Como eu disse no artigo, esse é um dos métodos de Produtividade que eu mais gosto e mais utilizo, portanto, tinha que ser um artigo grande e de qualidade, não é mesmo?
      Obrigado pelo comentário! Qualquer dúvida eu fico a disposição.

      Abraço,
      Leonardo Polak