7 Passos Simples para Realizar uma Reunião Eficiente

O quão eficiente estão sendo as suas reuniões? Existem vezes em que elas não saem exatamente como você gostaria? Imagino que sim!

De acordo com dados coletados pela Atlassian.com, cerca de 47% das pessoas acham que reuniões são uma perda de tempo. No total, 73% das pessoas entrevistadas admitiram que realizam ou já realizaram alguma outra tarefa enquanto estavam em reunião (respondem a e-mails, checam redes sociais, etc.), e incríveis 39% reportam já ter até mesmo dormido em uma reunião!

Reuniões realmente são um desperdício de tempo e dinheiro quando feitas erroneamente. Deixam os funcionários frustrados por não estarem fazendo seu trabalho, principalmente quando é necessário esperar aqueles 10 minutos a mais para a chegada dos “atrasadinhos”.

Dessa forma, se hoje você está tendo esse tipo de dificuldade, apenas continue lendo para aprender 7 das melhores dicas que deixarão a sua reunião a mais eficiente e aproveitável possível!

 

1. Faça reuniões apenas quando algo precisar ser decidido.

Eu realmente não consigo enfatizar o quão importante é essa dica! Se hoje você utiliza suas reuniões apenas para se manter informado sobre o que está acontecendo na empresa, ou para se manter atualizado quanto ao andamento dos seus diversos projetos, então suas reuniões são realmente uma perda de tempo!

Existem diversas formas mais eficientes de se manter informado que não envolvem parar o trabalho de todos da empresa para conversar. Por exemplo, você pode montar um quadro na empresa, no estilo do Kanbam Pessoal, que permita a todos os funcionários atualizarem em tempo real os seus projetos. Alternativamente, você pode simplesmente realizar conversas individuais com cada membro da equipe para que te expliquem no que estão trabalhando.

O único motivo pelo qual uma reunião precisa ser feita é para que diversos temas possam ser discutidos, e decisões possam ser tomadas durante esses encontros. Dessa forma, no início de cada reunião, a primeira pergunta deve ser sempre “O que estaremos decidindo hoje? ”. Se não houver nada para ser decidido, então acabe com a reunião imediatamente!

 

2. Agende a reunião para metade do tempo que você imagina ser necessário.

De acordo com a Lei de Parkinson, “O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.

Dessa forma, não adianta, se você agendar uma reunião para durar uma hora, você provavelmente ocupará todo esse tempo, mesmo que seja apenas com conversas fora do tópico. Se você tivesse agendado essa mesma reunião para durar apenas 30 minutos, seria muito mais provável que a conversa se mantivesse focada, economizando o tempo de todos os participantes.

Por isso, na próxima vez que for agendar uma reunião de duas horas, coloque apenas uma hora no cronograma. Se for agendar uma reunião de uma hora, tente apenas 30 minutos.

Minha suspeita é que você ficará surpreso com o aumento na eficiência das suas reuniões!

 

3. Gaste duas vezes mais tempo na lista de participantes do que você normalmente faria.

Antes de agendar uma reunião, pergunte-se: Todas essas pessoas precisam mesmo participar dessa reunião? Ou algumas delas poderiam apenas receber um e-mail breve, relatando o que foi discutido e as decisões que foram tomadas?

Para uma reunião de meia hora, em que você retirou 4 pessoas não essenciais da lista de participantes, você recuperou 2 horas de trabalho produtivo para a sua empresa.

Ainda assim, conforme discutido no artigo “Modelo SCARF: 5 Princípios-Chave para Ativar sua Motivação no Trabalho”, é importante considerar que algumas pessoas se sentem desmotivadas quando são deixadas de fora das decisões da empresa onde trabalham. Isso acontece pelo impacto que essa ação possui no seu senso de status, autonomia e justiça.

Dessa forma, seja transparente quanto aos motivos que te levaram a retirar esses participantes da reunião.

 

4. Não comece a reunião 1 segundo atrasado.

Muito tempo é desperdiçado todos os dias aguardando aqueles que se atrasam para as reuniões. Em uma reunião com 6 pessoas, onde uma delas chegou 10 minutos atrasada, foram perdidos 60 minutos de trabalho produtivo.

Dessa forma, como você pode imaginar, eu fico doido quando as pessoas criam o hábito de chegar 5 ou 10 minutos atrasadas em todas as reuniões. Isso não só desperdiça o tempo de todos os participantes, como também penaliza aqueles que são pontuais.

A solução mais simples?

Não espere nem mesmo 1 segundo para iniciar sua reunião! Comece no exato momento em que a reunião foi agendada. Logo, as pessoas que tem o péssimo hábito de chegar atrasado nas reuniões começam a pegar a ideia, já que ninguém gosta da vergonha de chegar no meio de uma reunião já iniciada, sendo que seu atraso acaba sendo percebido por todos que já estão ali presentes.

Faça isso algumas vezes e você criará uma cultura que valoriza a pontualidade. Eu conheço várias pessoas que possuem a reputação de serem muito pontuais, e elas são extremamente respeitadas por isso.

 

5. Discuta temas mais rápidos primeiro.

Em toda reunião, sempre existem alguns sub-temas ou discussões que você já sabe que serão rápidos. Algumas pessoas deixam para levantar essas discussões no meio da reunião, e outros ainda no final, já que serão rapidamente decididos.

Contudo, no final de cada reunião, as pessoas já estão cansadas e querendo voltar o quanto antes para seus afazeres. Isso faz com que respondam rapidamente, sem pensar muito a respeito da decisão que estão tomando, ou prefiram deixar essas decisões para outro dia, onde estarão com a cabeça mais vazia.

Nenhum desses casos é o ideal. Dessa forma, eu advogo por trazer os temas mais simples de serem resolvidos sempre no início da reunião, de forma que a rápida tomada de decisões crie um sentimento de eficiência, que pode ser útil por toda a duração do encontro.

 

6. Revise o que foi decidido ao final da reunião

É bastante comum as pessoas saírem das reuniões com interpretações muito diferentes do que foi discutido. Para mitigar esse risco, faça um resumo ao final da reunião, discutindo tudo o que foi decido. É recomendado aqui que cada decisão tomada tenha uma pessoa indicada como responsável por aplicá-la.

Procure documentar, talvez em uma ata, quais são esses responsáveis, quais tarefas foram delegadas, e quais são os prazos para conclusão de cada tarefa. Se possível, envie esse documento por e-mail para todos os participantes da reunião, e para todos aqueles que não participaram, mas precisam se manter informados sobre o que foi relatado no final de cada reunião.

Dessa forma, você alinha as expectativas de todos os participantes, e tem certeza de que sua reunião foi produtiva.

 

7. Considere fazer reuniões em pé

Existem algumas pesquisas muito intrigantes sobre os benefícios de fazermos reuniões em pé.

Por exemplo, em um estudo, os grupos que faziam reuniões em pé tomavam decisões, em média, um terço mais rápido que os grupos que tomavam as decisões sentados. Isso, obviamente, sem perder na qualidade das decisões tomadas.

Além disso, em outro artigo, os pesquisadores Andrew Knight e Markus Baer, da Universidade de Washington, concluem que reuniões em pé levam a mais entusiasmo no processo criativo, e permitem mais colaboração e troca de ideias.

Por razões lógicas, reuniões em pé nem sempre são uma possibilidade. Ainda assim, quando possível, vale a pena considerá-las!

 

Considerações Finais

É claro que as suas reuniões podem ser extremamente produtivas, bem-sucedidas e até mesmo indolores. Incluir uma ou duas dessas dicas em sua próxima reunião pode ser exatamente o que você precisa para obter mais resultados ou para aumentar a moral da reunião.

Dessa forma, existe alguma ideia desta lista que você está animado para tentar? Você encontrou as dicas que vão ajudar você e sua equipe a ter reuniões mais produtivas? Eu adoraria ouvir quais foram elas nos comentários logo abaixo.

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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