A Metodologia 5S: Produtividade “Made in Japan”

Em 1945, após o final da Segunda Guerra Mundial, o Japão estava quebrado. Após ser atacado com duas bombas atômicas, e declarar derrota na guerra, o povo japonês se viu desestabilizado frente aos desafios econômicos que o país encararia nos anos seguintes.

Entretanto, quando analisamos o Japão hoje, não conseguimos nem mesmo vislumbrar os desafios que eles passaram após a guerra.  Hoje, o país é uma das maiores potências tecnológicas e econômicas no mundo. Isso, sem dúvida, se deve a grande disciplina e organização do povo japonês para reerguer o país em tão pouco tempo.

Essa disciplina e organização serviu de base para o desenvolvimento de uma metodologia praticada até os dias de hoje, chamada “Metodologia 5S”.  Esse método é conhecido mundialmente, tendo como objetivos a implementação qualidade total e aumento de produtividade em fábricas e ambientes empresariais dos mais diversos tamanhos.

 

A Metodologia do 5S

A metodologia do 5S é assim chamada pois se originou de 5 palavras japonesas: Seiri (Utilização), Seiton (Ordenação), Seiso (Limpeza), Shitsuke (Higiene), Seiketsu (Autodisciplina).

  • Seiri

O primeiro passo na organização de qualquer ambiente é definir de maneira clara e objetiva quais itens realmente pertencem a aquele ambiente, e quais itens apenas estão ocupando espaço. Por isso, antes de nos preocuparmos com organização, precisamos nos preocupar com a eliminação de tudo aquilo que não é importante.

Dessa forma, caso queira aplicar esse princípio na sua empresa, uma prática comum é marcar com uma fita vermelha cada item dentro da empresa que você acha que não possui utilidade. Em seguida, seus funcionários têm a chance de lhe explicar o porquê de aquele item ser importante, e retirar a fita vermelha. Caso você concorde, o item se mantém, mas caso discorde, a fita continua.

Todos os itens que ao final do processo ainda estiverem marcados com a fita vermelha devem ser retirados do ambiente.

  • Seiton

Em seguida, todos os itens que continuam no ambiente devem ser ordenados de maneira a otimizar o fluxo de trabalho. Muitas vezes, um design mais inteligente do posicionamento de cada item permite que o tempo de execução de cada tarefa diminua, reduzindo custos e melhorando a gestão do tempo dentro da empresa.

Além disso, organize o ambiente de forma que cada item tenha seu lugar apropriado. Todos os itens devem ser organizados de forma que todos os membros da equipe saibam facilmente onde encontrar cada um deles.

  • Seiso

É muito complicado fazer um bom trabalho quando estamos imersos em um ambiente sujo ou poluído. Dessa forma, tão importante como retirar todos os itens desnecessários do ambiente, e ordenar os itens que sobraram, é prezar por toda a limpeza do espaço, desde o chão até o teto.

  • Shitsuke

Bom, agora que apenas restam os itens que realmente utilizamos, e tudo está limpo, precisamos manter o ambiente dessa forma. Assim, o quarto “S” fala sobre criar padrões para execução dos três passos anteriores, garantindo que a prática de Seiri, Seiton e Seiso se torne mais simples.

  • Seiketsu

O último dos cinco “S” nos faz refletir sobre a importância que as demais práticas possuem não só como procedimentos na empresa, mas também na nossa própria vida. De nada adianta todas as demais práticas se sua mentalidade não mudou, e você continua com péssimos hábitos. Em pouco tempo, tudo voltará ao que era antes.

Para que o 5S seja efetivo, todos precisam transformar as demais práticas em hábitos, mantendo um comportamento disciplinado para máxima eficiência.

 

É importante notar que existe uma grande diferença entre os três primeiros “S” da metodologia e os últimos dois.

Enquanto que os três primeiros se concentram em práticas, e tarefas que devem ser feitas, os últimos dois focam muito na importância de alterarmos nosso mindset, ou seja, o modelo mental que utilizamos para visualizar nosso trabalho e nossa disciplina.

 

Shitsuke: A importância de utilizarmos Padrões

Embora diversas corporações se esforcem para ser mais eficientes, poucas possuem uma organização tão boa quanto a que observamos em um formigueiro. Você já se perguntou qual o segredo que esses insetos possuem para alcançar tamanha eficiência?

Formigas utilizam uma série de padrões muito simples, que permitem a fácil comunicação e locomoção dentro do ninho. Da mesma forma, padrões são extremamente importantes dentro das organizações.

Basicamente, padrões são uma série de etapas e procedimentos, que ditam o que cada funcionário deve fazer, e qual o resultado esperado para cada tarefa. Eles também são responsáveis por eliminar erros cometidos por idiossincrasias em um mesmo procedimento, sendo também uma ótima forma de eliminar gastos desnecessários com retrabalho.

 

Alteração de Padrões

Isso não significa que padrões nunca mudam, ou que as coisas precisam ser feitas sempre de um mesmo jeito. Os padrões funcionam melhor quando podem ser alterados e melhorados conforme a necessidade. Quando um funcionário encontra uma maneira mais simples de realizar o procedimento, ou de resolver um problema, otimizando os recursos utilizados para sua execução, os padrões devem ser alterados de acordo.

Além disso, quando funcionários sabem que suas melhores ideias podem ser implementadas, se tornarndo novos padrões, eles possuem um maior senso de compromisso com o que está sendo feito, e se sentem mais engajados com o próprio trabalho.

Mas essas alterações de padrão não devem ser feitas de qualquer forma. Para que uma mudança de padrão seja aprovada, é necessário entender quais são as implicações que essas alterações podem ter. Na maior parte dos casos, mudanças de padrão ocorrem pelo aparecimento de problemas ou dificuldades, que impedem a realização normal da tarefa.

Dessa forma, antes de fazermos qualquer alteração, precisamos descobrir quais são as causas raízes que estão levando ao problema.

 

Encontrando a Causa Raiz – Os 5 Por Ques

Existem diversas técnicas que visam descobrir quais são as causas raízes de um problema. Uma das metodologias mais simples, e também mais utilizadas para gestão de qualidade, é a técnica dos “5 por ques”.

Essa metodologia também surgiu no Japão, como forma de descobrir as verdadeiras causas de problemas encontrados em fábricas automotivas. Aqui, são perguntados 5 por quês para se chegar na verdadeira causa do problema. Por exemplo:

Problema: A impressora está sem papel.

  1. Por que a impressora está sem papel?

R: Porque o papel acabou.

  1. Por que o papel acabou?

R: Porque o responsável pela compra está de férias, e ninguém assumiu essa função.

  1. Por que ninguém assumiu essa função?

R: Porque não existe outra pessoa treinada para preencher a documentação de compras dentro da empresa.

  1. Por que não existe mais ninguém treinado para preencher a documentação?

R: Porque todos os funcionários já estão muito sobrecarregados com suas tarefas, e não têm tempo para receber outros treinamentos.

  1. Por que os funcionários estão sobrecarregados?

R: Porque a empresa está trabalhando em mais projetos do que o tamanho da equipe realmente comporta.

 

Encontrando a Causa Raiz – Conclusão

Perceba que através da pergunta “Por que a impressora está sem papel? ”, chegamos à resposta de que a empresa está atendendo a mais projetos do que o suportado pelo tamanho da equipe (real causa do problema).

Perceba também que cada vez que perguntamos “por que” temos uma resposta diferente. Isso acontece pois:

  1. Com o primeiro “por que” temos um “sintoma” (ex: papel acabou)
  2. Com o segundo “por que” temos uma “desculpa” (ex: ninguém assumiu a função)
  3. Com o terceiro “por que” temos um “culpado” (ex: porque não houve treinamento)
  4. Com o quarto “por que” temos uma “causa” (ex: funcionários estão sobrecarregados)
  5. Com o quinto “por que” chegamos uma “causa raiz” (ex: empresa possui projetos além do que os funcionários dão conta).

 

Tecnologia Japonesa

Diversas metodologias que visam otimizar a qualidade dos processos em fábricas e empresas foram trazidas do Japão. A maior parte delas, como o “Personal Kanbam”, a “metodologia 5S”, a técnica dos “5 por ques”, e o “SCRUM”, também possuem grande utilidade para otimizar produtividade. Isso acontece, pois, essas duas áreas estão intrinsecamente conectadas.

Não é por acaso que hoje os japoneses estão entre as 5 maiores potências econômicas do mundo. Suas metodologias fizeram com que alcançassem um patamar tecnológico invejável, sendo grande inspiração e modelo de disciplina para todo o globo.

 

About Leonardo Puchetti Polak

Especialista em Produtividade Pessoal, apaixonado por alta performance, tecnologia e neurociência.

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